Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa

• Nie możesz łatwo przeglądać swoich zdjęć – Jest to powszechna skarga, którą słyszymy od klientów przeprowadzających się z SharePoint do Dash (nasza matka). Naprawdę trudno jest przeglądać obrazy. Musisz kliknąć każdą małą miniaturę, aby znaleźć potrzebną treść.

Zarządzanie treścią korporacyjną w Microsoft 365: Kompletny przewodnik

Zarządzanie treścią dla przedsiębiorstw (ECM) W Microsoft 365 Zapewnia zestaw procesów, metod i narzędzi zaprojektowanych do pełnego Zarządzanie cyklem życia treści. Oszczędza czas i zasoby, zapewnia zgodność regulacyjną, obniża niepotrzebne koszty, poprawia dostępność treści i zadowolenie klientów oraz wspiera ciągłość biznesową.

Całkowita ilość danych utworzonych i zużytych na całym świecie osiągnęła 79 Zettabajtów w 2021. Przewiduje się, że liczba ta wzrośnie do 181 Zettabajtów do 2025.

Jest to bardzo danych.

Jednak spośród wszystkich danych utworzonych w celach biznesowych tylko niewielki procent zostanie przechowywany, a jeszcze mniejszy procent będzie zarządzany właściwie.

W tym miejscu wchodzi zarządzanie treściami korporacyjnymi.

Cykl życia zarządzania treścią w Microsoft 365

Nowoczesne podejście do ECM odzwierciedla sposoby, w jakie użytkownicy tworzą i konsumują treści.

Zamiast stać się uśpionymi, Microsoft 365 ECM Narzędzia i możliwości umożliwiają treści z czasem przy jednoczesnym zachowaniu kontroli procesu zarządzania. W konsekwencji przyczyniają się do każdego z czterech etapów Zarządzanie cyklem życia treści: tworzyć, koordynować, chronić, I Zbiór (patrz wykres poniżej).

Ten artykuł poprowadzi Cię przez najbardziej przydatne Funkcje, narzędzia i możliwości Microsoft 365 ECM dla swojej korporacji i służyć ci jako punkt wyjścia do ich wdrożenia. Zanurzmy się!

TWORZYĆ

SharePoint Online vs. OneDrive – jaka jest różnica?

Microsoft 365 zawiera serię różnych narzędzi do przechowywania, dostępu i zarządzania różnymi dokumentami używanymi w codziennej pracy. Wybierając odpowiednie rozwiązanie do przechowywania w chmurze, twój wybór będzie zależeć od potrzeb biznesowych. Jaka jest różnica pomiędzy Onedrive I SharePoint, na przykład?

SharePoint Online pojedyncza baza wiedzy ważnych i autoryzowanych informacji. Wspiera współpracę treści w M365, w tym pliki, z którymi pracujesz w zespołach, Yammer i Outlook. Umożliwia portale, wiadomości, strony, listy i platformę dla aplikacji biznesowych. Onedrive, Z drugiej strony pozwala przechowywać prywatne pliki w scentralizowanej lokalizacji, i dostęp do nich z różnych urządzeń. Gdy tylko będziesz gotowy udostępnić swoje pliki, możesz to łatwo zrobić. W OneDrive jesteś właścicielem utworzonych dokumentów, podczas gdy w SharePoint własność treści należy do właściciela witryny.

Niezależnie od wybranego, obie opcje przewyższają poziom dokumentów i idą dalej, aby umożliwić tworzenie i współpracę treści. Microsoft Teams to kolejne centrum współpracy, które tu pojawia się. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak różni się od SharePoint, upewnij się, że przeczytaj ten post na blogu.

KOORDYNOWAĆ

Zarządzanie dokumentami w Microsoft 365

Badanie przeprowadzone przez Nucleus Research wykazało, że aż 9 USD.8 milionów rocznie może być zaoszczędzone dzięki odpowiedniemu korzystaniu z systemu usług treści. Większość czasu jest zmarnowana na poszukiwanie istniejących dokumentów i odtwarzanie nowych.

Czas, okazuje się, naprawdę to pieniądze.

Zarządzanie dokumentami w Microsoft 365 może pomóc w zapisywaniu obu następujących możliwości:

• Wspominając o użytkowniku w komentarzu OneDrive, aby zwrócić uwagę na sprawę i w razie potrzeby udzielić dostępu bezpośrednio
• Udostępnianie linków treści OneDrive w zespołach Microsoft i kontrolowanie dostępu użytkowników
• Przeglądanie różnych typów plików w OneDrive bez konieczności pobierania programu, e.G., Pliki autocad i obrazy 3D
• Współpraca na żywo na dokumentach i wzajemnie widzenie zmian w czasie rzeczywistym
• Za pomocą Przyjazd Wyjazd Aby zablokować dokumenty do edycji podczas współautora, aby chronić dokumenty przed przypadkowymi zmianami lub nadpisaniem
• Za pomocą Wersja Aby utworzyć wiele wersji dokumentu, aby zapobiec powielaniu tego samego dokumentu i umożliwienie przywrócenia go do poprzedniej wersji, jeśli to konieczne
• Za pomocą przepływy pracy usprawnić i zautomatyzować procesy, takie jak zbieranie podpisów, opinia lub zatwierdzenia planu lub dokumentu
• Dostarczanie , informacje o treści do klasyfikacji i kategoryzacji oraz ich odebrania przez wyszukiwarkę. W SharePoint 2016 wprowadzono nową i ulepszoną wersję zarządzanych metadanych, umożliwiając jeszcze bardziej wydajną klasyfikację i odkrycie dokumentów.

CHRONIĆ

Ochrona informacji w Microsoft 365

Ochrona poufnych informacji ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji. Microsoft 365 oferuje zestaw zaawansowanych narzędzi i funkcji, które pomogą Ci zapewnić bezpieczeństwo i zgodność treści.

• – Możliwości DLP Microsoft 365 pozwalają na identyfikację, monitorowanie i ochronę poufnych informacji na różnych platformach i aplikacjach. Możesz zdefiniować zasady, aby zapobiec wyciekom danych i egzekwować zgodność z przepisami.
• Zarządzanie prawami informacyjnymi (IRM) – IRM umożliwia kontrolowanie praw dostępu i użytkowania wrażliwych dokumentów i e -maili. Możesz określić, kto może przeglądać, edytować, drukować lub przekazywać konkretne treści, nawet jeśli jest udostępniana poza organizacjami.
• Zasady retencji – Dzięki zasadach retencji możesz ustawić reguły dla tego, jak długo należy zachować określone treści, a kiedy należy je usunąć. Pomaga to przestrzegać wymogów prawnych i regulacyjnych oraz zapobiegać niepotrzebnej akumulacji danych.
• Zaawansowana ochrona zagrożeń (ATP) – ATP pomaga chronić organizację przed zaawansowanymi zagrożeniami e -mail, takimi jak próby phishingowe, złośliwe oprogramowanie i ransomware. Wykorzystuje uczenie maszynowe i sztuczną inteligencję do wykrywania i blokowania podejrzanych zajęć.
• Zarządzanie urządzeniami mobilnymi (MDM) – Możliwości MDM Microsoft 365 umożliwiają zabezpieczenie i zarządzanie urządzeniami mobilnymi używanymi przez pracowników. Możesz egzekwować zasady, kontrolować dostęp do danych korporacyjnych i zdalnie wytrzeć urządzenia w przypadku straty lub kradzieży.

Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa

Możesz’t Łatwo przeglądaj swoje obrazy – Jest to powszechna skarga, którą słyszymy od klientów przeprowadzających się z SharePoint do Dash (nasza matka). To’jest naprawdę trudny do przeglądania obrazów. Musisz kliknąć każdą małą miniaturę, aby znaleźć potrzebną treść.

Zarządzanie treścią korporacyjną w Microsoft 365: Kompletny przewodnik

Zarządzanie treścią dla przedsiębiorstw (ECM) W Microsoft 365 Zapewnia zestaw procesów, metod i narzędzi zaprojektowanych do pełnego Zarządzanie cyklem życia treści. Oszczędza czas i zasoby, zapewnia zgodność regulacyjną, obniża niepotrzebne koszty, poprawia dostępność treści i zadowolenie klientów oraz wspiera ciągłość biznesową.

