Najszybszy sposób na zwolnienie miejsca w Gmailu
Streszczenie:
- Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu możesz szukać wiadomości e -mail przy użyciu różnych kryteriów, takich jak nadawca, odbiorca, załącznik lub określone frazy.
Kluczowe punkty:
- Gmail zawiera 15 GB bezpłatnej pamięci udostępnionej na Dysku Google i zdjęcia Google.
- Możesz sprawdzić całkowite użycie pamięci na stronie Google One Storage.
- Aby znaleźć i usunąć duże e -maile, użyj operatora „Rozmiar:” na pasku wyszukiwania Gmaila.
- Na przykład wyszukiwanie „Rozmiar: 20 MB” wyświetli e -maile o wielkości ponad 20 MB.
- Usuń wątki e -mail, otwierając je i klikając ikonę śmieci lub wybierając wiele wątków i klikając ikonę śmieci.
- Puste śmieci Gmaila, aby trwale usunąć e -maile i zwolnić miejsce.
- E -maile z załącznikami plików zajmują znaczną ilość miejsca.
- Aby usunąć załączniki i zachować wiadomość e -mail, prześlij je do siebie bez załącznika lub wydrukuj na PDF.
- Pobierz ważne załączniki przed usunięciem wiadomości e -mail.
- Aby szybko usunąć bezużyteczne e -maile, śledź wskazówki dotyczące usuwania śmieciowych e -maili.
Pytania:
- P: Jak możesz wyszukać określone wiadomości e -mail w Gmailu?
- P: Ile zapewnia bezpłatne przechowywanie Gmail?
- P: Jak możesz znaleźć i usunąć duże e -maile?
- P: Jak usunąć wątki e -mail w Gmailu?
- P: Jak możesz trwale usunąć e -maile w Gmailu?
- P: Jak możesz poradzić sobie z dużymi wiadomościami e -mail z załącznikami plików?
- P: Jak szybko usunąć bezużyteczne e -maile w Gmailu?
- P: Czy istnieje sposób na sortowanie wiadomości Gmaila według rozmiaru?
Odp.: Możesz użyć różnych kryteriów, takich jak nadawca, odbiorca, załącznik lub określone frazy do wyszukiwania wiadomości e -mail w Gmailu.
Odp.: Gmail zapewnia 15 GB bezpłatnej pamięci, udostępniony na Dysku Google i zdjęcia Google.
Odp.: Aby znaleźć i usunąć duże e -maile, użyj operatora „Rozmiar:” na pasku wyszukiwania Gmaila i określ limit rozmiaru.
Odp.: Otwórz wątek e -mail i kliknij ikonę śmieci, aby ją usunąć. Możesz także wybrać wiele wątków i kliknąć ikonę śmieci, aby je wszystkie od razu usunąć.
Odp.: Pusty śmieci Gmaila, aby na stałe usunąć e -maile i zwolnić miejsce.
Odp.: Jeśli e -mail jest ważny, możesz przekazać go do siebie bez załącznika lub wydrukować do PDF przed usunięciem oryginalnego e -maila. Alternatywnie, pobierz załączniki i przechowuj je gdzie indziej przed usunięciem wiadomości e -mail.
Odp.: Śledź wskazówki dotyczące szybkiego usuwania śmieciowych e -maili, aby pozbyć się dużej liczby bezużytecznych e -maili w Gmailu.
Odp.: Korzystanie z klienta IMAP, takiego jak Mozilla Thunderbird, może zapewnić większą kontrolę i umożliwić sortowanie wiadomości Gmaila według rozmiaru.
Najszybszy sposób na zwolnienie miejsca w Gmailu
Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu możesz szukać wiadomości e -mail za pomocą zestawu różnych kryteriów, opartych na treści w polach nadwozia, nadawcy lub odbiorcy, a także w załączniku lub poprzez wyszukiwanie wiadomości e -mail za pomocą konkretnego wyrażenia.
Czy usuwanie wiadomości e -mail zwolni przestrzeń do przechowywania
Оjed
Ыы зарегистрир John. С помощю этой страницы ыы сожем оRipееделить, что запросы оRтравляете имено ыы, а не роvert. Почем это могло пRроизойиS?
Эта страница отображается тех слччаях, когда автоматическими системамgz которые наршают усовия исполззования. Страница перестанеura. До этого момента для исползования слжжж Google неоtoś.
Источником запросов может слжить ведоносное по, подкbarów. ыылку заRzy. Еarag ы исползеете общий доступ и интернет, проблема может ыть с компюююеyn с таким жж жж жесом, кк у комszczeюююе000. Обратитеunks к соем системном адинистратору. Подроlit.
Проверка по слову может также появаятьenia, еaсли ы водите сложные ззапры, оind обычно enia оиизи инenia оtoś еами, или же водите заlektora.
Najszybszy sposób na zwolnienie miejsca w Gmailu
Chris Hoffman
Chris Hoffman
Redaktor naczelny
Chris Hoffman jest redaktorem naczelnym How-To Geek. Od ponad dekady pisał o technologii i przez dwa lata był felietonistą PCWorld. Chris napisał dla The New York Times I Reader’s Digest, Został przeprowadzony wywiad jako ekspert ds. Technologii na stacjach telewizyjnych, takich jak NBC 6 Miami, i jego praca omówiła serwis informacyjny, takie jak BBC. Od 2011 r. Chris napisał ponad 2000 artykułów, które zostały przeczytane więcej niż miliard razy-i to właśnie tutaj w hodowli maniaka. Czytaj więcej.
