SAP 및 문서 관리 시스템 : 2023 년의 완전한 가이드

SAP에는 문서 관리 시스템이 있습니까?

SAP 시스템에 통합 된 문서 관리 시스템 (DMS)은 Cusmartext입니다. 정보 및 프로세스에 빠르게 액세스하여 회사의 투명성을 높입니다. Cusmartext를 사용하면 전체 수명주기에 걸쳐 관리 프로세스를 자동화하고 모든 문서를 관리하여 수동 노력을 줄일 수 있습니다.

Cusmartext의 디지털 문서 및 정보는 종이 기반 레코드 관리에 비해 파괴, 조작 및 무단 액세스에 대한 더 나은 보호를받습니다.

Cusmartext는 Microsoft Systems 와도 호환되며 MS Outlook 및 IBM Notes에 연결할 수 있으며 여러 언어로 제공됩니다.

문서 관리의 이점

• 투명성 및 자동화 증가 : 문서 관리 시스템은 가시성을 향상시키고 워크 플로우를 간소화합니다.
• 부서의 작업량 감소 : 자동화 된 프로세스는 문서 관리를위한 수동 노력을 줄입니다.
• 수정 안전 및 최고 수준의 데이터 보호 : DMS는 문서의 안전한 저장 및 보호를 보장합니다.
• 전체 텍스트를 통한 최적화 된 검색 : DMS는 문서 내에서 효율적인 검색을 허용합니다.
• 자동화 된 문서 생성 : 문서를 빠르고 쉽게 생성하여 시간을 절약하십시오.
• 약속 및 마감일에 대한 모든 통제 : 중요한 날짜와 마감일을 추적하십시오.
• 버전 관리 및 비교 : 다른 버전의 문서를 관리하고 변경 사항을 비교하십시오.
• SAP 및 Microsoft 시스템에 100% 통합 : 기존 시스템과 완벽하게 작동합니다.

한 눈에 cusmartext

• 각 부서의 전자 문서 관리 (HR, 법률, 구매 등.) : : 부서 전체에서 문서를 관리합니다.
• 감사 방지 전자 기록 : 규정 준수를 보장하고 정확한 기록을 유지하십시오.
• SAP HANA에 적합 : 성능 향상을 위해 SAP HANA와 호환됩니다.
• SAP의 문서 스캔 : SAP에서 직접 문서를 스캔하고 가져 오십시오.
• 바코드 지원 : 효율적인 문서 관리를 위해 바코드를 사용하십시오.
• 완전한보기를위한 부분 레코드의 자동 조합 : 정보를 완전히 볼 수 있도록 모든 관련 문서에 쉽게 액세스 할 수 있습니다.
• 이메일, 문서 및 계약의 자동 생성 : 문서 작성 프로세스를 간소화하십시오.
• 약속 및 마감일 모니터링 : 중요한 날짜와 마감일을 유지하십시오.
• 작업 관리 및 승인 워크 플로 : 작업을 추적하고 승인 프로세스를 간소화합니다.
• 모든 사람에게 올바른 사용자 인터페이스 – SAP, Web, App : 다양한 장치 및 인터페이스에서 문서에 액세스하십시오.

Cusmartext의 가장 중요한 기능

전자 기록 : DMS는 각 프로세스에 대한 전자 기록을 유지하여 비용 절감 및 효율성 향상을 유지합니다.

준수 요구 사항을 충족 : Cusmartext는 내부 및 외부 준수 요구 사항을 충족하여 안전하고 준수하는 문서 관리를 보장합니다.

자동화 된 문서 생성 : 다양한 유형의 문서 생성을 자동화하여 시간과 노력을 절약하십시오.

약속 및 마감일 개요 : 보존 기간을 추적하고 문서의 적시 삭제를 용이하게합니다.

소프트웨어를 SAP 및 Microsoft 시스템에 통합 : 효율적인 문서 관리를 위해 Cusmartext를 기존 SAP 및 Microsoft 시스템에 원활하게 통합.

