Automatycznie szyfrowanie e -maili internetowych z Office 365 Szyfrowanie wiadomości
Gdy odbiorca otrzyma zaszyfrowane załącznik e -mail, wszystko, co muszą zrobić, to kliknąć link do załącznika w e -mailu. Załącznik e -maila Outlook można następnie wyświetlić za pomocą bezpiecznego linku Digify.
Streszczenie:
Microsoft Outlook był zaufanym narzędziem dla firm do wysyłania wiadomości e -mail i udostępniania plików. Jednak wraz z rosnącymi zagrożeniami cyberbezpieczeństwa i potrzeby ochrony poufnych informacji, szyfrowanie e -maili stało się niezbędne. W tym artykule omówiono ograniczenia wbudowanych usług szyfrowania programu Outlooka i przedstawiono alternatywne rozwiązanie z dodatkiem szyfrowania programu Digify. Dodatek umożliwia użytkownikom szyfrowanie wiadomości e-mail i załączników bezproblemowo bez zmiany przepływu pracy lub polegania na platformie e-mail odbiorcy.
Kluczowe punkty:
- Usługi szyfrowania wiadomości e -mail firmy Microsoft Outlook mogą nie być tak bezpieczne, jak się uważa.
- E -maile szyfrowane za pomocą szyfrowania wiadomości S/MIME lub Office 365 nie mogą być chronione po wysłaniu do odbiorców za pomocą nieobsługiwanych platform e -mailowych.
- Konieczne jest kompleksowe szyfrowanie, aby zapewnić pełne zabezpieczenia wiadomości e-mail i załączników programu Outlook.
- Usługi szyfrowania e-maili innej firmy, takie jak Digify, oferują wygodne rozwiązanie bez konieczności przełączania platform e-mailowych.
- Dodatek szyfrowania programu DiGify zapewnia usprawnione wrażenia użytkownika do wysyłania bezpiecznych e-maili i załączników.
- Dzięki dodatkowi Digify użytkownicy mogą kontrolować dostęp do załączników, dodać znaki wodne i ustawić wygaśnięcie dokumentów.
- Aby rozpocząć korzystanie z dodatku do szyfrowania programu DIGIFIF, użytkownicy muszą go pobrać i zainstalować, skomponować swój e-mail, załączyć dokument, dostosować ustawienia zabezpieczeń i wstawić link załącznika do wiadomości e-mail.
- Digify korzysta z algorytmu szyfrowania AES-256 certyfikowanego przez National Security Administration dla dokumentów wynika.
- Odbiorcy mogą łatwo przeglądać zaszyfrowane załączniki e -mail, klikając link do załącznika w e -mailu.
- Digify pozwala użytkownikom śledzić zaszyfrowane wiadomości e -mail i załączniki Outlook.
Pytania:
- Dlaczego szyfrowanie e -mail jest ważne?
- Jakie są ograniczenia wbudowanych usług szyfrowania programu Outlooka?
- W jaki sposób usługi szyfrowania dodatków trzecich może poprawić bezpieczeństwo e-mail?
- Jakie są zalety korzystania z dodatku szyfrowania programu Perspektywy Digify?
- Jaki algorytm szyfrowania używa?
- Jak odbiorcy mogą otworzyć zaszyfrowane załączniki e -mail z Outlook?
- Czy odbiorcy mogą zweryfikować swój adres e -mail, aby otworzyć załączony dokument?
- W jaki sposób użytkownicy mogą śledzić zaszyfrowane e -maile i załączniki programu Outlook?
Szyfrowanie e -mail jest ważne w celu ochrony poufnych informacji przed nieautoryzowanym dostępem i zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych.
Wbudowane usługi szyfrowania programu Outlooka mogą nie być bezpieczne, jeśli platforma e-mail odbiorcy nie obsługuje S/MIME lub Office 365 Szyfrowanie wiadomości.
Usługi szyfrowania dodatków innej firmy, takie jak DIGIFIF, zapewniają dodatkowe funkcje bezpieczeństwa i usprawnione wrażenia użytkownika, zwiększając bezpieczeństwo e-mail.
Dodatek szyfrowania programu DiGIFIF umożliwia użytkownikom szyfrowanie wiadomości e-mail i załączników bez zmiany przepływu pracy, kontroli dostępu do załączników, dodawania znaków wodnych, ustawiania wygaśnięcia dokumentów i śledzenia aktywności e-mail.
Digify korzysta z algorytmu szyfrowania AES-256, certyfikowanego przez National Security Administric.
Odbiorcy mogą otworzyć zaszyfrowane załączniki e -mail Outlook, klikając link do załącznika w e -mailu.