4 marca 2021, 8:00 EDT | Przeczytaj 2 min
Gmail zawiera 15 GB bezpłatnego przechowywania i to’S udostępniane ze zdjęciami Google i Google. Tutaj’S Jak znaleźć – i usunąć – e -maile przy użyciu najwięcej miejsca na koncie Gmail. Wypróbuj to przed zapłaceniem więcej przechowywania!
Google chce, żebyś kupił więcej miejsca
Możesz zobaczyć, ile całkowitej pamięci przechowywania konta Gmail używa ze strony Google One Storage. Jednak ta strona nie’pozwól ci szybko dowiedzieć się, jak uwolnić tę przestrzeń. Przekierowuje cię do Gmaila i pozostawia samodzielnie. Jasne, możesz zacząć usuwać e -maile jeden po drugim, ale tam’jest dużą szansą, że masz dziesiątki tysięcy e -maili – przy minimum. To zajmie wiecznie. Co gorsza: wiele z tych e -maili jest niewielkich, a ty’ledwo zwolnij przestrzeń, usuwając je.
Jak znaleźć i usunąć największe wiadomości e -mail
Gmail nie’t faktycznie pokazuj, ile miejsca do przechowywania używa każdy wątek e -mail. Jednak Gmail pozwala wyszukiwać wątki według rozmiaru. Aby to zrobić, wyszukaj za pomocą “rozmiar:” Operator w Gmailu. Na przykład, aby wyszukać e -maile w rozmiarze powyżej 20 MB, wpisz następujący tekst w pasku wyszukiwania i naciśnij Enter:
Rozmiar: 20 MB
Jeśli usuniesz pięć pojawiających się wątków e -mail, ty’LL uwolniłem co najmniej 100 MB. Teraz wiesz, które e -maile, aby usunąć, aby zwolnić przestrzeń tak szybko, jak to możliwe.
Aby usunąć wątek e -mail, otwórz go i kliknij “Usuwać” ikona, która wygląda jak ikona śmieci na pasku narzędzi. Aby usunąć wiele wątków, wybierz je za pomocą pola wyboru i kliknij ikonę śmieci, aby je wszystkie od razu usunąć.
Zajmij listę rozmiaru – na przykład, “Rozmiar: 10 MB” pokaże wszystkie wątki e -mail w rozmiarze 10 MB lub większe. Pamiętaj o opróżnieniu Gmaila’s śmieci, aby trwale usunąć e -maile i zwolnić miejsce.
Te e -maile będą wykorzystywać dużo miejsca z powodu załączników plików. Niestety tam’S Nie ma łatwego sposobu na usunięcie załącznika pliku przy jednoczesnym prowadzeniu wiadomości e -mail. Jeśli e -mail jest dla Ciebie ważny, możesz przekazać go do siebie (i usunąć załącznik podczas tego zrobienia), a następnie usunąć oryginał. Możesz także wydrukować wiadomość e -mail na PDF, a następnie go usunąć. Lub, jeśli załączniki są ważne, możesz je pobrać i przechowywać gdzie indziej przed usunięciem wiadomości e -mail.
Jak szybko usunąć dużą liczbę wiadomości e -mail
Tam’jest dużą szansą, że masz dużą liczbę bezużytecznych, przestarzałych e -maili marnowania miejsca w skrzynce odbiorczej. Prawdopodobnie nie’Nie trzeba zachować wszystkich tych starych biuletynów e -mail na zawsze! Aby szybko znaleźć i usunąć dużą liczbę bezużytecznych e -maili, postępuj zgodnie z naszymi wskazówkami, aby szybko usunąć prawie wszystkie śmieciowe e -maile. POWIĄZANY: Jak usunąć prawie wszystkie śmieciowe e -maile w łatwy sposób
Jak sortować wiadomości Gmail według rozmiaru
Jeśli chcesz jeszcze większą kontrolę, zalecamy użycie klienta IMAP, takiego jak Mozilla Thunderbird. Thunderbird pokaże dokładnie, jak duży jest każdy wątek e -mail na Twoim koncie Gmail. Możesz nawet sortować według rozmiaru. Zajmij się na liście według rozmiaru, usuwając każdy e -mail, którego don’T potrzebujesz, a w mgnieniu oka możesz zwolnić dużo miejsca.
- › Gmail był najlepszymi prima aprilis’ Żart wszechczasów
- › Jak wyszukiwać Gmail według daty
- › Jak usunąć wszystkie nieprzeczytane e -maile w Gmailu
- › Verizon’S nowe plany 5G są mniej skomplikowane (na razie)
- › Mapy Google vs. Mapy Apple: która aplikacja jest dla Ciebie najlepsza?
- › Dokumenty Google pozwolą ci ukryć części dokumentu
- › Aplikacja magnesów wprowadza moją ulubioną funkcję Windows do Maca
- › Handheld Gaming PC vs. Laptop budżetowy: kolejna trudna decyzja
Chris Hoffman
Chris Hoffman jest redaktorem naczelnym How-To Geek. Od ponad dekady pisał o technologii i przez dwa lata był felietonistą PCWorld. Chris napisał dla The New York Times I Reader’s Digest, Został przeprowadzony wywiad jako ekspert ds. Technologii na stacjach telewizyjnych, takich jak NBC 6 Miami, i jego praca omówiła serwis informacyjny, takie jak BBC. Od 2011 r. Chris napisał ponad 2000 artykułów, które zostały przeczytane więcej niż miliard razy-i to właśnie tutaj w hodowli maniaka.