Całkowita ilość danych utworzonych i zużytych na całym świecie osiągnęła 79 Zettabajtów w 2021. Przewiduje się, że liczba ta wzrośnie do 181 Zettabajtów do 2025.

To’S bardzo danych.

Jednak spośród wszystkich danych utworzonych w celach biznesowych tylko niewielki procent zostanie przechowywany, a jeszcze mniejszy procent będzie zarządzany właściwie.

W tym miejscu wchodzi zarządzanie treściami korporacyjnymi.

Cykl życia zarządzania treścią w Microsoft 365

Nowoczesne podejście do ECM odzwierciedla sposoby, w jakie użytkownicy tworzą i konsumują treści.

Zamiast stać się uśpionymi, Microsoft 365 ECM Narzędzia i możliwości umożliwiają treści z czasem przy jednoczesnym zachowaniu kontroli procesu zarządzania. W konsekwencji przyczyniają się do każdego z czterech etapów Zarządzanie cyklem życia treści: tworzyć, koordynować, chronić, I Zbiór (patrz wykres poniżej).

Ten artykuł poprowadzi Cię przez najbardziej przydatne Funkcje, narzędzia i możliwości Microsoft 365 ECM dla swojej korporacji i służyć ci jako punkt wyjścia do ich wdrożenia. Pozwalać’s nurkuj!

TWORZYĆ

SharePoint Online vs. OneDrive – jaka jest różnica?

Microsoft 365 zawiera serię różnych narzędzi do przechowywania, dostępu i zarządzania różnymi dokumentami używanymi w codziennej pracy. Wybierając odpowiednie rozwiązanie do przechowywania w chmurze, twój wybór będzie zależeć od potrzeb biznesowych. Jaka jest różnica pomiędzy Onedrive I SharePoint, na przykład?

SharePoint Online to współpraca, oparta na chmurze platforma, która działa jako pojedyncza baza wiedzy ważnych i autoryzowanych informacji. Wspiera współpracę treści w M365, w tym pliki, z którymi pracujesz w zespołach, Yammer i Outlook. Umożliwia portale, wiadomości, strony, listy i platformę dla aplikacji biznesowych. Onedrive, Z drugiej strony pozwala przechowywać prywatne pliki w scentralizowanej lokalizacji, i dostęp do nich z różnych urządzeń. Jak tylko’gotowe do udostępnienia plików, możesz to łatwo zrobić. W OneDrive, ty’Ponownie właściciel utworzonych dokumentów, podczas gdy w SharePoint własność treści należy do właściciela witryny.

Niezależnie od wybranego, obie opcje przewyższają poziom dokumentów i idą dalej, aby umożliwić tworzenie i współpracę treści. Microsoft Teams to kolejne centrum współpracy, które tu pojawia się. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak różni się od SharePoint, upewnij się, że przeczytaj ten post na blogu.

KOORDYNOWAĆ

Zarządzanie dokumentami w Microsoft 365

Badanie przeprowadzone przez Nucleus Research wykazało, że aż 9 USD.8 milionów rocznie może być zaoszczędzone dzięki odpowiedniemu korzystaniu z systemu usług treści. Większość czasu jest zmarnowana na poszukiwanie istniejących dokumentów i odtwarzanie nowych.

Czas, okazuje się, naprawdę to pieniądze.

Zarządzanie dokumentami w Microsoft 365 może pomóc w zapisywaniu obu następujących możliwości:

• Wspominając o użytkowniku w komentarzu OneDrive, aby zwrócić uwagę na sprawę i w razie potrzeby udzielić dostępu bezpośrednio
• Udostępnianie linków treści OneDrive w zespołach Microsoft i kontrolowanie dostępu użytkowników
• Przeglądanie różnych typów plików w OneDrive bez konieczności pobierania programu, e.G., Pliki autocad i obrazy 3D
• Współpraca na żywo na dokumentach i widząc się nawzajem’S zmiany w czasie rzeczywistym
• Za pomocą Przyjazd Wyjazd Aby zablokować dokumenty do edycji podczas współautora, aby chronić dokumenty przed przypadkowymi zmianami lub nadpisaniem
• Za pomocą Wersja Aby utworzyć wiele wersji dokumentu, aby zapobiec powielaniu tego samego dokumentu i umożliwienie przywrócenia go do poprzedniej wersji, jeśli to konieczne
• Za pomocą przepływy pracy usprawnić i zautomatyzować procesy, takie jak zbieranie podpisów, opinia lub zatwierdzenia planu lub dokumentu
• Dostarczanie metadane, informacje o treści do klasyfikacji i kategoryzacji oraz ich odebrania przez wyszukiwarkę. W SharePoint 2016 wprowadzono nową i ulepszoną wersję zarządzanych metadanych, umożliwiając jeszcze bardziej wydajną klasyfikację i odkrycie dokumentów.

CHRONIĆ

Jeśli ty’Zastanawiam się nad dokładnym znaczeniem tego terminu “rządzenie”, Ty’nie jedyny.

.

Grupy Microsoft 365 jest centralnym narzędziem w Zarządzanie współpracą. Dodanie użytkownika do określonej grupy daje im pozwolenie Aby uzyskać dostęp do jego zasobów. Grupy zawsze zawierają narzędzia do współpracy, takie jak strona SharePoint, planista, przestrzeń robocza Power BI, skrzynka pocztowa, kalendarz i strumień. Istnieje wiele sposobów, w jakie użytkownicy dają dostęp, ale ten jest uważany za najlepszą praktykę.

Dodatkowe możliwości zarządzania, takie jak ograniczenia dzielenia się kontaktami, są dostępne w SharePoint, zespołach i Azure Active Directory. Z plami Azure można łatwo wdrożyć predefiniowane zestawy standardów, takie jak przydziały ról, zadania zasad, grupy zasobów i szablony menedżera zasobów. Wszystkie te usługi są zgodne z wymogami dotyczącymi zarządzania i zgodności.

Zapewnienie odpowiedniego zarządzania w Microsoft 365 może być czasochłonnym procesem. Na szczęście możesz to zautomatyzować.

SYSKIT Point dla Microsoft 365 Zarządzanie

Wyobraź sobie kontrolowanie dostępu użytkowników w wysoce regulowanej branży. .

Z Syskit Point jest to zrobione za pomocą kilku kliknięć.

To narzędzie zarządzania Microsoft 365 jest idealnym uzupełnieniem wszystkich wymienionych powyżej możliwości. Śledzi dostęp użytkownika dostarczać Pełna przejrzystość w formie łatwych do zrozumienia raportów bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to, że aktywność użytkownika i administracyjna, uprawnienia i członkostwa w Microsoft 365 są w sposób identyfikowany w ciągu kilku sekund.

Jako ciągły wysiłek na rzecz egzekwowania polityki zarządzania, Syskit Point pomaga również zautomatyzować zarządzanie Office 365. Deleguje odpowiedzialność od zespołu IT na witrynę, zespoły Microsoft i właścicieli grup Microsoft 365. Proces jest nazywany przegląd dostępu i jest zaplanowane okresowo wysyłając automatyczne prośbę e -mail do właścicieli witryn, którzy ją wykonują. W rezultacie możesz łatwo zbadać potencjał naruszenia bezpieczeństwa i zatrzymaj swojego najemcę bez bałaganu.

Bezpieczeństwo i zgodność w Microsoft 365

W ciągu ostatnich kilku lat właściciele firm internetowych tracą sen z powodu cyberataków i funkcjonariuszy ds. Zgodności. Z wieloma gotowymi możliwościami bezpieczeństwa i zgodności, Microsoft 365 po raz kolejny przychodzi na ratunek. Jego najlepsze praktyki bezpieczeństwa można podzielić na cztery główne obszary:

1. Zarządzanie tożsamością i dostępem

Narzędzia Microsoft Identity and Access Management (IAM) Włącz bezpieczny dostęp Aby zasobów, odparuj Podejrzane próby logowania I chronić poświadczenia użytkownika Za pomocą kontroli dostępu opartego na ryzyku, narzędzi do ochrony tożsamości i silnych opcji uwierzytelniania.

2. Ochrona przed zagrożeniem

Dzięki zintegrowanym, zautomatyzowanym rozwiązaniom bezpieczeństwa, Microsoft Threat Protection pomaga bezpieczne dane pracowników Przeciwko powstającym zagrożeniom cybernetycznym. Zasilany sztuczną inteligencją (AI), Azure Sentinel umożliwia ci wykryć zagrożenia i odpowiedz na nie szybko. Microsoft 365 Defender i Azure Defender pozwalają zapobiegać i wykrywać ataki w aplikacjach danych i chmur.

