Системы управления SAP и документами: полное руководство для 2023 года

Есть ли SAP Система управления документами

Система управления документами (DMS), интегрированная в SAP Systems, является Cusmartext. Он предлагает быстрый доступ к информации и процессам, повышение прозрачности в вашей компании. С помощью Cusmartext вы можете автоматизировать административные процессы и управлять всеми документами на протяжении всего их жизненного цикла, уменьшая ручные усилия.

Цифровые документы и информация в Cusmartext получают лучшую защиту от разрушения, манипуляций и несанкционированного доступа по сравнению с управлением записями на бумаге.

Cusmartext также совместим с Microsoft Systems, может быть подключен к MS Outlook и IBM Notes и доступен на нескольких языках.

Преимущества управления документами

• Повышенная прозрачность и автоматизация: Системы управления документами улучшают видимость и оптимизируют рабочие процессы.
• Снижение рабочей нагрузки для отделов: Автоматизированные процессы уменьшают ручные усилия для управления документами.
• Безопасность пересмотра и высочайший уровень защиты данных: DMS обеспечивает безопасное хранение и защиту документов.
• Оптимизированный поиск с помощью полного текста: DMS позволяет выполнять эффективные поиски в документах.
• Автоматизированное создание документа: Сэкономьте время, быстро и легко генерируя документы.
• Полный контроль над назначениями и сроками: Отслеживать важные даты и сроки.
• Управление версиями и сравнение: Управлять различными версиями документов и сравнить изменения.
• 100% интегрирован в SAP и Microsoft Systems: Беспрожизненно работать с существующими системами.

Cusmartext с первого взгляда

• Управление электронным документом для каждого отделения (HR, Legal, покупка и т. Д.): Управлять документами в разных отделах.
• Аудиторская электронная запись: Обеспечьте соответствие правилам и сохраняйте точные записи.
• Подходит для SAP HANA: Совместим с SAP HANA для повышения производительности.
• Сканирование документов с SAP: Сканирование и импорт документов прямо из SAP.
• Поддержка штрих -кода: Используйте штрих -коды для эффективного управления документами.
• Автоматическая комбинация частичных записей для завершения просмотра: Легко получить доступ ко всем соответствующим документам для полного просмотра информации.
• Автоматическое создание электронных писем, документов и контрактов: Опросить процессы создания документов.
• Назначение и мониторинг крайнего срока: Оставаться на вершине важных дат и сроков.
• Управление задачами и одобрение рабочего процесса: Отслеживание задач и процессы одобрения оптимизации.
• Правильный пользовательский интерфейс для всех – SAP, Web, App: Доступ к документам с различных устройств и интерфейсов.

Наиболее важные особенности Cusmartext

Электронная запись: DMS сохраняет электронную запись для каждого процесса, снижение затрат и повышение эффективности.

Соответствовать требованиям соответствия: Cusmartext поможет вам удовлетворить внутренние и внешние требования к соблюдению, обеспечивая безопасное и соответствующее управление документами.

Автоматизированное создание документа: Сэкономьте время и усилия, автоматизируя создание различных типов документов.

Обзор встреч и сроков: Отслеживать периоды хранения и облегчить своевременное удаление документов.

Интеграция нашего программного обеспечения в SAP и Microsoft Systems: Бесполезно интегрировать Cusmartext в существующие системы SAP и Microsoft для эффективного управления документами.

Системы управления SAP и документами: полное руководство для 2023 года

С помощью системы управления документами пользователи смогут с легкостью просматривать документы в своих системах SAP.

Есть ли SAP Система управления документами

Cusmartext – это программное обеспечение для управления документами (DMS), которое полностью интегрировано в SAP Systems. Он обеспечивает самый быстрый доступ к любой информации и процессам-по всей компании, актуально и защищен от аудита-тем самым повышая прозрачность в вашей компании.

Универсальные функции программного решения автоматизируют административные процессы. Управление всеми документами на протяжении всего их жизненного цикла – от создания документов до хранения и использования до их организованного разрушения – в каждом отделе и с меньшими ручными усилиями.