Przeczytaj pełną biografię »
Odkryj prawdę: czy usunięcie e -maili naprawdę zwolni miejsce na telefonie?
Czy ciągle brakuje ci miejsca na telefonie? Być może słyszałeś, że usunięcie e-maili może zwolnić bardzo potrzebną pamięć. Ale czy to naprawdę prawda? Kopmy głębiej i odkryj prawdę: czy usuwanie e -maili naprawdę zwolni miejsce na telefonie?
Jeśli chodzi o uwolnienie miejsca na telefonie, usunięcie e -maili może zdecydowanie pomóc. Ale ważne jest, aby zrozumieć, że dotyczy to tylko e -maili przechowywanych lokalnie na urządzeniu. Jeśli Twoje konto e -mail jest skonfigurowane do synchronizacji z serwerem, usunięcie wiadomości e -mail z telefonu niekoniecznie usunie je z serwera.
Jak więc stwierdzić, czy Twoje e -maile są przechowywane lokalnie lub na serwerze? Jeśli korzystasz z aplikacji e-mail innej firmy, ustawienia aplikacji powinny powiedzieć, gdzie przechowywane są twoje e-maile. Jeśli używasz domyślnej aplikacji e -mail w telefonie, może być konieczne zagłębienie się w ustawienia, aby się dowiedzieć.
Gdy wiesz, gdzie są przechowywane e -maile, możesz zacząć usuwać każdą, której już nie potrzebujesz. To zdecydowanie może zwolnić trochę miejsca na telefonie, ale pamiętaj, że e -maile nie zajmują mnóstwa miejsca na początek. Jeśli naprawdę zmagasz się z problemami z przechowywaniem, być może będziesz musiał spojrzeć na inne opcje uwolnienia miejsca.
W związku z tym usunięcie e -maili może zwolnić trochę miejsca na telefonie, ale nie jest to cudowne rozwiązanie. Ważne jest, aby zrozumieć, gdzie są przechowywane e -maile i rozważyć inne opcje zwolnienia miejsca w razie potrzeby. Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci odkryć prawdę o usuwaniu wiadomości e -mail i przechowywania telefonu!
- Obalenie mitu: czy usunięcie e -maili naprawdę zapewnia więcej miejsca na urządzenie?
- Odkrywanie prawdy: czy usunięcie e -maila na stałe usuwa Twój cyfrowy ślad?
- Dlaczego lepiej jest usunąć e -maile? Zalety bez bałaganu skrzynki odbiorczej i poprawy bezpieczeństwa cybernetycznego
Obalenie mitu: czy usunięcie e -maili naprawdę zapewnia więcej miejsca na urządzenie?
Więc słyszałeś mit, że Usuwanie e -maili z urządzenia tworzy więcej miejsca do przechowywania? Cóż, jesteśmy tutaj ujawnić prawdę I demaskować to powszechne nieporozumienie.
Po pierwsze, ważne jest, aby to zrozumieć Usuwanie e -maili Z twojego urządzenia nie koniecznie Zwolnij przestrzeń. W rzeczywistości e -maile sobie Zajmij bardzo mało miejsca na twoim urządzeniu.
Prawdziwy winowajca Jeśli chodzi o zajęcie miejsca do przechowywania na urządzeniu załączniki. Mogą to być wszystko, od zdjęć i filmów po dokumenty i pdfs. Kiedy ty Otrzymaj wiadomość e -mail z załącznikiem, Załącznik jest pobrane na urządzenie i podejmuje cenne miejsce do przechowywania.
Więc co się stanie, kiedy ty Usuń wiadomość e -mail z załącznikiem? E -mail może zostać usunięte z folderu skrzynki odbiorczej lub usuniętych elementów, ale załącznik jest wciąż przechowywane na twoim urządzeniu. To znaczy że Usuwanie e -maili robi nie koniecznie Zwolnij miejsce do przechowywania.
Teraz możesz zastanawiać się, co możesz zrobić Zwolnij miejsce do przechowywania na twoim urządzeniu. Odpowiedź jest prosta: Usuń niepożądane załączniki. Przejdź przez swoje Zdjęcia, filmy, dokumenty i pdfs i usuń wszystkie, czego już nie potrzebujesz ani nie chcesz. To będzie Zwolnij cenne miejsce do przechowywania na twoim urządzeniu i pomóż mu działać bardziej wydajnie.
W podsumowaniu, Usuwanie e -maili Z twojego urządzenia nie koniecznie Zwolnij miejsce do przechowywania. Prawdziwy winowajca Jeśli chodzi o zajęcie miejsca do przechowywania na urządzeniu załączniki. Do Zwolnij miejsce do przechowywania, powinieneś Usuń niepożądane załączniki z urządzenia.
Odkrywanie prawdy: czy usunięcie e -maila na stałe usuwa Twój cyfrowy ślad?
Jeśli martwisz się o swój cyfrowy ślad, być może zastanawiasz się, czy usunięcie e -maila naprawdę wymazuje go z egzystencji. Odpowiedź nie jest tak prosta jak tak lub nie. Po usunięciu wiadomości e -mail może zwolnić miejsce na urządzeniu, ale niekoniecznie wymazuje wszystkie ślady wiadomości.