SAP 및 문서 관리 시스템 : 2023 년의 완전한 가이드

문서 관리 시스템을 사용하면 사용자가 SAP 시스템 내에서 문서를 쉽게 볼 수 있습니다.

SAP에는 문서 관리 시스템이 있습니까?

Cusmartext는 SAP 시스템에 완전히 통합 된 DMS (Document Management Software)입니다. 회사 전체에서 모든 정보 및 프로세스에 가장 빠르게 액세스 할 수 있습니다.

소프트웨어 솔루션의 다목적 기능은 관리 프로세스를 자동화합니다. 문서 작성에서 스토리지 및 사용에 이르기까지 모든 부서에서, 모든 부서에서, 수동 노력이 적은 수동 노력에 이르기까지 모든 수명주기 동안 모든 문서를 관리하십시오.

DMS 소프트웨어는 회사를 종이없는 사무실로 올바른 길로 설정합니다. 마찬가지로, 디지털 문서와 정보는 종이 기반 기록 관리가 제공 할 수있는 것보다 무단 액세스뿐만 아니라 파괴 및 조작에 대한 훨씬 더 나은 보호를받습니다.

문서 관리 소프트웨어는 Microsoft 및 SAP Systems에 통합되어 있으며 MS Outlook 및 IBM Notes에 연결하여 다양한 언어로 제공됩니다.

문서 관리의 이점

• 투명성과 자동화 증가
• 부서의 작업량 감소
• 수정 안전 및 최고 수준의 데이터 보호
• 전체 텍스트를 통해 최적화 된 검색
• 자동화 된 문서 작성
• 약속 및 마감일을 완전히 통제합니다
• 버전 관리 및 비교
• 100% SAP 및 Microsoft 시스템에 통합되었습니다

한 눈에 cusmartext

• 각 부서의 전자 문서 관리 (HR, 법률, 구매 등.))
• 감사 방지 전자 기록, i.이자형., 고객 레코드, 배송 레코드, 인사 파일로.
• SAP HANA에 적합합니다
• SAP의 문서 스캔
• 바코드 지원
• 전체 레코드의 자동 조합을 완료합니다.
• 이메일, 문서 및 계약의 자동 생성
• 약속 및 마감일 모니터링
• 작업 관리 및 승인 워크 플로
• 모든 사람을위한 올바른 사용자 인터페이스 – SAP, 웹, 앱

Cusmartext의 가장 중요한 기능

전자 기록

DMS는 각 프로세스에 대한 전자 기록을 유지하여 계약의 모든 문서, 계약 및 계약 정보를 구조화 된 방식으로 저장합니다. 스캔 한 또는 디지털 버전이 이미 시스템에 존재하는지 여부에 관계없이. 여기에는 다음과 같은 장점이 있습니다. 먼저 문서 관리를 사용하여 “종이없는 사무실”, 전자 저장 및 아카이브 덕분에 사무실, 저장, 종이 및 제출 비용을 줄이기. 둘째, 디지털 레코드는 중심 정보 지점을 구성합니다. 정보는 중앙에 저장되므로 회사의 모든 직원은 다양한 검색 기능을 사용하여 시간 지연 없이도 액세스하거나 연구 할 수 있습니다. 이것은 효율을 높이고 결과적으로 반응 시간을 최적화합니다.

준수 요구 사항을 충족합니다

준수는 문서와 관련하여 중요한 역할을합니다. DMS 사용은 다음과 같은 독점 요구 사항을 충족시킵니다. 역할, 역량 및 액세스 권한의 할당, 문서 작성 중 듀얼 제어 원칙. Cusmartext 또한 외부 준수 요구 사항을 준수하는 데 도움이됩니다. 모든 문서와 정보는 감사 방지 방식으로 보관되며 GDPR 또는 IFRS와 같은 법적 조항에 따라 솔루션에서도 고려합니다.