3. Ochrona informacji

Klasyfikacja danych Umożliwia identyfikację ważnych informacji w środowiskach chmury i lokalnych i dodawanie odpowiednich etykiet wrażliwości, aby kontrolować, dokąd podróżują dane. Zapobieganie utracie danych (DLP) chroni Twoją organizację’poufne informacje, takie jak dane finansowe, numery kart kredytowych, dokumentacja medyczna, numery ubezpieczenia społecznego itp., Umożliwiając tworzenie zasad DLP i zarządzania nimi w centrum zgodności Microsoft 365.

4. Zarządzanie bezpieczeństwem i ryzykiem

Microsoft 365 Security and Risk Management Strażników Twojej organizacji’Skrytyczne informacje poprzez szybkie identyfikowanie i naprawianie ryzyka zarówno złośliwych, jak i niezamierzonych działań. Obejmuje zarządzanie ryzykiem poufnym, bariery informacyjne, blokadę klienta, uprzywilejowane zarządzanie dostępem (PAM) i zaawansowane audyt.

Zarządzanie zgodnością w Microsoft 365

Z ponad 220 aktualizacjami regulacyjnymi publikowanymi codziennie, krajobraz zgodności nadal się rozwija szybko. Na szczęście nie’T muszę nadążyć za tym wszystkim – Microsoft Compliance Manager robi to dla Ciebie. Sprawdź jego kluczowe funkcje:

• Wynik zgodności pokazuje swoją obecną pozycję na podstawie podstawowej linii bazowej Microsoft 365. Umożliwia śledzenie postępów i ustalanie priorytetów działań związanych z większym potencjalnym ryzykiem.
• Sterownica Podaj zestaw działań i procedur wymaganych do spełnienia konkretnej regulacji, w tym konfiguracji systemu, procesu organizacyjnego i osób odpowiedzialnych za to.
• Ocena Obejmuje grupowanie kontroli, które należy wypełnić, aby spełnić wymagania standardu, rozporządzenia lub prawa.
• Gotowe szablony są przewidziane do tworzenia ocen.
• Działania ulepszenia scentralizuj działania w zakresie zgodności.

Microsoft 365 Polityka retencyjna i etykiety retencyjne

Zachowanie lub nie zachowanie, takie jest pytanie.

Poprzez dodanie Etykiety retencyjne, Decydujemy, czy i jak długo chcemy zachować różne dokumenty.

Ustawienia retencji sprowadzają się do następujących trzech scenariuszy:

• Zachowaj tylko: Zachowaj treść na zawsze lub przez określony okres.
• Usunąć tylko dla: Trwale usuń treść po określonym okresie.
• Zachowaj, a następnie usuń: Zachowaj treść przez określony okres, a następnie na stałe ją usuń.

Możesz przypisać ustawienia retencji grupie treści na wyższym poziomie (polityka retencyjna) lub na poziomie pozycji (etykiety retencyjne). Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje o działania.

Rekordy i usposobienie w Microsoft 365

. Treść może być oznaczona jako rekord lub rekord regulacyjny z różnymi ograniczeniami dla dozwolonych lub zablokowanych działań.

Gdy treść zostanie uznana za rekord:

• Ograniczenia są umieszczane na elementach pod względem dozwolonych lub zablokowanych działań.
• Dodatkowe zajęcia o elemencie są rejestrowane.
• Ty masz dowód usposobienia Gdy elementy zostaną usunięte pod koniec okresu retencji.

Dokumenty na końcu okresu retencji można zarządzać na stronie dyspozycji w zarządzaniu dokumentacją, ale tylko wtedy, gdy masz rolę zarządzania dyspozycją. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat uprawnień i recenzji dyspozycji, upewnij się, że przeczytaj ten dokument Microsoft.

Ediscovery w Microsoft 365

Wszystkie różne typy treści przebywających w ekosystemie Microsoft 365 obecnym potencjałem Wyzwania prawne, Dlatego należy je łatwo znaleźć. Ediscovery to proces identyfikacji informacji elektronicznych, które można wykorzystać jako dowód w sprawach prawnych. Możesz użyć Ediscovery Tools w Microsoft 365 do wyszukiwania treści w Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint Online, Microsoft Teams, Microsoft 365 Groups i Yammer Teams.

Microsoft 365 zapewnia następujące funkcje ediscovery:

• Wyszukiwanie treści Umożliwia wyszukiwanie treści w źródłach danych Microsoft 365 i eksportować wyniki wyszukiwania.
• Z Core Ediscovery, Możesz tworzyć przypadki ediscovery i przypisywać menedżerów ediscovery do określonych przypadków, współpracować i eksportować w sprawie i umieścić holowanie ediscovery w lokalizacjach treści istotnych dla sprawy.
• Advanced Ediscovery Opieraj się na istniejących możliwościach w Core Ediscovery. Niektóre z nich obejmują zarządzanie custodian, powiadomienia prawne, zaawansowane indeksowanie, filtrowanie zestawu przeglądu, oznaczanie, analityka, modele kodów predykcyjnych i inne.

Odkryj rozwiązania ediscovery i jak się ze sobą porównują.

ZBIÓR

Tradycyjne podejście do ECM zwykle kończy cykl życia zarządzania treścią z archiwizowaniem lub usposobieniem. Tak nie jest w przypadku Microsoft 365 ECM.

Zamiast zapomnieć, zarchiwizowane treści powinny być zebrane – ponownie wykorzystane, kontrolowane, zbadane, zredagowane, mierzone, I przystosowany przez przyszłych użytkowników. Do tej pory sprawdziliśmy wiele narzędzi i możliwości Microsoft 365 ECM, które pozwalają nam to zrobić. Ale co z archiwizowaniem?

Archiwizacja w zamian online

Pod względem firm’ Strategia zarządzania informacyjnego, wcześniej poradziliśmy sobie z zasadami i etykietami retencyjnymi, które obejmują różne typy danych, w tym skrzynki pocztowe, rozmowy zespołów, SharePoint i Data OneDrive. Exchange Online oferuje dalsze możliwości archiwizacji.

Microsoft 365 Archiwum skrzynek pocztowych Czy dodatkowe przestrzenie pamięci pocztowej dostarczone użytkownikom. Po włączeniu funkcji pozwala przenieść aktualnie nieużywane dane do dodatkowej skrzynki pocztowej, zwalniając podstawową skrzynkę pocztową kosztów przechowywania.

Każdy użytkownik jest początkowo podany 100 GB pamięci, którą można dalej rozszerzyć po osiągnięciu limitu. Automatyczne archiwizacja jest stosowana automatycznie, bez konieczności skontaktowania się z Microsoft (co wcześniej było). Archiwum z automatycznego ekspandji ma limit 1.5 TB.

Końcowe przemyślenia

Od tworzenia treści po zbiór, omówiliśmy bogactwo narzędzi i możliwości Microsoft 365 ECM. Jeśli ty’Nie chcąc zabrać swojej firmy’S ECM do następnego poziomu, Don’Jeszcze idź!

Najpierw sprawdź Syskit Point – umożliwia Microsoft 365 narzędzi do osiągnięcia pełnego potencjału. My’Wspomniałem już zautomatyzowane zarządzanie, procesy bezpieczeństwa i śledzenie kontroli dostępu, ale jego specjalnością jest tworzenie zespołów’ żyje łatwiej.

• Syskit uznany za jedną z Europy’najszybciej rozwijające się firmy według Financial Times
• Więc chcesz być administratorem informatycznym? Tutaj’S Twój zestaw startowy.
• Wpływ transformacji cyfrowej na raport administratorów IT
• Uprawnienia zespołów Microsoft

Zarządzanie treścią przedsiębiorstwa

SharePoint był mocno używany do zarządzania treścią korporacyjną (ECM), od czasu pierwszej wersji. W dzisiejszych czasach z SharePoint Online i SharePoint 2013/2016 ONT-PREMISS Istnieje wiele usług, możliwości i opcji zarządzania ECM i treściami w SharePoint. Ten artykuł dotyczy wszystkich dostępnych opcji i technik.