Więc co się stanie, kiedy usuniesz wiadomość e -mail? Po usunięciu wiadomości e -mail zwykle jest on przeniesiony do folderu „śmieci” lub „Usunięte elementy”, w którym będzie siedział, dopóki nie zostanie na stałe usunięty. Oznacza to, że wiadomość e -mail wciąż zajmuje miejsce na urządzeniu lub serwerze, nawet jeśli nie jest to łatwo dostępne.
Można odzyskać usunięte e -maile? Tak, w niektórych przypadkach usunięte e -maile można odzyskać. Jeśli nie usunąłeś e -maila na stałe, nadal może być możliwe do odzyskania z folderu śmieci lub usuwanych elementów.
Ponadto, jeśli wiadomość e -mail została wysłana do lub z strony trzeciej, może nadal istnieć na ich urządzeniu lub serwerze.
Czy na stałe usuwa e -mail, wymazuje go? Tak, trwale usuwanie e -maila zazwyczaj wymazuje go z egzystencji. Oznacza to, że wiadomość e -mail nie będzie już zajmować miejsca na urządzeniu lub serwerze i nie będzie możliwe do odzyskania.
A co z kopiami zapasowymi? Nawet jeśli na stałe usuniesz wiadomość e -mail, może nadal istnieć w kopii zapasowych lub archiwach. Dlatego ważne jest, aby wziąć pod uwagę potencjalne konsekwencje wysyłania poufnych informacji za pośrednictwem poczty elektronicznej.
W związku z tym usunięcie wiadomości e -mail może zwolnić miejsce na urządzeniu, ale niekoniecznie wymazuje wszystkie ślady wiadomości. Trwale usuwanie wiadomości e -mail to jedyny sposób, aby upewnić się, że naprawdę zniknął. Jednak nawet wtedy może istnieć w kopii zapasowych lub archiwach. Ważne jest, aby pamiętać o tym, co wysyłasz za pośrednictwem poczty elektronicznej i podjąć kroki w celu ochrony prywatności i cyfrowego śladu.
Dlaczego lepiej jest usunąć e -maile? Zalety bez bałaganu skrzynki odbiorczej i poprawy bezpieczeństwa cybernetycznego
Odkryj prawdę: czy usunięcie e -maili naprawdę zwolni miejsce na telefonie?
Jako użytkownicy mobilni nieustannie walczymy z kwestią przestrzeni pamięci. Jednym z powszechnych rozwiązań, które przychodzi na myśl, jest usunięcie e -maili, aby zwolnić przestrzeń. Ale czy to naprawdę skuteczne? Odpowiedź to Tak. Usuwanie e -maili może rzeczywiście zwolnić miejsce na telefonie. W rzeczywistości jest to jeden z najłatwiejszych sposobów na zwolnienie miejsca bez konieczności usuwania innych ważnych plików lub aplikacji. Usuwając e -maile, możesz usunąć niepotrzebny bałagan i utworzyć więcej miejsca na nowe wiadomości i pliki.Jednakże, Dlaczego Czy lepiej jest usunąć e -maile poza po prostu zwolnieniem miejsca? Bez bałaganu skrzynki odbiorczej może przynieść wiele korzyści. Na początek pomaga utrzymać organizację i skupienie. Kiedy masz mniej e -maili do przesiewania, możesz łatwo znaleźć to, czego potrzebujesz bez marnowania czasu. Ponadto może zmniejszyć stres i lęk, usuwając ciągłe przypomnienie nieprzeczytanych wiadomości e -mail.
Kolejną kluczową zaletą jest ulepszona bezpieczeństwo cybernetyczne. Zaśmiecona skrzynka odbiorcza może być hodowcą cyberprzestępstw. Hakerzy mogą uzyskać dostęp do twoich poufnych informacji poprzez oszustwa phishingowe lub ataki złośliwego oprogramowania ukryte w e -mailach. Usuwając niepotrzebne e -maile, możesz zmniejszyć ryzyko upadku ofiary w tego rodzaju atakach.
W związku z tym usunięcie e-maili może rzeczywiście zwolnić miejsce na telefon. Więc następnym razem, gdy będziesz zmagać się z przestrzenią do przechowywania lub poczuj się przytłoczona przez skrzynkę odbiorczą, rozważ naciśnięcie tego przycisku Usuń.
Odkryj prawdę: Czy usuwanie e -maili naprawdę zwolni miejsce na telefonie?
Po przeprowadzeniu szeroko zakrojonych badań stwierdziliśmy, że usunięcie e -maili rzeczywiście zwolnia miejsce na telefonie. Chociaż może to nie wydawać się znaczną ilością miejsca, każdy kawałek liczy się, jeśli chodzi o optymalizację pamięci urządzenia.
Należy jednak zauważyć, że zwykłe usunięcie wiadomości e -mail z skrzynki odbiorczej może nie wystarczyć. Pamiętaj, aby również usunąć foldery śmieci i spamu, a także wszelkie załączniki lub obrazy, które mogą zajmować dodatkową przestrzeń.
Oprócz zwolnienia miejsca na telefonie, regularne usuwanie wiadomości e -mail może również poprawić ogólną wydajność i szybkość urządzenia. Tak więc, jeśli jesteś kimś, kto ma tendencję do pozwalania Twojej skrzynce odbiorczej, nadszedł czas, aby rozpocząć działanie.