자동화 된 문서 작성

회사’S 직원은 종종 동일한 유형의 문서를 반복적으로 생성하고 SAP / ERP 시스템에서 데이터를 찾아 상기 데이터를 인쇄하고 보내는 데 상당한 금액을 소비합니다. Cusmartext에서 제공하는 자동 문서 작성을 통해 계약, 송장, 표지, 양식, 답변 등과 같은 모든 유형의 문서를 자동으로 생성 할 수 있습니다. 대량 생산을위한 개별화 된 단일 또는 연쇄 편지로. SAP 시스템 및 MS 사무실의 어느 부분에서나 직접 설계된 이메일도 생성 할 수 있습니다.

약속 및 마감일 개요

문서에 대한 다양한 보존 기간 (DSAG의 실무 그룹 개인 정보 보호 규정에 따르면 독일어를 사용하는 SAP 사용자 협회)은 도전하고 있습니다. 그러나 구성 요소 덕분에 “약속 및 마감일” Cusmartext에서는 규칙 또는 개별 문서에 따라 자동으로 투자 및 삭제 기간을 지정할 수 있습니다. 특별한 장점 : 문서 보존 기간이 만료되면 삭제를 자동으로 트리거하거나 원하는 경우 공인 직원에게 검사를 위해 제출할 수 있습니다. 이 절차는 책임있는 사람들에게 보유 할 권한이있는 데이터 만 보유하는 보안을 제공합니다.

소프트웨어를 SAP 및 Microsoft 시스템에 통합합니다

문서 관리 소프트웨어 Cusmartext는 SAP 시스템에 완전히 통합되었습니다. 이런 식으로 문서를 분리하여 문서 관리 외에도 프로세스, 계약, 비용 및 게시 컨텍스트와 관련하여 투명하고 일관되게 복제합니다.

Microsoft Systems, Cusmartext 및 Microsoft 제품에 대한 완벽한 통합 덕분에 서로 완벽하게 보완합니다. 이를 통해 MS Office 응용 프로그램의 레코드에 저장된 문서 나 정보를 직접 저장할 수 있습니다. DMS의 중요한 기능은 감사 방지 관리 및 올바른 이메일 보관입니다. 텍스트 형식 및 첨부 파일을 포함하여 단일 클릭으로.

문서 관리 소프트웨어의 광범위한 응용 분야 Cusmartext

Cusmartext는 문서가 참여하는 곳마다 부서 전체에 적용 할 수 있습니다. Valictic Enterprise Solutions. 데이터 보호 관리 시스템 (GDPR)으로도 사용할 수 있습니다. 이를 위해이 솔루션은 신뢰할 수있는 문의를 제공합니다. 책임있는 직원은 정보에서 한 번의 클릭만으로.

SAP 및 문서 관리 시스템 : 2023 년의 완전한 가이드

문서 관리는 인증 가능한 SAP® 인터페이스를 수신합니다. SAP®에서 문서를 생성하고 편집하는 고객은 오픈 소스 DMS에 문서를 자동으로 그리고 감사하는 방식으로 저장할 수 있습니다. 모든 관련 메타 데이터는 문서와 함께 자동으로 전송됩니다. 인터페이스는 모든 SAP® 테스트를 통과하며 공식적으로 인증 가능합니다. 다음 SAP 버전에서는 인터페이스를 사용할 수 있습니다

DMS의 HotSearch 기능은 또한 문서 관리 시스템 내의 다른 소프트웨어에서 검색을 수행 할 수 있습니다. 예를 들어 주문 번호와 같은 ERP 시스템의 마스크에 서면이 주문의 모든 문서는 Simple Keystroke에 의해 문서 관리 시스템에 표시 될 수 있습니다.

이 맥락에서 새로 새로운 위치에서 화면을 직접 읽음으로써 검색을 트리거하는 방법입니다. 이것은 현대식 OCR 기술 덕분에 눈에 띄는 시간 지연없이 사용자에게 효과적입니다.

SAP와 문서 관리 시스템 간의 아카이브는 어떻게 작동합니까??

