Criptografando automaticamente e -mails on -line do Exchange com a criptografia do Office 365
Quando seu destinatário recebe seu anexo de e -mail criptografado, tudo o que eles precisam fazer é clicar no link de anexo no e -mail. Seu anexo de e -mail do Outlook pode ser visualizado através de um link Digify seguro.
Resumo:
O Microsoft Outlook tem sido uma ferramenta confiável para as empresas enviarem e -mails e compartilhar arquivos. No entanto, com as crescentes ameaças de segurança cibernética e a necessidade de proteger informações confidenciais, a criptografia de email tornou -se essencial. Este artigo discute as limitações dos serviços de criptografia interno do Outlook e apresenta uma solução alternativa com o suplemento de criptografia do Digify. O suplemento permite que os usuários criem e-mails e anexos perfeitamente sem alterar seu fluxo de trabalho ou confiar na plataforma de email do destinatário.
Pontos chave:
- Os serviços de criptografia de e -mail do Microsoft Outlook podem não ser tão seguros quanto se acredita.
- E -mails criptografados com a criptografia de mensagem S/MIME ou Office 365 não podem ser protegidos quando enviados aos destinatários usando plataformas de email não suportadas.
- Criptografia de ponta a ponta é necessária para garantir uma segurança completa para mensagens de e-mail e anexos de email para Outlook.
- Serviços de criptografia de e-mail de suplemento de terceiros, como Digify, oferecem uma solução conveniente sem a necessidade de alternar as plataformas de email.
- O suplemento de criptografia do Outlook do Digify fornece uma experiência de usuário simplificada para enviar e-mails e anexos seguros.
- Com o suplemento do Digify, os usuários podem controlar o acesso a anexos, adicionar marcas d’água e definir a expiração do documento.
- Para começar a usar o suplemento de criptografia do Outlook do Digify, os usuários precisam baixá-lo e instalá-lo, compor o email, anexar o documento, personalizar configurações de segurança e inserir o link de anexo no email.
- Digify usa o algoritmo de criptografia AES-256 certificado pela Administração de Segurança Nacional para documentos secretos.
- Os destinatários podem visualizar facilmente anexos de e -mail criptografados clicando no link de anexo no email.
- Digify permite que os usuários rastreem e -mails e anexos do Outlook criptografado.
Questões:
- Por que a criptografia de email é importante?
- Quais são as limitações dos serviços de criptografia internos do Outlook?
- Como os serviços de criptografia de terceiros podem melhorar a segurança por email?
- Quais são as vantagens de usar o suplemento de criptografia do Outlook do Digify?
- Qual algoritmo de criptografia digita usa?
- Como os destinatários podem abrir anexos de e -mail criptografados do Outlook?
- Os destinatários podem verificar seu endereço de e -mail para abrir o documento em anexo?
- Como os usuários podem rastrear e -mails e anexos criptografados?
A criptografia de email é importante para proteger informações confidenciais do acesso não autorizado e garantir a conformidade com as leis de proteção de dados.
Os serviços de criptografia internos do Outlook podem não estar seguros se a plataforma de email do destinatário não suportar a criptografia de mensagem S/MIME ou Office 365.
Serviços de criptografia de suplemento de terceiros, como Digify, fornecem recursos de segurança adicionais e uma experiência simplificada do usuário, aprimorando a segurança de email.
O suplemento de criptografia do Outlook do Digify permite que os usuários criem e-mails e anexos sem alterar seu fluxo de trabalho, controlar o acesso a anexos, adicionar marcas d’água, definir a expiração do documento e rastrear a atividade de email.
Digify usa o algoritmo de criptografia AES-256, certificado pela Administração de Segurança Nacional para documentos secretos.
Os destinatários podem abrir anexos de e -mail criptografados do Outlook clicando no link de anexo no e -mail.
Sim, os destinatários podem verificar seu endereço de e -mail para abrir o documento em anexo. Digify fornece uma opção para os destinatários receberem um código de verificação.
Digify permite que os usuários rastreem e -mails e anexos do Outlook criptografado, fornecendo informações sobre quantas vezes o documento foi visto e por quanto tempo.