Mamy nadzieję, że ten artykuł pomógł wyjaśnić wszelkie zamieszanie, jakie mogłeś mieć na temat wpływu e -maili na przechowywanie telefonu. Jeśli masz jakieś dalsze pytania lub komentarze, nie wahaj się wyciągnąć ręki. I jak zawsze dziękuję za wybranie naszej strony internetowej za wszystkie zapytania dotyczące aplikacji mobilnych. Nie zapomnij zasubskrybować naszych powiadomień o przyszłych aktualizacjach!Ile przestrzeni są zużywające te nieprzeczytane e -maile?
Czy jesteś jedną z tych osób, które pozwalają tysiące e -maili na twoich skrzynkach odbiorczych? Jeśli tak, możesz tracić więcej miejsca, niż zdajesz sobie sprawę.
15 kwietnia 2017
przez PSAFE Newsroom
Wiesz już, że otwarcie podejrzanych e -maili może powodować wiele problemów. Ale czy wiesz, że pozwalanie e -maili może być również problemem? E -maile mogą zajmować mnóstwo miejsca na systemie operacyjnym Android. Jeśli zatrzymasz tysiące – a nawet setki e -maili, to to’czas, w którym usuwasz znaczną ilość miejsca, usuwając te e -maile w Gmailu.
Oczyść swoje urządzenie
Jeśli chcesz wyczyścić jeszcze więcej miejsca na telefonie i sprawić, by działał bardziej wydajnie, użyj szybkiego czyszczenia. Szybkie czyszczenie pomaga usunąć pliki śmieci, pamięci podręczne, pliki tymczasowe i inne pliki śmieci, które zajmują niepotrzebne miejsce na urządzeniu. Po szybkim oczyszczeniu, ty’LL ma więcej pamięci wewnętrznej i pamięci dla nowych plików, aplikacji, zdjęć i filmów. Usuń pliki śmieci, klikając powyżej.
Pozbądź e -maile z załącznikami
E -maile z dużymi załącznikami mogą zająć najwięcej miejsca w skrzynce odbiorczej. Więc jeśli ty’Reuluj tylko niektóre e -maile, to te, od których powinieneś zacząć. Aby znaleźć e -maile z załącznikami, wyszukaj “ma załącznik” w filtrze wyszukiwania Gmaila. Jeśli ty’Wahaj się, jak zacząć pozbywać się wiadomości e -mail, wyczyszczenie tych dużych załączników jest dobrym sposobem na rozpoczęcie.
Wyjaśnij swoje największe e -maile
Pozbycie się e -maili, które zajmują najwięcej miejsca, jest najlepszą rzeczą, ale to nie’t zawsze proste. Jeśli używasz klienta IMAP, takiego jak Mozilla Thunderbird, możesz rozpocząć sortowanie e -maili według rozmiaru i załączników. Korzystając z klienta IMAP i sortowanie rozmiarów e -maili, możesz następnie usunąć e -maile, które zajmują większość telefonu’S Pamięć.
Zamiast tego znajdź swoje największe e -maile
Jeśli nie masz’T chcesz pobrać klienta IMAP, możesz również skorzystać z usługi zewnętrznej o nazwie Znajdź Big Mail, aby zeskanować wiadomości. Ta usługa internetowa wymaga tymczasowego dostępu do wiadomości e-mail, skanowania wiadomości e-mail i tworzy etykiety na koncie, dzięki czemu możesz przeglądać duże wiadomości bez angażowania witryny Find Big Mail.
Przestań otrzymywać pocztę masową
Najłatwiejszym sposobem na utrzymanie skrzynki odbiorczej do pustej jest przestanie otrzymywać tyle e -maili. Ty’prawdopodobnie subskrybował wiele biuletynów i list mailingowych, których nie’t Czytaj, więc dlaczego nie zrezygnować z subskrypcji? Użyj aplikacji takiej jak Unroll.Ja lub zrób to ręcznie. Zajmie to tylko kilka minut, a Twoja skrzynka odbiorcza będzie wolna od bałaganu. Lub zdecydujesz się otrzymywać mniej e -maili tygodniowo z wielu z tych firm, jeśli nadal lubisz otrzymywać powiadomienia i aktualizacje.
Jeśli usuniesz je e -maile lub archiwizować?
Usuwanie lub archiwiza.
Ten post na blogu jest dobrym miejscem na rozpoczęcie’nigdy wcześniej nie zarchiwizował e -mail i nie jesteś pewien, czy musisz w ogóle archiwizować e -mail, czy też możesz go po prostu usunąć.
Aby pomóc Ci zacząć, dziś my’Zamierzam spojrzeć na:
- Co to jest archiwizacja e -mail i jak może pomóc w zarządzaniu rekordami
- Przyczyny archiwizacji e -mailowej
- obawy dotyczące pojemności przechowywania w porównaniu do archiwizowanych e -maili
- Co się stanie, gdy archiwizujesz e -mail
- oraz zalety i wady usuwania e -maila.
Pozwalać’S zacznij.
Domyślnie większość ludzi raczej usuwa, a nie archiwizuje e -mail. Jeśli zapytasz kogoś, dlaczego usuwa e -mail, najprawdopodobniej powie ci, że je usuwają, ponieważ chcą Zorganizuj ich e -mail I Zmniejsz bałagan skrzynki pocztowej. Chociaż jest to ważny powód do usunięcia e -maili, to’rzadko jest prawdziwym powodem.