SAP에서 문서가 작성된 경우 SAP. 이 URL에서 필요한 매개 변수와 선택적으로 서명이 전송됩니다. 예를 들어, 문서가 작성된 경우, 이것은 저장소, SAP의 자체 문서 ID, 액세스 권한 부여 등에 대한 정보가 포함 된 요청입니다.

HTTP 요청의 소위 본문은 일반적으로 PDF 파일로서 실제 문서를 포함합니다. 그런 다음이 파일은 개정 방지 영역의 아카이브의 컨텐츠 서버에 의해 저장되며 Bitfarm 데이터베이스에서 항목 (문서)이 작성됩니다.

SAP 문서 ID는 별도의 테이블 (SYS_SAP)에도 저장됩니다. 마지막으로 Content Server는 HTTP 리턴 또는 오류 코드를 SAP로 다시 보냅니다.

SAP가 문서를 요청한 경우 SAP는 요청 된 문서의 ID와 함께 GET 요청을 보냅니다. SAP ID를 기반으로 해당 문서는 BitFarm 데이터베이스에서 결정되며 서버 응답 본문에서 SAP로 전송됩니다.

또한 CS는 문서 또는 컨텐츠 서버에 대한 정보를 요청하거나 해당 리포지토리에 대한 인증서를 전송하기위한 관리 명령뿐만 아니라 문서를 업데이트, 추가, 검색 및 삭제하기위한 추가 명령을 처리합니다.

SAP와 문서 관리 시스템 간의 인터페이스는 얼마나 안전합니까??

Bitfarm-Ararchiv SAP 인터페이스는 인터페이스 설명에 따른 컨텐츠 서버 (CS)입니다. ‘SAP Content Server HTTP 4.5 ‘. 인터페이스 설명에 따라 완전히 구현되었습니다.

기본적 으로이 인터페이스는 HTTP 프로토콜을 통해 SAP로부터 문서를 수신하거나 요청시 SAP로 보낼 수있는 웹 서비스 (웹 서버 서비스)입니다. 이를 위해 SAP는 소위 HTTP 요청을 컨텐츠 서버로 보내어 문서를 제출하거나 요청합니다.

이 인터페이스를 사용할 때 HTTP 프로토콜과 같은 일반적인 국제 표준 만.1 (RFC 2068), HTML (Hypertext-Markup-Language), URL (균일 자원 로케이터, RFC 2396), UTC (Universal Time Coordinated) 및 PKCS#7 서명 (RFC 2315)에 따른 공개/개인 키 원칙에 따른 디지털 암호화 절차.

SAP에서는 소위 리포지토리가 만들어지며,이 문서 유형이 할당 될 수 있습니다. 저장소에는 네트워크 주소와 포트가 할당됩니다. 이 주소를 통해 SAP에 대해 컨텐츠 서버로 정의됩니다.이 경우 Bitfarm-Archiv Content Server (BFASAP). Bitfarm Content-Server에서 DMS에 정의 된 저장소에서 아카이브로의 할당.

인터페이스를 통한 통신은 선택적으로 디지털로 서명 할 수 있습니다. 이 SAP에 서명 된 모든 요청을 컨텐츠 서버로 보냅니다. 컨텐츠 서버는 SAP가 전송하는 공개 키를 사용하여 요청이 변경되지 않은지 확인할 수 있습니다.

SAP Business One의 인터페이스가 있습니까??

Iserlohn의 Inceptum Business Solutions Gmbh는 최근 ERP 솔루션 SAP Business One to Bitfarm-Archiv DMS Enterprise에 대한 인터페이스를 제공하기 시작했습니다. 자동 문서 보관 외에도 다른 보관 된 문서를 SAP 인터페이스에 통합 할 수도 있습니다. 따라서 Inceptum은 ERP 개념을 주요 시스템으로 일관되게 구현합니다.