Программное обеспечение DMS устанавливает вашу компанию на правильном пути к офису без бумаги. Аналогичным образом, цифровые документы и информация получают значительно лучшую защиту от разрушения и манипуляции, а также несанкционированный доступ, чем любое управление записями на основе бумаги.

Программное обеспечение для управления документами интегрировано в Microsoft и SAP Systems, может использоваться для подключения к MS Outlook и IBM Notes и доступно на разных языках.

Преимущества управления документами

• Повышенная прозрачность и автоматизация
• Снижение рабочей нагрузки для отделов
• Безопасность пересмотра и высочайший уровень защиты данных
• Оптимизированный поиск через полный текст
• Автоматизированное создание документа
• Полный контроль над назначениями и сроками
• Управление версией и сравнение
• 100% интегрирован в SAP и Microsoft Systems

Cusmartext с первого взгляда

• Управление электронным документом для каждого отделения (HR, Legal, покупка и т. Д.)
• Электронная запись, защищенная от аудита, я.эн., В качестве записи клиента, записи о доставке, файл персонала.
• Подходит для SAP HANA
• Сканирование документов с SAP
• Поддержка штрих -кода
• Автоматическая комбинация частичных записей для завершения просмотра.
• Автоматическое создание электронных писем, документов и контрактов
• Назначение и мониторинг срока
• Рабочий процесс управления задачами и утверждения
• Правильный пользовательский интерфейс для всех – SAP, Web, App

Наиболее важные особенности Cusmartext

Электронная запись

DMS сохраняет электронную запись для каждого процесса, в котором хранятся все документы, контракты и информацию контракта структурированным образом – независимо от того, существует ли их отсканированная или цифровая версия их в системе. Это имеет следующие преимущества: во -первых, использование управления документами приводит к “Офис без бумаги”, Благодаря электронному хранению и архивированию, тем самым снижая стоимость офиса, хранения, бумаги и подачи заявок. Во -вторых, цифровая запись представляет собой центральную информационную точку. Поскольку информация хранится центрально, все сотрудники по всей компании могут получить к ней доступ без задержки по времени или исследовать ее, используя различные функции поиска. Это повышает эффективность и, следовательно, оптимизирует время реакции.

Соответствовать требованиям соответствия

Соответствие играет важную роль в связи с документами. Использование DMS облегчает удовлетворение запатентованных требований, таких как: назначение ролей, компетенций и прав доступа, а также принцип двойного контроля во время создания документов. Cusmartext Кроме того. Все документы и информация архивируются в зависимости от аудита и в соответствии с установленными законодательными положениями, такими как GDPR или МСФО, что решение также рассматривает.

Автоматизированное создание документа

Компания’Сотрудники S часто тратят значительный объем своего рабочего дня на повторяющееся создание тех же типов документов, поиска данных в системе SAP / ERP, печати и отправки указанных данных. Автоматическое создание документов, предоставленное Cusmartext, позволяет автоматически генерировать документы всех типов, таких как контракты, счеты, сопроводительные письма, формы, ответы и т. Д. как индивидуальные одно или серийные буквы для массового производства. Специально разработанные электронные письма также могут быть созданы – непосредственно из любой части системы SAP и MS Office.

Обзор встреч и сроков

Оставаться в курсе множества различных периодов хранения документов (значительно превышающих 9000, согласно правилам конфиденциальности рабочей группы DSAG, немецкоязычного общества пользователей SAP). Но спасибо компоненту “Назначения и сроки” В Cusmartext можно указать периоды передачи и удаления – либо автоматически, на основе правил или для отдельных документов. Особое преимущество: после истечения срока хранения документов его удаление может быть автоматически инициировано или, при желании, подано уполномоченному сотруднику для проверки. Эта процедура предоставляет ответственность за безопасность только хранения данных, которые они уполномочены, – ни больше, ни меньше.

Интеграция нашего программного обеспечения в SAP и Microsoft Systems

Программное обеспечение для управления документами Cusmartext полностью интегрировано в SAP Systems. Таким образом, помимо управления документами в изоляции, он также прозрачно и последовательно повторяет их в связи с процессом, контрактом, стоимостью и публикацией контекстов.