Czy więc powinieneś usunąć e -maile (i kiedy)?
Pierwotny powód, dla którego my’Re nawet biorąc pod uwagę opcję usuwania e -maili jest prosta –Tam’S ograniczona przestrzeń, aby je zachować. Jednak bardziej poprawne byłoby stwierdzenie, że kiedyś była ograniczona przestrzeń do przechowywania.
Ale w 2020 r. Posiadanie wystarczającej ilości miejsca, aby przechowywać wszystkie nasze e -maile.
Sam Gmail pozwala użytkownikom ponad 15 gigabajtów miejsca do przechowywania, zanim ich skrzynka odbiorcza stanie się pełna. To’S WSPÓLNE PRZEKŁAD na 4 filmy o pełnej długości, 1080p.
Innymi słowy, jeśli używasz swojego e-maila, jak większość z nas-do przechowywania wiadomości tekstowych wraz z kilkoma małymi załącznikami-będziesz musiał bardzo ciężko pracować, aby wypełnić swoje konto e-mail.
Nawet po wprowadzeniu struktury folderów, która pozwala nam organizować i zapisywać ważne e -maile w określonych lokalizacjach do późniejszego użycia, nadal są pewne wiadomości e -mail.
Po usunięciu wiadomości e -mail zostaje przeniesiony do folderu śmieci, gdzie zwykle zostaje usunięty po pewnym czasie automatycznie (np. W Gmailu okres ten wynosi 30 dni) i nie jest już dostępny ani do odzyskania.
Kolejną rzeczą, o której należy pamiętać, jest problem z przestrzenią do przechowywania – kiedy przenosisz e -maile do folderu śmieci, nadal będą zajmować miejsce, dopóki nie opróżniesz folderu śmieci.
Co powiesz na podwójne opłatę e-maili?
Dwumiejne wyznaczenie jest po usunięciu wiadomości e-mail ze skrzynki odbiorczej, a następnie natychmiast usunąć ją z folderu śmieci.
Dla wielu osób podwójne opłatę pocztą elektroniczną jest codziennym wydarzeniem, ponieważ niektóre organizacje nadal nakładają limity wielkości skrzynki pocztowej, aby powstrzymać wydostanie się skrzynek pocztowych pracowników i powodować problemy z wydajnością w systemie e-mail.
Ale niedawny pozew rzucił na to krzywą piłkę, jeśli chodzi o to, że niektórzy pracownicy próbowali ukryć nielegalną komunikację, instruując się nawzajem, aby dwukrotnie poinformować te e-maile.
Pozew opierał się na zarzutach, że oni “podjął kroki w celu ukrycia ich komunikacji” przez trudne usunięcie e -maili obciążających.
Szaloną rzeczą jest to, że podwójne usunięcie e -maili nie jest nielegalne, dopóki tam jest’nie ma obowiązku ani regulacji, aby to zachować.
Ale gdy obowiązek, powiadomienie o zbliżającym się sporze lub audyt jest przewidywane lub odbierane, organizacje są prawnie zobowiązane do przechowywania wszystkich swoich informacji elektronicznych w formacie, który zapewnia integralność danych.
Podsumowując, chociaż podwójne delecja może nie zawsze być nielegalna, istnieje określona szara strefa, która może prowadzić do poważnych konsekwencji.
Inne, nowsze przykłady, w jaki sposób technologia może być nadużywana, obejmują pracowników, którzy spiskowali, plotkowali i planowali defraudację za pośrednictwem e -maili lub znikających wiadomości na Instagramie.Jakie jest rozwiązanie?
Ale co jeśli usunięcie nie jest po prostu opcją?
Co jeśli skrzynka odbiorcza’Rozmowa o Twojej firmie, w której otrzymujesz wszelkiego rodzaju informacje o krytycznych biznesowych, o których często musisz się odwoływać lub które muszą’być w jakikolwiek sposób narażone na szwank?
Co jeśli pracujesz w spółce publicznej, która musi zachować zgodność Sarbanes-Oxley i zachowaj całą komunikację cyfrową (w tym e -mail) przez 5 lat?
W takich przypadkach, jak wydaje się kuszące, jak wydaje się usunąć e -mail, to’jest bezpieczniejsza i bardziej opłacalna dla archiwów e-maili, ponieważ daje to swobodę usuwania wiadomości e-mail z systemu, ale bez ryzyka złamania przepisów dotyczących zgodności
Po co archiwizować e -mail?
Powinieneś archiwizować e -maile z kilku powodów:
- zachować zgodność z przepisami federalnymi i branżowymi,
- w celu ochrony Twojej firmy w potencjalnych działaniach prawnych,
- Aby zachować przestrzeń serwera,
- mieć dostęp do wszystkich rekordów biznesowych w danym momencie,
- Aby zminimalizować ryzyko i zobowiązania, które mogą wzrosnąć ze złego zarządzania rekordami.
W niektórych przypadkach firmy są zobowiązane przez prawo do zachowania wiadomości e -mail (ponieważ e -maile są uważane za oficjalne dokumentacje biznesowe) przez określony czas.
W zależności od branży, w której pracujesz, ten okres retencji może się różnić. Na przykład w ramach FERPA szkoły muszą zachować swoje e -maile przez 5 lat, podczas gdy w opiece zdrowotnej wszystkie informacje podlegające HIPAA muszą być przechowywane przez 7 lat.