Tak, odbiorcy mogą zweryfikować swój adres e -mail, aby otworzyć załączony dokument. Digify zapewnia odbiorcom opcję otrzymania kodu weryfikacji.
Digify pozwala użytkownikom śledzić szyfrowane e -maile i załączniki Outlook, zapewniając wgląd w to, ile razy dokument był wyświetlany i jak długo.
Automatycznie szyfrowanie e -maili internetowych z Office 365 Szyfrowanie wiadomości
Gdy odbiorca otrzyma zaszyfrowane załącznik e -mail, wszystko, co muszą zrobić, to kliknąć link do załącznika w e -mailu. Załącznik e -maila Outlook można następnie wyświetlić za pomocą bezpiecznego linku Digify.
Jak wysłać naprawdę bezpieczny e -mail w Microsoft Outlook
Od wielu lat Microsoft Outlook polegał szeroki zakres firm w celu dystrybucji plików, planowania i wysyłania wiadomości e -mail. Firma’S reputacja i przychody zależą od uniknięcia utraty cennych zasobów i informacji o kliencie prywatnym lub kliencie.
Wrażliwe informacje o niewłaściwym z nich mogą również powodować grzywny i inne kary dla osób w branżach, takich jak finanse, prawne, publikacje, edukacja i opieka zdrowotna, które muszą przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych, takich jak HIPAA lub RODPR.
Ze wzrostem wyzwań związanych z bezpieczeństwem cyber. Niezależnie od tego, czy chcesz wysłać hasło do dokumentu z kolegami, czy negocjować ofertę poufnego klienta, IT’jest niezbędne do wdrożenia najlepszego dostępnego szyfrowania wiadomości e -mail w programie Outlook, aby zapewnić Ci’naprawdę zabezpieczone.
Jak wysłać w pełni zaszyfrowany e -mail w programie Outlook
Microsoft Outlook’s Usługi szyfrowania e -mail są’t tak bezpieczne, jak możesz według ciebie. Wynika to z faktu, że Outlook szyfruje pocztę e -mail za pomocą S/MIME (bezpieczne/wielofunkcyjne rozszerzenia poczty internetowej) i szyfrowania wiadomości Office 365, które zarówno polegają na włączeniu nadawcy, jak i odbiorcy.
Nie możesz być chroniony podczas e -maila do odbiorcy, który korzysta z platformy e -mail, która nie’T Wsparcie S/MIME lub Office 365 Szyfrowanie wiadomości. Bezpłatni użytkownicy internetowej, tacy jak klienci w Gmailu, Yahoo i iCloud, często wygrywali’t mają funkcjonalność potrzebną do solidnego szyfrowania wiadomości e -mail.
W 2019 r. Cyberprzestępcy zhakowali program klientów internetowych.com i uzyskał dostęp do poufnych prywatnych informacji, w tym linie przedmiotów e -mail, nazw folderów, list kontaktów i niektórych treści e -mailowych. Korzystanie z end-to-end szyfrowania jest jedynym sposobem na upewnienie się, że wiadomości e-mail i załączniki programu Outlook są całkowicie bezpieczne, zarówno podczas przejścia do odbiorcy, jak i siedząc w spoczynku w skrzynce odbiorczej.
Korzystanie z usług szyfrowania e-maili innej firmy
Aby upewnić się, że Twoje e -maile i załączniki są całkowicie bezpieczne, firma może przejść do osobnego dostawcy e -maila szyfrowania. Ale w tym przypadku straciłbyś całą funkcjonalność perspektyw’przyjdź na poleganie.
Zamiast kłopotać się zmieniającymi się platformami pocztowymi, kolejnym wygodniejszym rozwiązaniem jest dodanie usługi szyfrowania dodatków trzecią do programu Outlook. Ale ty’LL chce się upewnić, że wybierzesz usługę, która się nie’T Dodaj znaczne tarcie do procesu e -mail zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.
Szyfrowanie wiadomości e -mail bez usprawnionego wrażenia użytkownika może wymagać wyjątkowo niewygodnych kroków, aby wysłać i przeczytać wiadomość e -mail, co utrudnia użycie. Jeśli tak jest, wygrał’nie są konsekwentnie stosowane przez pracowników i innych osób w Twojej organizacji.
Podczas instalacji Digifif’Szyfrowanie programu Outlook, wysyłanie bezpiecznych e-maili i załączników programu Outlook jest łatwe.
Jak używać Digify do szyfrowania wiadomości e -mail i załączników
Z Digify’Szyfrowanie programu Outlook, możesz szyfrować e-maile* i załączniki bez zmiany przepływu pracy lub pozostawieniem skrzynki odbiorczej. Ty też nie’T musi ręcznie podać swojemu odbiorcy hasło lub poprosić go o zasubskrybowanie platformy.