Criptografando automaticamente e -mails on -line do Exchange com a criptografia do Office 365
Quando seu destinatário recebe seu anexo de e -mail criptografado, tudo o que eles precisam fazer é clicar no link de anexo no e -mail. Seu anexo de e -mail do Outlook pode ser visualizado através de um link Digify seguro.
Como enviar um e -mail verdadeiramente seguro no Microsoft Outlook
Por muitos anos, o Microsoft Outlook foi confiado por uma ampla gama de empresas para distribuir arquivos, agendar reuniões e enviar e -mails. Uma empresa’A reputação e a receita dependem de evitar a perda de ativos valiosos e informações privadas do cliente ou do cliente.
Informações confidenciais de manuseio também podem resultar em multas e outras penalidades para aqueles em indústrias como finanças, jurídica, publicação, educação e assistência médica que precisam cumprir as leis de proteção de dados como HIPAA ou GDPR.
Com os desafios de segurança cibernética em ascensão, a criptografia de email é o padrão da indústria para proteção de dados. Se você precisa enviar uma senha de documento com colegas ou negociar um negócio de cliente confidencial, ele’é essencial para implantar a melhor criptografia de e -mail do Outlook disponível para garantir que você’Re verdadeiramente salvaguardado.
Como enviar um e -mail totalmente criptografado no Outlook
Microsoft Outlook’Os serviços de criptografia de e -mails não estão’T tão seguro quanto você pode acreditar. Isso ocorre porque o Outlook criptografa email usando S/MIME (Extensões de correio da Internet S/MIME) e Criptografia de mensagem do Office 365, que ambos dependem do remetente e do destinatário que o habilitou.
Você pode não estar protegido ao enviar um email para um destinatário que usa uma plataforma de e -mail que não’t Suporte S/MIME OU OFICE 365 Criptografia de mensagem. Usuários gratuitos do webmail, como clientes no Gmail, Yahoo e iCloud, muitas vezes venceram’T tem a funcionalidade necessária para a criptografia robusta de email.
Em 2019, os criminosos cibernéticos hackearam o Webmail Client Outlook.com e obteve acesso a informações privadas sensíveis, incluindo linhas de assunto de e -mail, nomes de pastas, listas de contatos e algum conteúdo de email. Usar a criptografia de ponta a ponta é a única maneira de garantir que suas mensagens e anexos de e-mail do Outlook sejam totalmente seguros, tanto em trânsito para o seu destinatário quanto sentados em repouso em uma caixa de entrada.
Usando serviços de criptografia de e-mail de terceiros
Para garantir que seus e -mails e anexos estejam completamente seguros, sua empresa pode mudar para um provedor de e -mail de criptografia separado. Mas, neste caso, você perderia toda a funcionalidade da perspectiva de você’Venha confiar.
Em vez de se incomodar com a mudança de plataformas de e-mail, outra solução mais conveniente é adicionar um serviço de criptografia de terceiros ao Outlook. Mas você’Eu quero ter certeza de escolher um serviço que não’t Adicionar atrito significativo ao processo de email para o remetente e o destinatário.
A criptografia de email sem uma experiência de usuário simplificada pode exigir etapas inconvenientes extra apenas para enviar e ler um email, dificultando o uso. Se for esse o caso, ganhou’não ser aplicado consistentemente pelos funcionários e outras pessoas em sua organização.
Quando você instala o Digify’s suplemento de criptografia do Outlook, enviar e-mails e anexos seguros do Outlook é fácil.
Como usar o Digify para criptografar e -mails e anexos
Com Digify’s add-in de criptografia do Outlook, você pode criptografar seus e-mails* e anexos sem alterar seu fluxo de trabalho ou deixar sua caixa de entrada. Você também não’É preciso dar uma senha manualmente ao seu destinatário ou fazer com que eles se inscrevam na plataforma.
Controle o acesso ao seu anexo de e -mail a qualquer momento depois de enviá -lo e escolha se o seu destinatário pode baixar ou imprimi -lo. Adicione uma marca d’água e defina seu documento para se autodestruir após uma quantidade específica de tempo. Você também pode ver quantas vezes seu documento foi visto e por quanto tempo.
Para começar com o Digify’s suplementos de criptografia do Outlook Siga estas cinco etapas simples:
- Baixe o suplemento Digify Outlook Criptografia aqui.