Wytyczne wysokiego poziomu/ogólne zasady

Tutaj postępuj zgodnie z użytecznymi wytycznymi i ogólnymi zasadami rozwiązań ECM:

• Unikaj deklarowania kolumn witryn i typów treści w sub-stronach, a raczej użyj witryny root kolekcji witryn, aby przechowywać wszystkie kolumny witryny i typy treści hierarchii, a następnie skojarzyć zasoby z witryny korzeniowej do witryn
• Polegaj na metadanych, a nie na folderach, aby zdefiniować hierarchię treści
• Unikaj zmiany nazwy rodzimych pól, takich jak Tytuł pole elementów, raczej użyj niestandardowej kolumny o niestandardowej nazwie jako odpowiednią alternatywę
• Preferuj zdalne podejście do udostępniania, jednocześnie udostępniając architekturę informacji (IA), niż korzystać z usług takich jak koncentrator typu treści lub inne usługi replikacji IA
• Jeśli twoje wdrożenie jest w SharePoint Online, wolą korzystać z Microsoft Flow do projektowania procesów biznesowych, zamiast korzystać z silnika przepływu pracy SharePoint 2010 lub silnika Managera Workflow Manager SharePoint 2013/2016
• Unikaj korzystania z funkcji publikacji na stronie zespołu, a raczej stwórz „nowoczesną” stronę komunikacyjną

Hub typu treści

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Hub typu treści umożliwia publikowanie typów treści SharePoint w gospodarstwie. Możesz użyć centrum typu treści do centralnego zarządzania kluczowymi typami treści, których chcesz używać w wielu kolekcjach witryn.

Kluczowe wyzwanie związane z używaniem typu treści jest to, że replikacja typów treści nie jest natychmiastowa dla nowo utworzonych kolekcji witryn lub gdy typy treści są aktualizowane w hubie. Replikacja może potrwać dużo czasu w zależności od wielkości najemcy i ilości danych, w których związane są aktywa hub typu treści.

Artykuły

• Opublikuj typ treści z centrum publikowania treści
• Aktywuj koncentrator syndykacji typu treści
• Hub typu treści w najemcy SharePoint Multi-Geo

Zarządzane metadane / taksonomia

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Usługa Managed Metadata (MMS) i zarządzane pola metadanych pozwalają na dodanie niestandardowych metadanych do przedmiotów i dokumentów. Podczas korzystania z produktów SharePoint możesz zarządzać metadanami centralnie. Możesz zorganizować metadane w sposób, który ma sens w Twojej firmie i użyć metadanych, aby ułatwić znalezienie tego, co chcesz.

Artykuły

• Wprowadzenie do zarządzanych metadanych
• Utwórz zarządzaną kolumnę metadanych
• Zarządzana nawigacja w SharePoint
• Zarządzane metadane w najemcy Multi-Geo SharePoint
• Przegląd zarządzanych metadanych w SharePoint Server 2013

Próbki

• ECM.Autotagowanie
• MVC taksonomia dla dodatku SharePoint
• Kaskadowy zbieracz taksonomii
• Office PNP: Operacje taksonomii
• Synchronizować warunki w wielu sklepach

Zestawy dokumentów

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Zestaw dokumentów to grupa powiązanych dokumentów, które możesz zarządzać jako pojedynczy podmiot. Możesz utworzyć dokument ustawiony w jednym kroku, a następnie zdefiniować jego cechy i metadane. Możesz zarządzać zestawem jako pojedynczy jednostka.

Artykuły

• Wprowadzenie do zestawów dokumentów
• Utwórz i skonfiguruj nowy typ zawartości zestawu dokumentów
• Dostosuj stronę powitalną do zestawu dokumentów
• Utwórz i zarządzaj zestawami dokumentów

Próbki

Wydawniczy

SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

SharePoint Online zawiera zestaw funkcji, które umożliwiają autorkę i publikowanie bogatych stron internetowych do intranetu lub Internetu. Funkcje te znajdują się w infrastrukturze wydawniczej SharePoint i muszą być aktywowane przed użyciem. Możesz je aktywować na poziomie kolekcji witryny lub poziomu witryny. Jednak obecnie powinieneś preferować tworzenie „nowoczesnych” witryn komunikacyjnych i wykorzystać ich nowy układ, aby dostarczać użytkownikom portale informacyjne, zamiast tworzenia witryn publikowania lub umożliwienia funkcji publikacji na stronach zespołowych.

Artykuły

• Rozwiązania brandingowe i obsługi witryny dla SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016 i SharePoint Online
• Strony SharePoint i model strony

Próbki

• Tworzenie nawigacji opartej na MMS
• Wydawnictwo między stronami w SharePoint
• Metadane SharePoint, nawigacja witryny i funkcje witryn publikowania
• Aprowizacja.PublishingFeatures

„Nowoczesne” doświadczenie

Dotyczy:

SharePoint Online rozpoczął stopniowe wprowadzenie „nowoczesnych” doświadczeń w serwisie SharePoint, co ma bezpośredni wpływ nie tylko na wykorzystywanie użytkownika końcowego, ale także na opcje dostosowywania, które można użyć.

Artykuły

• Dostosowywanie „nowoczesnych” doświadczeń w SharePoint Online
• PROGRAMOWANIE „Nowoczesnych” witryn zespołowych programowo
• Dostosowywanie „nowoczesnych” witryn zespołowych
• Dostosowywanie „nowoczesnych” list i bibliotek
• Dostosowywanie „nowoczesnych” stron witryn
• Klasyfikacja „Modern Modern” SharePoint „Modern”

Próbki

• Programowo tworzenie i aktualizacja „nowoczesnych” stron
• Utwórz „nowoczesne” kolekcje witryn
• Utwórz „nowoczesną” witrynę SharePoint za pomocą API SharePoint REST

Klasyfikacja witryny

Dotyczy: Office 365 | SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Klasyfikacja witryny umożliwia zarządzanie klastrami witryn na podstawie ich klasyfikacji z perspektywy zarządzania i zgodności, a także zautomatyzowanie procesów zarządzania w oparciu o klasyfikację witryny. Natywny interfejs użytkownika do stworzenia nowej „nowoczesnej” strony zawiera te informacje.

Artykuły

• Klasyfikacja „Modern Modern” SharePoint „Modern”
• Wdrożyć rozwiązanie klasyfikacji witryny SharePoint

Próbki

• Klasyfikacja witryny
• Zarządzanie informacją
• Rdzeń.Informacje o stronie

Filmy

Zarządzanie prawami informacyjnymi

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Zarządzanie prawami informacyjnymi (IRM) pomaga zapobiegać wydrukowaniu, przekazywaniu, zapisaniu, edytowaniu lub kopiowaniu przez osoby nieautoryzowane. Dzięki IRM w SharePoint Online możesz ograniczyć działania, które użytkownicy mogą przyjmować na pliki pobrane z list lub bibliotek.

Artykuły

• Zarządzanie prawami informacyjnymi
• Skonfiguruj zarządzanie prawami informacyjnymi (IRM) w SharePoint Admin Center
• Zastosuj zarządzanie prawami informacji do listy lub biblioteki

Zarządzanie rekordami

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Zapis jest dokumentem lub innym podmiotem elektronicznym lub fizycznym w organizacji, która służy jako dowód działania lub transakcji przeprowadzonej przez organizację, co wymaga zatrzymania przez pewien czas. Zarządzanie rejestrami to proces, w którym organizacja określa zasady dotyczące rejestrów.

Artykuły

• Przegląd zarządzania rekordami w SharePoint Server 2013
• Wdrożyć zarządzanie rekordami

Próbki

Filmy

Dostawca dokumentów

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

. Jednak technika przypisania identyfikatora różni się w zależności od tego, czy jesteś w SharePoint Online, czy w SharePoint 2013/2016.

Artykuły

• Dostawca dokumentów ID w modelu dodatku SharePoint
• Włącz i skonfiguruj unikalne identyfikatory dokumentów

Zasady zarządzania informacjami

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Polityka zarządzania informacjami jest zestawem reguł dla rodzaju treści. Zasady zarządzania informacjami umożliwiają organizacjom kontrolowanie i śledzenie rzeczy, takich jak utrzymanie treści lub jakie działania użytkownicy mogą podjąć z tą treścią. Zasady zarządzania informacjami mogą pomóc organizacjom w przestrzeganiu przepisów prawnych lub rządowych lub mogą po prostu egzekwować wewnętrzne procesy biznesowe.