Kontroluj dostęp do załącznika e -mail w dowolnym momencie po jego wysłaniu i wybierz, czy odbiorca może go pobrać lub wydrukować. Dodaj znak wodny i ustaw dokument na samozniszczenie po określonym czasie. Możesz także zobaczyć, ile razy Twój dokument był oglądany i jak długo.
Aby zacząć od Digify’Szyfrowanie programu programu Outlook podążaj za tymi pięcioma prostymi krokami:
- Pobierz dodatek Digify Outlook Encryption tutaj.
- Skomponuj swoją wiadomość e -mail w Digify’S dodatek programu Outlook
- Dołącz swój dokument do wiadomości e-mail za pomocą dodatku
- Dostosuj następujące ustawienia zabezpieczeń:
- Kontrola dostępu: Dodaj odbiorców, którzy powinni otrzymać dostęp
- Uprawnienia: Ustaw uprawnienia do drukowania i pobierania załączonego dokumentu
- Znakomicie wodne: Wybierz, czy dołączyć spersonalizowany znak wodny do identyfikacji i śledzenia
- Wygaśnięcie: Wybierz datę i godzinę, gdy załączony dokument automatycznie wygasa
- Włóż załącznik programu Outlook jako link w e -mailu i wyślij
Obejrzyj demo wideo poniżej, aby dowiedzieć się, jak wysłać zaszyfrowaną wiadomość e -mail w programie Outlook.
Aby zaszyfrować wiadomości e-mail i załączniki programu Outlook, DiGify korzysta z algorytmu szyfrowania AES-256, który jest certyfikowany przez National Security Administration (NSA) dla najważniejszych dokumentów.
Jak Twój odbiorca otwiera zaszyfrowany e -mail i załączniki programu Outlook
Gdy odbiorca otrzyma zaszyfrowane załącznik e -mail, wszystko, co muszą zrobić, to kliknąć link do załącznika w e -mailu. Załącznik e -maila Outlook można następnie wyświetlić za pomocą bezpiecznego linku Digify.
Możesz także wybrać, jeśli chcesz, aby odbiorca zweryfikował swój adres e -mail, aby otworzyć załączony dokument. Po wybraniu tej opcji kod jest automatycznie tworzony i wysyłany do odbiorcy, aby mógł otworzyć załącznik.
Jak śledzić zaszyfrowane e -maile i załączniki programu Outlook
Jako najpopularniejsza metoda komunikacji biznesowej organizacje polegają na wiadomości e -mail w celu wysyłania wrażliwych dokumentów, takich jak umowy, prezentacje i wiele innych rodzajów plików. Po wysłaniu e -maila musisz zgadnąć, gdzie kończą się Twoje załączone dokumenty, a jeśli zostali otwarte przez odbiorcę.
Oprócz bezpiecznego szyfrowania wiadomości e -mail i załączników Microsoft Outlook za pomocą DIGIFIF, możesz śledzić swój e -mail i załączony dokument do wyświetlenia, gdy one’ponownie otworzył, wydrukował i przekazał wszystko ze skrzynki odbiorczej.
Możesz zobaczyć, kiedy odbiorca otworzył Twój e -mail i załącznik, jak długo je przeglądali, a jeśli pobrały lub wydrukowali dokument. Po ustalonej ilości czasu możesz skonfigurować swój e -mail i załącznik, aby automatycznie wygasa.
W ten sposób nigdy nie musisz ryzykować, że informacje poufne są narażone na niewłaściwą osobę lub organizację. Po prostu kliknij przełącznik przełącznika, aby odwołać dostęp po programie Outlook E -mail i załącznik do odbiorcy.
Wniosek
Naruszenia danych ujawnione 4.1 miliard rekordów w pierwszych sześciu miesiącach 2019. Mimo że naruszenia danych stają się coraz bardziej powszechne, wiele firm nie jest przygotowanych do ich zapobiegania i zwalczania, tym samym narażając niepotrzebne ryzyko zarówno reputacji, jak i strat finansowych.
Na szczęście możesz zwiększyć bezpieczeństwo e -mail w stosunku do naruszeń za pomocą rozwiązań szyfrowania wiadomości e -mail, takich jak DiGIFIF. Teraz możesz odzyskać kontrolę nad tym, kto ma dostęp do wiadomości e -mail i załączników programu Outlook bez poświęcania bezproblemowej współpracy.
Zobacz, jak łatwo jest bezpiecznie wysyłać zaszyfrowane e -maile i załączniki programu Outlook do dowolnego miejsca i każdego, kogo chcesz z bezpłatną próbą Digify’Szyfrowanie e-maili S Outlook.