그러나 SAP Business One에 대한 인터페이스는 기본적으로 다른 기술을 사용하기 때문에 SAP ERP에 사용할 수 없습니다. SAP ERP의 경우 BitFarm-Archiv DMS는 아카이브 링크 인터페이스의 컨텐츠 서버를 구현합니다. SAP 문서는 완전히 자동화 된 감사 방지 방식으로 자동으로 보관됩니다. SAP에서 직접 액세스 할 수도 있습니다. 고객은 Bitfarm GMBH에서 직접이 연결을받습니다.

SAP를 사용한 문서 관리를위한 다음 단계

우리 팀은이 주제에 대한 질문에 답변 해 드리겠습니다. 주저하지 말고 인터뷰를 위해 저희에게 연락하십시오.

문서 관리의 주제를 처음 사용하고 있습니까?? 문서 관리의 기본 사항을 배울 수있는 YouTube 시리즈에 초대하고 싶습니다 (영어 자막을 활성화하십시오).

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추가 독서 : 출처와 흥미로운 링크

SAP 및 문서 관리 시스템에 대한 자세한 정보에 관심이 있습니까??

Bitfarm InformationsSysteme gmbh
Spandauer str. 18
57072 Siegen
독일

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SAP 문서 관리

SAP 문서 관리는 이러한 복잡한 요구 사항을 모두 충족합니다. 문서를 처리하는 것 외에도 문서 처리를 조정합니다. 문서의 전체 수명주기를 자동화 할 수 있습니다 : 문서 작성에서 문서 저장에 이르기까지. 모든 문서는 네트워크 내의 모든 컴퓨터를 통해 즉시 액세스 할 수 있습니다.

최근에 제품의 복잡성이 증가함에 따라 점점 더 복잡한 개발 도구가 발생하여 업계는 SAP 문서 관리 솔루션 (예 : 컴퓨터 보조 설계) 방법, 예를 들어 CAM (Computer-Aided Manufacturing) 시스템과 같은보다 정교한 생산 절차를 사용하게되었습니다. CAD 및 CAM 방법은 제조 인스턴스와 좋은 품질을 최적화하는 데 사용됩니다.

이 절차가 더 복잡해지기 때문에 관련 기술 문서 처리와 관련하여 실제 시스템은 훨씬 더 복잡해야합니다. 제품을 설명하는 다양한 방법 (예 : 디자인 스케치, 그림 및 텍스트).

문서화에 대한 접근성뿐만 아니라 표준은 점차적으로 필수적이되었습니다. SAP 시스템 내의 SAP 문서 관리 시스템 (DMS)은 다음과 같은 이점을 제공합니다

문서 관리의 주요 이점

• 문서 관리를 연결하여 컴퓨터 개발 및 생산 시스템을 돕는 경우 실제로 데이터 중복성을 방지하고 데이터의 일관성을 유지하며 데이터 입력 및 변경 및 변경과 관련된 실제 작업 부하를 줄입니다.
• 거대한 데이터베이스를 완전히 사용하려면 실제로 데이터를 빠르고 안전하게 교환 할 수 있어야합니다 . 전자 조회 도구를 즉시 활용하거나 인식 된 매개 변수를 사용하는 문서를 찾을 수 있습니다. 인터넷/인트라넷을 통해 문서 (초기 응용 프로그램 파일)를 찾고 표시 할 수도 있습니다. 접근성 시간을 줄이고 일상적인 작업과 관련된 실제 작업량을 통해 요금을 크게 줄일 수 있습니다.
• SAP 문서 관리 시스템 (DMS) 내에서 처리되는 문서를 수동으로 또는 자동으로 회사 별 프로세스를 기반으로하는 문서를 전파하기 위해 문서 배포를 사용할 수 있습니다 . 이 접근법은 근로자가 책임을 지거나 외부 파트너가 최신 정보를 관찰하고 처리 할 수 ​​있도록하는 데 도움이됩니다.
• 보다 엄격한 제품 책임법 및 규정은’제품의 수명주기를 통해 문서를 보관하는 데 점점 더 중요 해지고 있습니다. 제품의 품질은 생산 프로세스와 완전한 조직 환경 및 제품 자체로 구성됩니다. 품질 관리를 받기 위해 인증을 받고자하는 회사 (ISO 9000 ~ 9006)는 고성능 SAP 문서 관리 기능을 사용하여 엄격한 고품질 요구 사항을 충족시킬 수 있습니다.