Artykuły

• Wprowadzenie do zasad zarządzania informacjami
• Polityka zarządzania informacjami w modelu dodatku SharePoint
• Zaplanuj zasady zarządzania informacjami w SharePoint Server 2013
• Zasady zarządzania informacjami w Office 365
• Utwórz i stosuj zasady zarządzania informacjami

Rozwiązania

Kolumny witryn i typy treści

Dotyczy: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Kolumny i typy treści mają fundamentalne znaczenie dla zdefiniowania architektury informacji rozwiązania SharePoint. Jednak podejście do tworzenia kolumn i typów treści różni się między lokalami SharePoint i SharePoint Online. W pierwszym scenariuszu możesz użyć deklaratywnego XML (CAML), podczas gdy w drugim przypadku używasz CSOM/REST.

Artykuły

• Kolumny witryn i typy treści w modelu dodatku SharePoint
• Wymień typy treści SharePoint i kolumny witryny

Próbki

• Tworzenie typów treści
• Pola i typy treści
• Tworzenie typów treści dokumentów

Top 7 Azure CMSS w 2023

Infrastruktura w chmurze przyspieszyła transformację cyfrową i wprowadziła wiele firm w przyszłość. Ponieważ firmy te starają się przyjąć innowacje i wszystko, co oferuje chmura, inwestycje w chmurze będą nadal rosły.

Azure oferuje kilka korzyści dla organizacji, które wybierają to dla swoich potrzeb w zakresie przetwarzania w chmurze. Azure jest idealny do wdrażania bezgłowych CMS podczas zarządzania i dostarczania treści.

W tym artykule wyjaśniono, co musisz wiedzieć o Azure i podkreśla, dlaczego CMS bezgłowy Azure jest najlepszym wyborem dla Twojej organizacji.

?

Microsoft Azure to publiczna platforma przetwarzania w chmurze, która zapewnia szereg usług w chmurze, w tym pamięć, analityka, obliczenia wirtualne, sieci itp. Azure oferuje infrastrukturę jako usługę (IaaS), platformę jako usługi (PAAS) oraz oprogramowanie jako rozwiązania serwisowe (SaaS), które można używać w połączeniu z serwerami lokalizacyjnymi.

Microsoft Azure odnotowuje wykładniczy rozwój od momentu uruchomienia w 2010 roku jako Windows Azure i jest jednym z najlepszych dostawców chmury na całym świecie. Często postrzegane jako alternatywa dla Amazon Web Services (AWS), Azure oferuje łatwiejszą krzywą uczenia się dla programistów i jest szczególnie popularna wśród organizacji korporacyjnych. 95% firm z listy Fortune 500 polega na Azure w zakresie przetwarzania w chmurze.

Zarządzanie treścią stało się jeszcze bardziej kluczowe dla wyników dla tych organizacji. Potrzebują platformy, która może łatwo zintegrować się z istniejącą infrastrukturą, aby pomóc im spełnić rosnące oczekiwania klientów i ewoluujące kanały. W takim przypadku wybór CMS bez głowy Azure to świetny pomysł.

Azure CMS

Azure CMS, znany również jako system zarządzania treścią na Azure, to platforma w chmurze do zarządzania treścią cyfrową. Azure CMS jest częścią Azure Suite Microsoft Azure Computing Services, który zapewnia użytkownikom szeroką gamę narzędzi do budowania, wdrażania i zarządzania aplikacjami i usługami.

Azure CMS został zaprojektowany tak, aby zapewnić użytkownikom elastyczne i skalowalne rozwiązanie do zarządzania treściami cyfrowymi na różnych platformach i urządzeniach. Platforma jest zbudowana na Cloud Azure, która zapewnia użytkownikom dostęp do szeregu potężnych narzędzi i usług, w tym maszyn wirtualnych, rozwiązań pamięci i funkcji bezpieczeństwa.

U podstaw Azure CMS zapewnia użytkownikom zestaw narzędzi do tworzenia i zarządzania treściami cyfrowymi, w tym strony internetowe, posty na blogu, obrazy i filmy. .

Korzyści z korzystania z oprogramowania Azure i Azure

Platforma Azure Cloud zapewnia ponad 200 produktów i usług, które pomagają organizacjom w tworzeniu, uruchamianiu i zarządzaniu aplikacjami w wielu chmurach, lokalnych, oraz z wolnością przyjęcia ram, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom. Oto niektóre korzyści z wyboru Azure w celu rozmieszczenia bezgłowych CMS:

Bezpieczeństwo i zgodność

Azure został zaprojektowany przy użyciu cyklu życia rozwoju bezpieczeństwa (SDL), który zapewnia, że ​​dane pozostają bezpieczne podczas Azure. Jest to wspierane przez 90+ oferty zgodności, które zabezpieczają dane i usprawniają zgodność.

Analityka

Azure oferuje usługi analityczne oparte na chmurze, które mogą ułatwić inteligencję biznesową, zarządzanie danymi, magazynowanie danych i inne potrzeby analityczne dla organizacji korporacyjnej.

Skalowalność

Azure Storage zapewnia bezpieczne, plastyczne, bezpieczne i wykonujące rozwiązania do przechowywania, umożliwiając wprowadzanie zmian w celu pomieszczeń większej liczby procesorów i zwiększenia skalowalności firmy.

Krzywa uczenia się

Azure wykorzystuje znane narzędzia, z których większość programistów korporacyjnych już korzysta, w tym ASP.Net, Visual Studio, C ++ i więcej, do wdrażania aplikacji natywnych w chmurze. To obniża krzywą uczenia się i ułatwia swojemu zespołowi IT, aby wszystko wzbudzić i.

Opłacalność

Microsoft używa modelu pay-as-you-go dla Azure, co oznacza, że ​​organizacje muszą tylko zapłacić za to, czego używają i mogą się rozwijać, kiedy i jeśli będą potrzebować.

Kontroler tkaniny platformy Azure

Jedna z podstawowych usług Azure, kontroler tkanin, stale monitoruje wszystkie stany sprzętowe. W przypadku, gdy wirtualny komputer hosting serwer staje się niestabilny, kontroler może zresetować ten komputer lub przełączyć aplikację na nową bez interwencji klienta, zmniejszając przestoje i awarie.

Dlaczego warto korzystać z hostingu Azure zamiast AWS lub GCP

Azure, AWS i GCP reprezentują trzy najpopularniejsze opcje hostingu w chmurze. Istnieje jednak kilka powodów, dla których przedsiębiorstwa powinny wybierać platformę Azure w stosunku do pozostałych dwóch:

Dostępność regionalna

Azure jest dostępny w ponad 60 regionach, więcej niż inni dostawcy chmury. Oferując więcej centrów danych, Azure zapewnia większą dostępność treści, niezależnie od tego, gdzie znajdują się klienci.

Lepiej dla Microsoft Enterprises

Kilka firm polega na produktach Microsoft, a wiele może korzystać z istniejących umów przedsiębiorstwa, aby obniżyć koszty licencyjne.

5 powodów, dla których przedsiębiorstwa powinny wybierać bezgłowe CMS Azure

Przedsiębiorstwa mogą wykorzystać o wiele więcej korzyści przy wyborze Azure w zakresie infrastruktury w chmurze. Korzyści te są wzmacniane, gdy wybierają bezgłowy CMS Azure i mogą ogromnie wpływać na wysiłki zarządzania treścią. Oto powody, aby zdecydować się na Azure Bezgłowe CMS:

Bardziej elastyczny rozwój

Bezgłowe CMS nie nakłada żadnych ograniczeń na to, jakie doświadczenia mogą budować programiści. Ponieważ opiera się na podejściu API, programiści mogą tworzyć i wdrażać aplikacje szybciej i szybko zintegrować z istniejącą infrastrukturą. Mają swobodę i elastyczność w wyborze najlepszej frameworku lub metody integracji dla każdego przypadku użycia.

Bardziej niezawodna architektura

Bezgłowa architektura zapewnia lepszą niezawodność, ponieważ jest bezpieczniejsza i skalowalna z wyższą dostępnością. Kiedy członkowie zespołu nie muszą się martwić, czy architektura CMS jest zagrożona ze strony hakerów, czy też nie jest w stanie zaspokoić przyszłe potrzeby, mogą skupić się na tworzeniu treści.