Możesz jednak zdecydować się na przechowywanie wiadomości e -mail w archiwum dłużej niż przepisane przez prawo.
Z jednej strony może to być dobra decyzja, ponieważ dłuższy okres retencji zapewni ciągłość biznesową i pozwoli ci polegać na starych wiadomościach e -mail w celu rozszyfrowania wcześniejszych decyzji biznesowych.
Z drugiej strony, im dłużej przechowujesz e -maile w archiwum, tym większe ryzyko, że ktoś może je zagrozić. A także, jeśli przechowujesz swoje e -maile w archiwum dłużej niż wymagane, zwiększysz szanse na złapanie się w dochodzeniu prawnym, którego inaczej można było uniknąć legalnie.
Co to jest archiwizacja e -mailowa?
Archiwizacja e -mail jest zautomatyzowanym procesem, podczas którego są wszystkie e -maile przychodzące, wychodzące i wewnętrzne w organizacji złapany, indeksowane, Deduplikowane I zarchiwizowane w środowisku chmurowym lub na urządzeniu wewnętrznym.
Archiwizacja e -mail była pierwotnie używana do celów zarządzania zgodnością i przechowywanie.
Do czego służy archiwizacja e -mailowa?
Krótko mówiąc, archiwizacja e -mail jest używana do zachowania wiadomości e -mail i pomocy w zarządzaniu rekordami w bardziej wydajny sposób.
Oznacza to, że dzięki archiwizacji e -mail możesz:
- Odpowiedz szybciej na wnioski o ediscovery w sprawach dochodzeniowych lub sądowych
- odzyskać utracone lub usunięte e -maile,
- Skróć czas odpowiedzi na audyt,
- Zachowaj własność intelektualną zawartą w e -mailach
- Zoptymalizuj pojemność pamięci swojego serwera
- Zapewnij kopię zapasową poczty e -mail w przypadku katastrofy, zapewniając w ten sposób ciągłość Twojej firmy
- Monitoruj komunikację wewnętrzną i zewnętrzną
- Pozwól autoryzowanym użytkownikom ustawiać tagi prawne
- Ustaw niestandardowe zasady retencji i oczyszczania
Archiwizacja e -mail to idealny sposób na radzenie sobie z wiadomościami e -mail zawierającymi prywatne i poufne informacje.
Co się stanie, gdy archiwizujesz e -mail?
Więc co oznacza archiwum e -mail w praktyce?
Po skonfigurowaniu archiwizacji w swojej firmie każdy e -mail, który jest wysyłany lub odbierany przez kogoś z Twojej organizacji, wraz z całymi jej metadanami (nadawca, data i godzina, odbiorca, informacje o załączniku, samym załączeniu) jest.
Można go przechwycić bezpośrednio z treści wiadomości e -mail (który jest procesem o nazwie Journaling) lub podczas transportu wiadomości.
Po uchwyceniu całej treści wiadomości e -mail, dostaje się indeksowane. Indeksowanie jest procesem, w którym cała zawartość wiadomości jest “zepsuty” przeciwko zestawowi kryteriów, a następnie przechowywanych w archiwum, aby wszystkie informacje były zachowane w mądrzejszy i bardziej dostępny sposób. Działa to w ten sam sposób, w jaki indeksujesz wszystkie książki w bibliotece (np. Według okresu, pisarza, kraju, gatunku itp.)
Rozkładając treść każdego komunikatu, indeksowanie Sprawia, że wszystkie wiadomości i załączniki są możliwe do przeszukiwania. Przydaje się to nie tylko wtedy, gdy pracownicy muszą szybko znaleźć konkretny e -mail, ale także w przypadku oczekujących sporów sądowych, jeśli należy umieścić odpowiednie e -maile, umieszczone w obrębie prawnej i przedstawione jako dowód w określonych ramach czasowych.
Po indeksowaniu wiadomości są bezpiecznie przechowywane w niedostępny, sklepienie odporne na manipulacje Że tylko administratorzy, funkcjonariusze ds. Zgodności i inni uprzywilejowani użytkownicy mogą uzyskać dostęp do i zarządzać. Wszystkie wiadomości otrzymują czas i datę, aby Zachowaj integralność danych I Zapobiegaj spoliacji dowodów.
A ponieważ większość oprogramowania archiwizacji w dzisiejszych czasach zaawansowane wyszukiwanie możliwości, możesz teraz przeszukiwać miliony zarchiwizowanych e -maili i zlokalizować krytyczny w ciągu kilku sekund.
Dzięki zaawansowanemu wyszukiwaniu możesz szukać wiadomości e -mail za pomocą zestawu różnych kryteriów, opartych na treści w polach nadwozia, nadawcy lub odbiorcy, a także w załączniku lub poprzez wyszukiwanie wiadomości e -mail za pomocą konkretnego wyrażenia.
Czy e -maile w archiwum zostaną usunięte?
NIE. Gdy archiwizujesz e -maile, zostaną one przeniesione tylko z Twojej skrzynki odbiorczej do archiwum, do którego możesz uzyskać dostęp w dowolnym momencie. Odbywa się to w czasie rzeczywistym i to’jest schludny sposób na zorganizowanie skrzynki odbiorczej i nadal zachować wszystkie odpowiednie dokumenty, które można łatwo odzyskać i eksportować do różnych formatów w dowolnym późniejszym momencie.