Automatycznie szyfrowanie e -maili internetowych z Office 365 Szyfrowanie wiadomości
W ubiegłym roku Microsoft opublikował dodatkową funkcjonalność do szyfrowania wiadomości Office 365 (OME), w tym nowy szablon szyfrowania “ Tylko szyfruj ” który, w przeciwieństwie do “Nie przekazywać dalej”, Szyfruje tylko e -mail za pomocą OME. Po odszyfrowaniu przez odbiorcę wiadomość można traktować jak każde inne. Później w 2018 r. Microsoft ogłosił, że zostało to przetestowane i że będą również wydawać domyślne zasady transportu w Office 365 w celu automatycznego szyfrowania wiadomości e -mail zawierających poufne typy informacji za pomocą “ Tylko szyfruj ” szablon. Jednak po opinii społeczności od grudnia do końca stycznia Microsoft ogłosił 30 stycznia, że nie było już kontynuowane i przekazało wskazówki, jak samodzielnie wdrożyć te same zasady, jeśli ta funkcjonalność jest korzystna dla Twojej organizacji.
Najwyraźniej było wrażenie, że ruch ten spowoduje zbyt duże zakłócenia. Dla wielu organizacji i użytkowników byłoby to trudne do przygotowania z powodu potencjalnie dużego wpływu, jakie miał nie tylko na nich, ale także ich odbiorców. Chociaż Microsoft’Intencja była niewątpliwie dobra, ponieważ większość organizacji nieustannie szuka sposobów na lepsze procesy w zakresie wrażliwych informacji, po prostu nie było’t wykonalne w tej chwili.
Oryginalną intencją Microsoft polegała na szyfrowaniu wiadomości zawierających następujące wrażliwe typy informacji:
- Numer routingu ABA
- Numer karty kredytowej
- Numer agencji ds. Egzekwowania narkotyków (DEA)
- U.S./U.K. numer paszportu
- U.S. numer konta bankowego
- U.S. Indywidualny numer identyfikacyjny podatnika (ITIN)
- U.S. Numer ubezpieczenia społecznego (SSN)
Jeśli chcesz zastosować tę zasadę transportu, nadal możesz ją wypełnić, ręcznie konfigurowanie reguły transportu i ustawień szyfrowania wiadomości w Office 365. Po pierwsze, powinieneś połączyć się z Exchange Online PowerShell za pomocą instrukcji w tym poście. Następnie uruchom następujące polecenie, aby zaktualizować ustawienia szyfrowania wiadomości Office:
Set -IrrmConfiguration -DecryptattachmentForryptonly $ true
To polecenie konfiguruje OME, aby zaszyfrował tylko sam e -mail, a nie załączniki zawarte w e -mailu. Oznacza to, że po odszyfrowaniu wiadomości e -mail, logując się lub weryfikując swoją tożsamość, mają pełny dostęp do otwierania, edytowania, drukowania lub przekazywania załącznika, jak w przypadku dowolnego innego wiadomości e -mail. Jeśli nie masz’t Uruchom to polecenie, gdy użytkownik odszyfiera wiadomość e-mail, załączniki pozostaną chronione i tylko do odczytu.
Po zaktualizowaniu konfiguracji załącznika możesz następnie utworzyć regułę transportu za pomocą następującego polecenia:
New -transportrule -name ”szyfrować wychodzące wrażliwe e -maile (poza pudełkiem)„ -senttoscope notInorganizacja -ApplyRightsprotectionTemplate ”Encrypt” -messagecontainsDataClassifications@(@,@,@,@,@,@,@) -NotiFysender ”Następnie możesz przeglądać i zaktualizować regułę transportu w centrum administracyjnym Exchange Online. Możesz także dodać dowolne niestandardowe typy informacji, które mogłeś skonfigurować najemcę do tej samej reguły, jeśli chcesz.
Chociaż wydaje się, że istnieje ogólny konsensus, że ta zasada powinna’T Zostanie dodany lub włączony domyślnie, jak wspomniałem wcześniej, należy domyślnie rozważyć przeprowadzkę do szyfrowania więcej e -maili, a ty donujesz’T musi ograniczyć zakres tego do tylko wrażliwego rodzaju informacji. Możesz zastosować szablon Szypt do dowolnych wiadomości e -mail.
Na przykład możesz celować w określone domeny odbiorców:
Lub możesz szyfrować wiadomości za pomocą określonego ciągu:
Jest to jeden z wielu sposobów automatycznego stosowania szyfrowania, aby najlepiej odpowiadać organizacji, a jeszcze lepiej chronić użytkowników przed wyciekami danych i poprawić bezpieczeństwo danych.