Lepszy alokacja zasobów

Przedsiębiorstwa są przyzwyczajone do zatrudniania wielu specjalistów i konsultantów, aby pomóc im w jak największym wykorzystaniu oprogramowania. W przeciwieństwie do wielu platform Legacy i Suite, bezgłowe CMS zapewnia lepszą łatwość użytkowania, co prowadzi do lepszego alokacji zasobów. Nie muszą zatrudniać dużych zespołów programistów lub marketerów, aby poradzić sobie z kilkoma rzeczami i mogą skupić się na innowacjach w mniejszych grupach.

Angażujące wrażenia z omnichannel

Dzięki bezgłowiu CMS Azure, firmy mogą wreszcie zapewnić omnichannel doświadczenia, które chcą ich klienci. Treść można wdrożyć na dowolnym kanale, niezależnie od tego, czy tablet, strona internetowa, aplikacja mobilna czy VR. Te punkty kontaktowe można również płynnie podłączyć, aby zapewnić spójne wrażenia w całej podróży klienta.

Platformy Azure CMS do rozważenia

Kentico.ai

Kentico to system zarządzania treścią internetową do budowania stron internetowych, sklepów internetowych, intranetów i Web 2.0 witryn społeczności. CMS używa ASP.Net i Microsoft SQL Server do programowania za pośrednictwem silnika portalu, Visual Studio lub Microsoft MVC. Kentico jest również kompatybilny z Microsoft Azure.

Azure i Microsoft Cloud umożliwiają firmom elastyczną skalowanie za pomocą zaplanowanego, opartego na regułach automatycznych sandy. Kentico obsługuje Azure CDN Geo-Redundant Storage, zapewniając użytkownikom szybkie treści dostępu na całym świecie, czyniąc witryny niezawodne i gotowe do wykonania.

Magnolia

Magnolia CMS to system zarządzania treścią sieci WWW, oparty na Javie. Magnolia CMS zapewnia najlepszą mieszankę siły i zwinności przedsiębiorstwa, jednocześnie dając wolność nad stosem DX. Zintegruj istniejące systemy IT i biznesowe do transformacji cyfrowej.

Magnolia CMS jest w pełni kompatybilny z Microsoft Azure. CMS wykorzystuje całe spektrum swoich możliwości, aby zapewnić najszybsze wrażenia dla programistów i administratorów IT. Wykorzystanie platformy chmurowej Azure pozwala uniknąć złożoności konfiguracji lokalnej i poprawia wydajność pracy.

Sitecore

Sitecore to kompletny pakiet narzędzi ze wszystkimi marketerami, aby stworzyć odpowiednie doświadczenia klientów, łącząc CMS z bazą danych, aby uzyskać informacje kontekstowe od użytkowników.

Sitecore używa Azure do zapewnienia zintegrowanego interfejsu użytkownika do zarządzania infrastrukturą dostarczania treści w chmurze, upraszczając wdrożenie. Sitecore Azure jest zbudowany wokół Azure PaaS i zawiera automatyczne wdrażanie i bazy danych SQL, aby zapewnić ciągłą dostawę treści.

Zwinność CMS i Azure: kombinacja błyskawicy

Zapewniliśmy kilka alternatyw, które wykorzystują Microsoft Azure, ale nic nie robi to jak zwinność CMS.

Agility CMS to platforma CMS bezgłego API, zaprojektowana z szybkością i elastycznością. Użytkownicy otrzymują narzędzia do budowania, zarządzania i łatwego utrzymywania swoich treści. System zarządzania treścią zawiera wiele funkcji, w tym wbudowane zarządzanie stronami, zarządzanie dokumentami z biblioteką multimedialną i kontrolę wersji.

Marketerzy mogą również skorzystać z zarządzania przepływem pracy (ograniczony dostęp użytkowników, procesy zatwierdzenia), oddzielenie treści i projektowania, kategoryzacji tagowania i treści, funkcji SEO, integracji mediów społecznościowych, interaktywnych funkcji użytkownika końcowego (e.G., komentowanie, ocena) i nie tylko. Deweloperzy łatwiej będzie budować i wdrażać aplikacje za pomocą interfejsów API i modułów, które można dodać w celu zwiększenia funkcjonalności (e.G., integracja z systemem e -commerce).

Dzięki produktom platformy platformy Azure, takich jak tkanina serwisowa, usługa aplikacji i elastyczne pule baz danych oraz ich kompleksowa zgodność bezpieczeństwa, klienci Agility CMS mogą również cieszyć się szybko ładującymi witrynami, które optymalnie działają pod dużym ruchem i nie stanowią wyzwań związanych z bezpieczeństwem. Użytkownicy mogą również uruchomić płonące szybkie statyczne witryny za pomocą Jamstack bez obawy o skalowanie lub konserwację. Wszystko jest zasilane przez Azure, umożliwiając szybkie dostarczanie plików statycznych nad globalnym CDN.

Kiedy przedsiębiorstwa wybiorą Azure, znajdzie usługę w chmurze uszeregowaną przez Gartnera jako lider branży w IaaS, infrastrukturze wirtualizacji, PAA i usług przechowywania w chmurze. Bogaty zestaw narzędzi Azure, takie jak SQL Management Studio, aplikacje API, aplikacje mobilne, aplikacje logiczne, TFS i Visual Studio, umożliwia programistom koncentrację na budowaniu aplikacji i stron internetowych, które działają bezproblemowo podczas hostów lub w chmurze.

Czy powinienem użyć SharePoint jako mojego rozwiązania?

Jeśli Twoja marka ma mnóstwo zdjęć i filmów, to’jest łatwy do poczucia przytłoczony chaosem treści. Być może potrzebujesz grafiki do kampanii, która istnieje tylko na pulpicie byłej. Może potrzebujesz obrazu do społeczności, ale to’S pochowany w labiryncie folderów w Twojej firmie’.

Okropne, prawo? Jeśli to brzmi prawda, to’nic, nic dziwnego.

Ale trzymaj się sekundy. Podczas gdy SharePoint jest w porządku dla zespołów, które chcą zarządzać dokumentami, a zwłaszcza przydatne, jeśli Twoja firma ma już systemy Microsoft, to’nie jest świetny do zarządzania treściami wizualnymi.
Po to służy cyfrowe zarządzanie zasobami (DAM).

I lepsze wiadomości? ’Trzeba wybrać tamę nad SharePoint lub odwrotnie. Możesz użyć SharePoint do zarządzania dokumentami i matki do zarządzania treściami wizualnymi. Zrobione dobrze, mogą dobrze współpracować we współpracy.

Co to jest SharePoint?

SharePoint jest częścią Microsoft Office Suite. To’S narzędzie do zarządzania plikami, które pozwala tworzyć wewnętrzne przestrzenie robocze i strony internetowe dla Twojego zespołu. Możesz przesyłać wiadomości, publikować aktualizacje i tworzyć poszczególne działy SharePoints, wszystkie połączone przez jedną główną witrynę.

Pomyśl o tym jak o intranetach swojej firmie – miejsce dla zespołów do udostępniania dokumentów i poszukiwania ważnych informacji, których potrzebują, aby wykonywać swoją pracę.

Jeden obszar SharePoint Isn’. To’s, w którym cyfrowy system zarządzania zasobami wchodzi w swój własny.

Co’S Digital Asset Management?

Narzędzia takie jak SharePoint (oraz Drive and Dropbox) wyróżniają się w zarządzaniu plikami. Zarządzanie treściami wizualnymi jest jednak miejscem, w którym narzędzia Dam wchodzą w ich własne. Mówiąc wprost, pozwalają organizować, zarządzać i dzielić się swoją marką’Obrazy S, pliki wideo, zasoby marketingowe i grafika.

Pomyśl o tym, jak ty’ponownie przechowuje treść wizualną. Zamiast marnować godziny na przetrwanie wspólnych napędów na aktywa kampanii’wolisz, aby zająć się swoją pracą? Jeśli tak, to zapora może być tylko rozwiązaniem’Szukam. Jeśli nie, to… wszystko w porządku? Ponieważ ja’Martwiłem się o ciebie.

To, co sprawia, że ​​Dam jest tak przydatna, to możliwość szybkiego wyszukiwania potrzebnych zasobów. Możesz wyszukać rzeczywistą treść swojej treści – jak ‘krzesło’ Lub ‘plaża’. I sprytne tamy, podobnie jak Dash, pozwól ci przypisać własne pola do aktywów.