Ty’LL Bądź w stanie usunąć e -maile z skrzynki odbiorczej, nie martwiąc się, czy ty’Będę w stanie je odzyskać na wypadek, gdybyś musiał odnieść się do wszystkiego później.
Jak długo e -maile pozostają w archiwum?
Tak długo, jak ich potrzebujesz. Ponownie okres, dla którego zachowujesz swoje zapisy, zależy od celów zapisów. W zależności od tego, którego używasz archiwatora, możesz ustawić niestandardowe okresy retencji i przechowywać e -maile tak długo, jak chcesz.
Pomyśl o tym w ten sposób. Po zakończeniu projektu możesz pomyśleć, że ty’Nigdy więcej nie muszę oglądać konkretnego e -maila.
Ale co, jeśli pojawi się podobny projekt i potrzebujesz spojrzenia na poprzedni?
Zawsze mamy nadzieję na najlepsze, ale co, jeśli Twoja firma zostanie pozwana w związku z tym projektem, a cała komunikacja opisująca jego wdrożenie musi zostać przedstawiona jako dowód w sądzie?
Poszukiwanie e -maila, które mogą zaoszczędzić firmę, może kosztować pieniądze i reputację firmy, a następnie uświadomić sobie, że usunąłeś ją rok temu.
Oto lista większości okresów retencji przez przemysł, zgodnie z odpowiednimi przepisami:
Przemysł Organ regulacji / regulacyjny Okres przechowywania Wszystko Internal Revenue Service (IRS) 7 lat Wszystkie (rząd + edukacja) Ustawa o wolności informacji (FOIA) 3 lata Wszystkie spółki publiczne Sarbanes-Oxley (Sox) 7 lat Edukacja Ferpa 5 lat Budżetowy Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) 7 lat Finansowe (bankowość) FDIC 5 lat Budżetowy
(Brokerzy, dealerzy, bankierowie inwestycyjne, firmy papierów wartościowych)FINRA, Sec 17a-4, Sec 17a-3 7 lat Wykonawcy DOD DOD 5015.2 3 lata Firmy kart kredytowych PCI DSS 1 rok Opieka zdrowotna HIPAA 7 lat Farmaceutyczny FDA 2 lata Telekomunikacja Fcc 2 lata Niektóre systemy archiwizacji poczty e-mail pozwalają utworzyć nieograniczoną liczbę zasad retencji, dzięki czemu możesz przypisać różne okresy retencji z dużą elastycznością-na przykład możesz zatrzymać kierownictwo na poziomie C’ E -maile, umowy o pracę i raporty finansowe w nieskończoność, jednocześnie odrzucając rekordy e -mail HR po 7 latach, dokumentacja stażu po 1 roku i tak dalej.
Kto powinien archiwizować e -maile?
Archiwizacja e -mail można uznać za niszę w niektórych branżach, ale to’jest uzasadniony to powiedzenie’jest kwestią czasu, zanim zaczną postępy technologiczne wymagające od innych branż akceptowania i rozpoczęcia archiwizacji e -maili.
To rozumowanie opiera się na tym, że zarówno wolumen, jak i formaty danych rosną, rok po roku. Jednocześnie większość tych typów danych jest uważana za oficjalną dokumentację biznesową, więc firmy będą prawnie zobowiązane do ich zachowania w celach informacyjnych.
Tymczasem istnieją branże, takie jak rząd i edukacja, które od lat archiwizują e -maile.
W tym krótkim filmie nasz VP Business Development, Jeff Marlow, mówi o tym, które branże powinny archiwizować e -mail:
Więc teraz my’Ve spojrzał zarówno na archiwizję e -mail, jak i usuwanie, niech’s sum to.
- Usuwanie usuwa e -maile z skrzynki odbiorczej. Oszczędza przestrzeń, ale wygrałeś’Nie mogę ponownie uzyskać dostępu do wiadomości e -mail. To naraża Cię na ryzyko zarówno w zakresie finansowym, jak i prawnym. Wygrałeś’być w stanie przedstawić dowody na ediscovery i spory sądowe. Ryzykujesz także naruszenie przepisów dotyczących zarządzania rekordami, a grzywny w żadnym wypadku nie są małe (pięć domów maklerskich Wall Street musiało zapłacić 8 USD.25 milionów, ponieważ odrzucili e -mail związany z transakcjami klientów.)
- Archiwizacja oszczędza również przestrzeń do przechowywania, przechwytując i przechowując e -maile w archiwum (w chmurze lub za pomocą lokalne rozwiązanie archiwizacji). Jednak archiwizacja indeksuje również i przechowuje twoje e -maile w inteligentny, wydajny sposób, umożliwiając szybkie znalezienie e -maila za pomocą różnych kryteriów wyszukiwania.
- Archiwizacja wykracza poza zarządzanie e -mailami. Umożliwia także monitorowanie kanałów komunikacji i sprawdzenie, czy twoi pracownicy naruszają jakiekolwiek zasady komunikacji (np. Możesz ustawić listy słów kluczowych, które monitorowałyby kanały dla dowolnego wulgaryzmów i wysłać sygnały wczesnego ostrzegawczego).
- Archiwizacja odnosi się nie tylko do e -maili, ale do zapisów elektronicznych w różnych formach. Możesz archiwizować tekst, połączenia głosowe, media społecznościowe, wiadomości WhatsApp i więcej. Jest to ważne, ponieważ cała ta treść stanowi oficjalne dokumenty biznesowe.