Благодаря бесшовной интеграции в Microsoft Systems, Cusmartext и Microsoft Products идеально дополняют друг друга. Это позволяет вам напрямую хранить любые сохраненные документы или информацию в записи из любого заявки на MS Office. Важной особенностью DMS является аудиторское управление и надлежащее архивирование электронных писем-с одним щелчком, включая форматирование текста и вложения.

Широкое поле применения программного обеспечения для управления документами Cusmartext

Cusmartext может быть применен в разных отделениях, где бы ни были документы. Valaintic Enterprise Solutions предлагает специализированные концепции лучшей практики решения для различных отделов, таких как HR, юридические, покупки, продажи, управление патентами. Он также может быть использован в качестве системы управления защитой данных (GDPR). Для этого решение обеспечивает надежное урегулирование запросов, поскольку ответственный сотрудник находится всего в одном щелчке от информации.

Системы управления SAP и документами: полное руководство для 2023 года

Наше управление документами получает сертифицируемый интерфейс SAP®. Клиенты, которые создают и редактируют документы в SAP®, могут хранить их полностью автоматически и в зависимости от аудита в DMS с открытым исходным кодом. Все соответствующие метаданные автоматически передаются с помощью документа. Интерфейс проходит все тесты SAP® и официально сертифицируется. Наш интерфейс доступен для следующих версий SAP:

Функция HotSearch в DMS также позволяет выполнять поиск из любого другого программного обеспечения в системе управления документами. Если кто -то стоит в маске системы ERP, например, на номере заказа, то все документы для этого заказа могут отображаться в системе управления документами с помощью простых клавиш.

Новым в этом контексте является метод, который запускает поиск, непосредственно читая экран в определенной позиции. Это работает для пользователя без какой -либо заметной задержки времени – благодаря современной технологии OCR.

Как работает архивирование между SAP и системами управления документами?

Если документ создан в SAP, SAP отправляет HTTP -запрос на интерфейс сервера контента в форме URL. В этом URL команда, а также необходимые параметры и, необязательно, передаются. Если, например, созданный документ, это запрос с информацией о репозитории, собственном идентификаторе документа SAP, разрешении доступа и т. Д.

Так называемое тело HTTP-запроса затем содержит фактический документ, обычно в виде PDF-файла. Этот файл затем сохраняется сервером контента в архиве в области, защищенной от пересмотра, и в базе данных BitFarm создается запись (документ).

Идентификатор документа SAP также хранится в отдельной таблице (sys_sap). Наконец, сервер контента отправляет http return или код ошибки обратно в SAP.

Если документ теперь запрошен SAP, SAP отправляет запрос GET с идентификатором запрошенного документа. На основании идентификатора SAP соответствующий документ определяется в базе данных BitFarm и передается в SAP в корпусе ответа сервера.

Кроме того, процессы CS дополнительно команды для обновления, добавления, поиска и удаления документов, а также административных команд для запроса информации о документе или сервере контента или для передачи сертификатов для соответствующих репозитории.

Насколько безопасен интерфейс между системой управления документами SAP и A?

Интерфейс BitFarm-Archiv SAP-это сервер контента (CS) в соответствии с описанием интерфейса ‘SAP Content Server http 4.5 ‘. Он был реализован полностью в соответствии с описанием интерфейса.

По сути, этот интерфейс представляет собой веб -службу (служба веб -сервера), которая может получать документы от SAP через протокол HTTP или отправлять их в SAP по запросу. Для этого SAP отправляет так называемые HTTP-запросы на сервер контента для отправки или запроса документов.

При использовании этого интерфейса, только общие международные стандарты, такие как протокол HTTP 1.1 (RFC 2068), HTML (Hypertext-Markup-Language), URL (унифицированные локаторы ресурсов, RFC 2396), UTC (универсальный координационный момент) и процедура цифрового шифрования в соответствии с принципом общественного/частного ключа с подписями PKC#7 (RFC 2315) в соответствии с принципом PKCS#7 (RFC 2315) в соответствии с принципом PKCS#7 (RFC 2315) в соответствии с Принципом PKCS#7 (RFC 2315) в соответствии с принципом Public/Private с PKCS#7 (RFC 2315).