To jest przydatne, jeśli ty’dostałem mnóstwo linii produktów i chcesz wyszukać poszczególne produkty. Dzięki Dash możesz dodać odpowiednie tagi produktów do swoich zasobów i wyszukać. Przeczytaj więcej we wstępie do zarządzania zasobami cyfrowymi.

Czy Microsoft ma rozwiązanie tam?

Jak my’wspomniany, SharePoint’nie jest idealny do zarządzania treściami wizualnymi. Jeśli tak jest, z pewnością Microsoft zbudował własny system zarządzania zasobami cyfrowymi?

Niestety, nie. Zamiast tego wiele firm umożliwia SharePoint’S ograniczone funkcje ich treści wizualnych lub szukania gdzie indziej. Ale to’Dobrze wiedzieć, że możesz podłączyć SharePoint za pomocą oddzielnego narzędzia tam, takiego jak Dash. Zajmij ten artykuł, aby dowiedzieć się, jak oba narzędzia mogą współpracować.

Dam vs SharePoint – Ważenie opcji

Teraz wiesz trochę więcej o dwóch pretendentach, niech’S zagłębia się w ich podobieństwa i różnice w nieco bardziej szczegółowych informacji. My’Zacznij od ich zalet i wad.

Dam vs SharePoint: Plusy i wady

Jakie są korzyści SharePoint dla zarządzania plikami?

Współpraca – SharePoint to jedno miejsce, w którym Twoje zespoły mogą przeglądać pliki cyfrowe, takie jak dokumenty, pliki PDF i arkusze kalkulacyjne.

Jakie są wady zarządzania zasobami cyfrowymi SharePoint?

Możesz’t Łatwo przeglądaj swoje obrazy – Jest to powszechna skarga, którą słyszymy od klientów przeprowadzających się z SharePoint do Dash (nasza matka). To’jest naprawdę trudny do przeglądania obrazów. Musisz kliknąć każdą małą miniaturę, aby znaleźć potrzebną treść.

Jakie są zalety rozwiązań cyfrowych zarządzania aktywami?

Zaoszczędź czas i pieniądze – Jedną z największych zalet tam (i jednego z szef’Oszczędzaj. Pomyśl o czasie, w którym obecnie spędzasz poszukiwanie aktywów. Jeśli ty’W przypadku pensji twój szef w zasadzie płaci za wyszukiwanie najnowszych ujęć produktów. Inwestowanie w dobrą zaporę zobaczy, że zbierasz ROI w mgnieniu oka.

Jakie są wady tam do ogólnego zarządzania plikami?

Ty’ – Narzędzia Dam są zbudowane do organizacji obrazu i wideo. Podczas gdy możesz przechowywać dokumenty i pliki w narzędziu takim jak Dash, wygrałeś’nie mogę ich edytować w samym systemie tam.

Podsumowując, SharePoint jest dobrym wyborem do przechowywania dokumentów, a jeśli chcesz zsynchronizować z istniejącymi narzędziami MS Office. Ale jeśli chcesz znaleźć i udostępnić swoje treści wizualne, ty’Lepiej korzystać z oprogramowania Dam (takiego jak Dash) zaprojektowane specjalnie do zarządzania obrazami i filmami.

Dam vs SharePoint: Funkcje

Pozwalać’S zacznij od tego, co pozwalają SharePoint i Dam Tools.

Szybko znajdź swoje zdjęcia i filmy – dobre wyszukiwanie oznacza, że ​​możesz szybko dostać się do zdjęć i filmów. Możliwość wyszukiwania treści twoich zdjęć lub pola klienta, przyspieszy rzeczy. Im szybciej znajdziesz swoje zasoby, tym szybciej możesz wysłać je na wolność.

(SharePoint nie jest zaprojektowany do szybkiego wyszukiwania obrazów)

Inspirujące wizualnie – czasami boli to wszystkie twoje piękne treści wizualne renderowane na ogólne obrazy miniatury.

(Wyświetla małe miniatury, które są trudne do nawigacji)

Prześlij i pobieranie plików: chleb i masło zarówno narzędzi do zarządzania matką i plikami.

Zmiana zmiany zmiany rozmiaru i upraw na pobieranie: To umożliwia wszystkim w Twoim zespole korzystanie z obrazów w odpowiednim rozmiarze – bez konieczności robienia tego w Photoshopie.

Kontrola wersji: Pozwoli ci to odpocząć w nocy, znając najnowszą, najbardziej aktualną wersję pliku. Dam i SharePoint mogą to poprzeć.

Udostępnij aktywa: Wysyłanie i udostępnianie plików jest całkiem integralną częścią obu narzędzi.

Różne typy użytkowników, w tym ‘Admin’: To pozwala ustalić poziomy uprawnień – i przechowywać pliki lub zasoby’Nie chcę być jeszcze widziany, prywatny.

Aktywa aktualizacji partii: To tutaj narzędzia zaczynają się rozchodzić. SharePoint to przede wszystkim system zarządzania dokumentami, w którym rzadko musisz dokonywać edycji partii w grupach aktywów.

(Wymagana pewna konfiguracja)

Wspieranie przepływów pracy: Okej, to’S stania się teraz dla SharePoint. Wspieranie przepływów pracy nie jest jego torbą. Narzędzia do matek pozwalają jednak to zrobić. Korzystając z DASK jako przykładu, możesz skonfigurować przepływy pracy zatwierdzenia, więc gdy freelancer przesyła zasoby do Dash, możesz przekazać opinię i poprosić ich o przesłanie poprawionej wersji.

(Wymagana znacząca konfiguracja)

Tworzenie własnych metadanych i niestandardowych pola: Oznacza to tworzenie niestandardowych tagów i pól unikalnych dla Twojej firmy, które pomagają podczas wyszukiwania zasobu. Jest to łatwe w przypadku narzędzi do tam, takich jak Dash. Utwórz pole niestandardowe dla ‘Kampania marketingowa’ Lub ‘linia produkcyjna’, na przykład.

(Wymagana znacząca konfiguracja)

Tworzenie własnych metadanych i niestandardowych pola: Oznacza to tworzenie niestandardowych tagów i pól unikalnych dla Twojej firmy, które pomagają podczas wyszukiwania zasobu. Jest to łatwe w przypadku narzędzi do tam, takich jak Dash. Utwórz pole niestandardowe dla ‘Kampania marketingowa’ Lub ‘linia produkcyjna’, na przykład.

(Wymagana znacząca konfiguracja)

Magazyn w chmurze: To jest konieczne dla większości – jeśli nie wszystkie – marki. Oprogramowanie z przechowywaniem w chmurze oznacza, że ​​możesz uzyskać dostęp do treści z dowolnego miejsca na świecie. I zostanie zapasowy i bezpieczny.

Ty móc być w stanie uciec od używania SharePoint jako systemu tam. Ale pamiętaj o tym’S system zarządzania plikami. To’nie jest świetne z funkcjami lub przepływami pracy, które mają do czynienia z treściami wizualnymi – chyba że masz techniczny świst w trybie gotowości, który może zrobić dla Ciebie wiele integracji i automatyzacji stron trzecich.

Mówiąc prościej, jeśli ty’Ponowne tworzenie i wykorzystanie setek aktywów marketingowych, SharePoint cię spowolnie.

Dam vs SharePoint: jakiego rodzaju spółki je używają?

Zdobycie wyobrażenia o rodzajach firm korzystających z każdego narzędzia może pomóc Ci zdecydować, który z nich jest odpowiedni dla potrzeb Twojej marki. Weźmy się w to.

Jakie typy spółek używają SharePoint?

Firmy wszystkich rozmiarów współpracują z Microsoft Products. Od masywnych przedsiębiorstw, takich jak Axa i Calsberg, po rosnące marki e -commerce, takie jak igła i wątek. Używają go jako intranetu swojej firmy, a także systemu zarządzania plikami. Problem polega na tym, że SharePoint nie jest po prostu dobry w zarządzaniu aktywami cyfrowym.

Z tego powodu wiele z tych firm używa mieszanki Dysu Google i Dropbox na szczycie SharePoint, aby zarządzać plikami wideo i obrazami. Czy możesz sobie wyobrazić, jak chaotyczne może się zdobyć? ��

Jakie firmy korzystają z zarządzania zasobami cyfrowymi?