SAP 문서 관리의 통합

실제 SAP 문서 관리는 SAP 시스템 및 외부 시스템에 저장 될 수있는 문서 관리와 관련하여 다양한 기능으로 구성됩니다. SAP 문서 관리는 제품 문서 관리 및 다양한 응용 프로그램간에 문제없는 데이터 교환 확인과 관련하여 여러 기능을 제공합니다.

SAP 문서 관리와 유사한 기타 버전

이 버전의 SAP 문서 관리는 SAP에 따라 다릅니다. 시장에는 많은 일반적인 문서 관리 시스템이 있습니다.

SAP 시스템 내에서 깊은 통합은 다양한 기능을 제공하며 회사의 특정 요구 사항을 충족시키기 위해 시스템을 설정하기 위해 여러 옵션에 액세스 할 수있는 경향이 있습니다.

SAP에는 문서 관리 시스템이 있습니까?

문서 관리 시스템을 사용하면 사용자가 SAP 시스템 내에서 문서를 쉽게 볼 수 있습니다.

SAP DMS를 설치하려면 원하는 방법에 대한 약간의 계획이 필요합니다.

당신은 다음과 같은 것들에 대해 약간의 생각을해야합니다-

1. 매월 저장할 총 문서 번호.

2. 각 문서의 평균 파일 크기.

삼. 현재 R/3 시스템의 용량.

4. 현재 네트워크 대역폭.

5. 문서 보관 전략.

6. 백업 및 복구 계획.

특히 저장할 문서가 많은 경우 하드웨어의 추가 구매가 필요합니다.

이 점을 염두에두고 어떻게하고 싶은지 결정할 수 있습니다.

몇 가지 방법 으로이 작업을 수행 할 수 있습니다-

1. 문서를 R/3 시스템으로 가져옵니다.

2. 외부 문서 서버를 사용하십시오.

삼. 모든 문서가 저장되는 전용 PC가 있습니다.

DMS를 사용하려는 대부분의 회사.

옵션 1에서는 변환 인터페이스를 설정해야합니다.

변환 인터페이스를 통해 R/3은 파일을 자동으로 덮고 R/3 데이터베이스로 가져올 수 있습니다.

다음은 SAP DMS의 작동 방식을 느끼기 위해 문서를 PC에 저장하는 간단한 예입니다-

Citrix를 사용하는 사람들의 경우 Sapgui가있는 Citrix 서버에서 이것을 설정해야합니다.

구성 SM30 -V_TDWE_C1

이 명령을 AutoExec에 넣으십시오.박쥐

set hostname = pc1234

PC를 다시 시작하십시오.

트랜잭션 코드에서 문서를 작성/관리 할 수 ​​있습니다 CV01N / CV02N

자료 마스터 레코드에 문서를 할당합니다

생성 또는 변경 모드에서 자료 마스터 레코드에 액세스하고 기본 데이터를 선택하십시오.

문서에 대한 링크를 만들려면 선택하십시오 추가 데이터 -> 문서 데이터.

문서에 대한 링크 대화 상자가 나타납니다.

자료에 하나 이상의 문서를 할당합니다.

문서 번호가 무엇인지 모르는 경우 검색 도움말을 사용하여 검색하거나 문서 찾기를 선택하여 검색 할 수 있습니다.

자료에 문서를 할당하면 다음 옵션이 있습니다

1. 문서에 대한 링크에서 선택하여 문서보기 대화 상자.

2. 문서에 커서를 배치하여 문서의 원본을보고
문서 링크에서 디스플레이 원본 선택 대화 상자.

기본 데이터 화면으로 돌아가려면 계속 선택하십시오.