В SAP создаются так называемые репозитории, на которые присваиваются различные типы документов, могут быть сделаны. Репозиториям присваивается сетевой адрес и порт. Через этот адрес определяется для SAP как сервер контента, в нашем случае сервер контента BitFarm-Archiv (BFASAP). В BitFarm Content-Server назначение от репозитории в архивы, определенные в DMS.

Связь через интерфейс может быть подписано в цифровой форме. Подписано для этого SAP отправляет все запросы на сервер контента. Сервер контента может использовать открытый ключ, который передается SAP, чтобы проверить, не изменяются ли запросы.

Есть ли интерфейс для SAP Business One?

Inceptum Business Solutions GmbH из Iserlohn недавно начал предлагать интерфейс для ERP-решения SAP Business One To BitFarm-Archiv DMS Enterprise. В дополнение к автоматическому архивированию документов, другие архивные документы также могут быть интегрированы в интерфейс SAP. Inceptum, таким образом, последовательно реализует концепцию ERP как ведущую систему.

Тем не менее, интерфейс для SAP Business One не может быть использован для SAP ERP, потому что он использует принципиально разные технологии. Для SAP ERP BitFarm-Archiv DMS реализует сервер контента для интерфейса архивной связи. Документы SAP автоматически архивируются полностью автоматизированным, защищенным от аудита манеры. К ним также можно получить доступ непосредственно из SAP. Клиенты получают это соединение непосредственно от BitFarm GmbH.

Следующие шаги для управления документами с SAP

Наша команда будет рада помочь вам ответить на ваши вопросы по этой теме. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам для интервью.

Вы новичок в теме управления документами? Мы хотели бы пригласить вас в нашу серию YouTube, где вы можете выучить основы управления документами (пожалуйста, активируйте английские субтитры).

Если вы хотите проверить систему управления документами в своих руках, вы можете скачать нашу полную версию GPL здесь бесплатно.

Дополнительное чтение: источники и интересные ссылки

Вы заинтересованы в дополнительной информации о системах управления SAP и документами?

Bitfarm Informationsysteme Gmbh
Spandauer str. 18
57072 Siegen
Германия

Нажмите здесь, чтобы загрузить последнюю версию BitFarm-Archiv GPL-Edition.

GPL-издание полностью бесплатно за частное и коммерческое использование.

Взгляните на наше программное обеспечение здесь

Управление документами SAP

Управление документами SAP соответствует каждому из этих сложных требований. Помимо обработки документов, он также координирует обработку документов. Можно автоматизировать полный жизненный цикл документа: прямо от создания документов до хранилища документов. Каждое документ может быть получен мгновенно через каждый компьютер в сети.

Недавно растущая комплексность продуктов привела к тому, что все более и более сложные инструменты разработки, которые заставляли отрасль использовать решения SAP Documents Management, например, методы компьютерного проектирования (CAD), а также более сложные производственные процедуры, например, системы компьютерного производства (CAM). Методы CAD и CAM используются для оптимизации производственных примеров и хорошего качества.

Поскольку эта процедура становится более сложной, фактические системы в отношении обработки соответствующих технических документов должны быть намного сложнее. Различные методы объяснения продуктов (например, дизайнерские наброски, картинки, а также тексты) подразумевают, что существует всплеск данных в электронном виде.

Стандарт, а также доступность к документации стал постепенно необходимым. Система управления документами SAP (DMS) в системе SAP предоставляет следующие преимущества:

Ключевые преимущества управления документами

• Если вы связываете управление документами, чтобы помочь компьютеризированной разработке, а также производственных системам, вы фактически предотвращаете избыточность данных, сохраняете согласованность данных, а также уменьшаете фактическую рабочую нагрузку, связанную с введением и изменением ваших данных.
• Чтобы полностью использовать огромные базы данных, вам действительно нужно быть способным быстро обмениваться данными, а также безопасно . Вы можете получить свои данные мгновенно использовать инструменты электронного поиска или даже найти документы, использующие распознаваемые параметры. Вы даже можете искать и также показать документы (первоначальные файлы приложений) через Интернет/Intranet. Благодаря сокращению времени доступности и фактической работе, связанной с рутинными задачами, вы можете существенно сократить свои сборы.
• Можно использовать распределение документов, чтобы распространять документы, которые обрабатываются в системе управления документами SAP (DMS) вручную или даже автоматически на основе процессов, специфичных для компании . Такой подход помогает обеспечить, чтобы работники подотчетны или даже внешние партнеры могли наблюдать и обрабатывать в минуту информацию.
• Более строгие законы и правила ответственности за продукцию подразумевают, что это’С становится все более и более жизненно важным, чтобы вы архивировали документы через жизненный цикл продукта. Качество продукта состоит из производственного процесса и полной организационной среды, а также самого продукта. Компания, которая хочет получить сертификат для получения управления качеством (ISO от 9000 до 9006), может выполнить строгие высококачественные требования только с помощью высокопроизводительных функций управления документами SAP.

Интеграция управления документами SAP

Фактическое управление документами SAP состоит из различных функций в отношении управления документами, которые могут храниться в вашей системе SAP, а также на внешних системах. Управление документами SAP предоставляет вам ряд возможностей в отношении управления документацией по продукту и обеспечения беспрепятственного обмена данными между различными приложениями.

Другие версии, похожие на управление документами SAP

Эта версия управления документами SAP специфична для SAP. На рынке существует много общих систем управления документами.

Глубокая интеграция в системе SAP предлагает множество функций, и несколько вариантов, как правило, доступны для настройки системы для выполнения конкретных требований вашей компании.

Есть ли SAP Система управления документами

С помощью системы управления документами пользователи смогут с легкостью просматривать документы в своих системах SAP.

Установка DMS SAP требует немного планирования того, как вы хотите это сделать.

Вы должны дать немного мыслей, например, такие как:-

1. Общее количество документов, которые будут хранить ежемесячно.

2. Средний размер файла каждого документа.

3. Емкость вашей нынешней системы R/3.

4. Ваша нынешняя пропускная способность сети.

5. Стратегия архивирования документов.

6. План резервного копирования и восстановления.

Требуется дополнительная покупка аппаратного обеспечения, особенно если у вас есть большое количество документов для хранения.

Имея это в виду, вы можете решить, как вы хотите это сделать.

Вы можете сделать это несколькими способами:-

1. Импортировать документы в систему R/3.

2. Используйте внешний сервер документов.

3. Иметь выделенные ПК, где хранятся все документы.

Большинство компаний, которые намерены использовать DMS, будут выбирать вариант 2, поскольку они не хотят перегружать базу данных R/3.

Параметры 1 требуют настроить интерфейс преобразования.

Интерфейс преобразования позволяет R/3 автоматически покрывать ваши файлы и импортировать его в базу данных R/3.

Вот простой пример хранения документов в ваших компьютерах, просто чтобы почувствовать, как работает DMS SAP:-

Для тех, кто использует Citrix, вы должны установить это на сервере Citrix, где находится Sapgui.

Настройка SM30 – V_TDWE_C1

Поместите эту команду в свой AutoExec.летучая мышь

Установите hostname = pc1234

Перезагрузите свой компьютер.

Вы можете создавать/управлять своими документами в коде транзакции CV01N / CV02N

Присвоение документов мастер -записи материала

Доступ к основной записи материала в режиме создания или изменении и выберите основные данные.

Чтобы создать ссылки на документы, выберите Дополнительные данные -> Данные документа.

Появится диалоговое окно «Ссылка на документы».

Назначить один или несколько документов материалу.

Если вы не знаете, что такое номер документа, вы можете найти его, используя помощь поиска или выбрав документ «Найти».

При назначении документа материалу у вас есть следующие параметры:

1. Просмотр документа, выбрав его в диалоговом окне «Ссылка на документы».

2. Просмотр любых оригиналов документа, расположив курсор на документ и
Выбор оригиналов отображения в диалоговом окне «Ссылка на документы».

Чтобы вернуться к базовому экрану данных, выберите «Продолжить.