Każda marka, która korzysta z zdjęć i filmów do marketingu, skorzysta z matki. Ale istnieje wielu różnych dostawców zarządzania zasobami cyfrowymi – każde dostosowane do różnych rodzajów firm.

Na przykład Dash to tama zaprojektowana dla rozwijania marek e -commerce. Nasze funkcje i przepływy pracy zostały zbudowane w celu zaspokojenia potrzeb zespołów e -commerce. Spójrz na kilka poniżej:

�� Farby z powództw Użyj DASH do zarządzania UGC i zawartością wpływu
�� Wodak puszki używają Dash do wysyłania aktywów do swoich sprzedawców

Wiele z tych firm wyrastało narzędzia, takie jak Dropbox, Google Drive i SharePoint. Potrzebują tamy, która będzie rosła wraz z ich marką. Jeśli to brzmi prawdziwie dla ciebie, dlaczego nie zapisać się na 14-dniowy bezpłatny proces? ��

Spróbuj Dash za darmo.
Bez karty kredytowej, bez auto-renew.

Przetworzymy Twoje dane, aby obsłużyć to żądanie. Więcej informacji można znaleźć w naszej polityce prywatności.

Dam vs SharePoint: Które zespoły z nich skorzystają?

Wszystkie Twoje zespoły będą korzystać z jednego lub drugiego. Wszystko zależy od tego, co oni’ponownego użycia Dam lub SharePoint. Pozwalać’S Spójrz na niektóre przykłady:

Zespoły marketingowe
Twój zespół marketingowy może zarządzać zasobami wideo i ujęciami produktów, aby zaprezentować na stronie internetowej i mediach społecznościowych. Lub mogą być konieczne przechowywanie plików audio dla Twojej marki’S Podcast. Dam daje im swobodę zarządzania i dzielenia się tymi aktywami z innymi zespołami, a także freelancerów i agencji. SharePoint, z drugiej strony, będzie przydatny, jeśli one’Ponowne udostępnianie pisemnych treści w dokumentach MS Office.

�� Oto więcej o tym, jak używać DASH jako narzędzia do zarządzania zasobami marketingowymi.

Zespoły projektowe
Zespoły kreatywne, które pracują z plikami kreatywnymi, pokochają Damę. To’zostały zaprojektowane specjalnie dla nich do zarządzania tego typem aktywów.

W DASH projektanci mogą sortować swoją grafikę i zapewnić wszystkim dostęp do najnowszych projektów. I wyszukują i filtrują różne typy plików, takie jak JPG, PNG, SVG. Co’S WIĘCEJ, integracja z narzędziami takimi jak Adobe CC, Figma i Sketch sprawiają, że użycie zasobów jest proste. Przeczytaj mój post o zaporę dla projektantów, jeśli chcesz zagłębić się w więcej korzyści. ��‍��

SharePoint, choć świetny do udostępniania dokumentów, nie jest idealny dla zespołów projektowych. To’jest dobry do zarządzania dokumentami – nie kreatywne zasoby.

Zespoły sprzedaży
SharePoint stanowi świetne rozwiązanie dla zespołów sprzedaży, które muszą zarządzać ważnymi dokumentami. Od raportów po cytaty, propozycje i cen. SharePoint ma również integrację z DOCK, narzędziem CRM, które pomoże zespołom sprzedaży śledzić ich klientów, kontrakty i wiele innych.

Jednak w przypadku zespołów sprzedaży, które muszą uzyskać dostęp do najnowszych strzałów produktów i marki, aby wysłać do klientów, Dam powinien być biblioteką aktywów z wyboru. ��

�� Przeczytaj, w jaki sposób zespół sprzedaży w History and Heraldry Group wykorzystuje Dash, aby pokazać nowe linie produktów swoim klientom.

. Jeśli więc jesteś menedżerem marketingu i chcesz zatwierdzić grafikę przesłaną przez projektanta, będzie to bardzo łatwe za pomocą przepływu pracy zatwierdzenia. Po prostu zaakceptuj projekty, które lubisz lub przekazuj informacje zwrotne na temat tych, którzy potrzebują więcej pracy.

Dam vs SharePoint: łatwość użytkowania

Bez względu na narzędzia, na które się osiedlacie, ty’spędzam w nich dużo czasu. To’jest ważne, aby zastanowić się, jak się czuje wrażenia użytkownika i jak łatwo się z nich korzystać.

SharePoint wygląda jak większość systemów zarządzania plikami. Jego interfejs jest dość standardowy i jest podobny do Dysku Google, więc powinien być’być dużą krzywą uczenia się.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami cyfrowymi może jednak naprawdę się różnić. Możesz zdobyć takie, które czują się przestarzałe, a inne, które są podnoszone w kierunku przedsiębiorstw, które wydają się absurdalnie zbyt skomplikowane.

A potem dostajesz tamy, takie jak nasza własna deska rozdzielcza. To’jest czyste, łatwe do zrozumienia i oddaje sprawiedliwość treści wizualnych. Twoje obrazy nie są już małymi małymi ogólnymi ikonami miniatury, jakby były na SharePoint. Tutaj’s lakierka z płaszczem’S Strona główna Dash. ��

Dam vs SharePoint: Ceny

Jeśli ty’. Tutaj’S Jak te dwa porównują.

Ceny zarządzania zasobami cyfrowymi

Niektóre tamy wygrały’Nie wstać z łóżka za 10 000 funtów miesięcznie – nie żartuję. Oni’często tamy, które nie’T reklamują swoje ceny z góry na swojej stronie internetowej. Jeśli ty’Szukam niedrogiego rozwiązania tam, które nie’T poświęci się na jakość, a potem Dash jest dla ciebie. Spójrz na nasz post na temat Enterprise Digital Asset Management, aby uzyskać więcej informacji.

Nasze ceny zaczynają się od 49 £ / 59 USD miesięcznie dla nieograniczonych użytkowników i wszystkich funkcji.

Ceny SharePoint

SharePoint ma różne opcje cen w zależności od tego, czego potrzebujesz. Możesz wybrać plan tylko dla SharePoint lub pakować go z dostępem do Office360. Bez względu na to, na co wybierasz, każdy plan jest oparty na użytkowniku. Oznacza to, że możesz zapłacić do 17 £..

Używanie SharePoint i Dash razem

Jeśli ty’już używa SharePoint dla swoich obrazów i rozważania narzędzia do zapory, to’jest naprawdę łatwa do migracji aktywów, aby wycofać i korzystać z obu narzędzi razem. ✨

My’dostałem poręczną integrację SharePoint zbudowaną przez CI Hub, która pozwala łatwo wyciągać obrazy i filmy z SharePoint do Dash. W ten sposób nie’nie trzeba stale chodzić między każdym narzędziem. Po wyciągarstwie możesz oznaczyć i uporządkować treści, aby można było łatwo wyszukiwać. Alternatywnie, nasz zespół może pomóc ci migrować i zorganizować swoje aktywa – idealne, jeśli masz tysiące aktywów do przedzierania się.

�� Przeczytaj o tym, jak wiodąca marka e -commerce, reflectglade, używa obu systemów obok siebie. Dash to miejsce dla wszystkich zatwierdzonych, gotowych do kampanii grafiki – i SharePoint dla innych plików.

SharePoint vs Dam: Co jest lepsze dla moich aktywów cyfrowych?

Teraz, kiedy my’Ve porównał cyfrowe systemy zarządzania aktywami i SharePoint, gdzie to cię opuszcza? Narzędzia do matki i sharePoint służą różnym celom, więc’jest ważne, aby zdecydować, co ty’przygotowany na wydawanie pieniędzy.

Ratunek

Arkusz porównania cyfrowego zarządzania zasobami

Zrzuć swoje wybory i wybierz odpowiednie narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi dla swojej marki

Nasze zalecenie – czynnik w budżecie dla matki do zarządzania treściami wizualnymi oraz narzędziem takim jak SharePoint do współpracy i pracy nad dokumentami i prezentacjami. Zbieranie SharePoint lub takiego narzędzia do zrobienia wszystkiego po prostu spowoduje ból na dłuższą metę.

Cokolwiek wybierzesz dla swoich dokumentów, Twoja treść wizualna zasługuje na lepsze. Zbuduj nowy dom do niego w Dash, zabierając 14-dniowy, bez stringów bezpłatny proces i zobacz, co myślisz.