- Componha sua mensagem de e -mail no Digify’S suplemento do Outlook
- Anexe seu documento ao seu e-mail usando o suplemento
- Personalize o seguinte suas configurações de segurança:
- Controle de acesso: Adicione os destinatários que devem receber acesso
- Permissões: Defina permissões para imprimir e baixar seu documento anexado
- Marca aquática: Escolha se deve incluir uma marca d’água personalizada para identificação e rastreamento
- Termo: Selecione a data e a hora em que o documento anexado expirará automaticamente
- Insira seu anexo do Outlook como um link em seu e -mail e envie
Assista à demonstração de vídeo abaixo para aprender como enviar um e -mail criptografado no Outlook.
Para criptografar mensagens e anexos de email do Outlook, o Digify usa o algoritmo de criptografia AES-256 que é certificado pela Administração de Segurança Nacional (NSA) para documentos de primeira linha.
Como seu destinatário abre o seu e -mail e anexos do Outlook criptografado
Quando seu destinatário recebe seu anexo de e -mail criptografado, tudo o que eles precisam fazer é clicar no link de anexo no e -mail. Seu anexo de e -mail do Outlook pode ser visualizado através de um link Digify seguro.
Você também pode selecionar se deseja que o destinatário verifique o endereço de e -mail para abrir o documento anexado. Quando você escolhe esta opção, um código é criado e enviado automaticamente ao seu destinatário para que eles possam abrir o anexo.
Como rastrear e -mails e anexos criptografados
Como o método de comunicação comercial mais popular, as organizações dependem de email para enviar documentos confidenciais, como contratos, apresentações e muitos outros tipos de arquivos. Depois de enviar um e -mail, você deve adivinhar onde seus documentos anexados acabam e se eles foram abertos pelo seu destinatário.
Além de criptografar com segurança seus e -mails e anexos do Microsoft Outlook com Digify, você pode rastrear seu e -mail e documento anexado para visualizar quando eles’Re aberto, impresso e encaminhado tudo da sua caixa de entrada.
Você pode ver quando seu destinatário abriu seu e -mail e anexo, quanto tempo eles os viram e, se eles baixaram ou imprimiram seu documento. Após um período de tempo definido, você pode configurar seu e -mail e anexo para expirar automaticamente.
Dessa forma, você nunca precisa arriscar suas informações confidenciais sendo expostas à pessoa ou organização errada. Basta clicar em um interruptor de alternância para revogar o acesso após o e -mail do Outlook e o anexo foi enviado ao seu destinatário.
Conclusão
Violações de dados divulgou 4.1 bilhão de registros nos primeiros seis meses de 2019. Embora as violações de dados estejam se tornando mais comuns a cada ano, muitas empresas não estão preparadas para prevenir e combatê -las, colocando -se desnecessariamente em risco de reputação e perda financeira.
Felizmente, você pode aumentar sua segurança de e -mail contra violações com soluções de criptografia de email como Digify. Agora você pode recuperar o controle de quem tem acesso aos seus e -mails e anexos do Outlook sem sacrificar a colaboração perfeita.
Veja como é fácil enviar com segurança e -mails e anexos criptografados do Outlook para qualquer lugar e a qualquer pessoa que você queira com uma avaliação gratuita de Digify’s suplemento de criptografia de e-mail do Outlook.
Criptografando automaticamente e -mails on -line do Exchange com a criptografia do Office 365
No ano passado “ Apenas criptografar ” que, diferentemente “Não encaminhe”, apenas criptografa o e -mail usando o OME. Uma vez descriptografado pelo destinatário, a mensagem pode ser tratada como qualquer outra. Mais tarde em 2018, a Microsoft anunciou que isso havia sido testado e que eles também estariam lançando regras de transporte padrão no Office 365 para criptografar automaticamente e -mails contendo tipos de informações confidenciais usando o “ Apenas criptografar ” modelo. No entanto, após o feedback da comunidade entre dezembro e o final de janeiro, a Microsoft anunciou em 30 de janeiro que isso não estava mais avançando e forneceu orientações sobre como implementar as mesmas regras se essa funcionalidade for benéfica para sua organização.
Claramente, havia a sensação de que a mudança iria causar muita interrupção. Para muitas organizações e usuários, isso teria sido um desafio para se preparar devido ao impacto potencialmente grande que não apenas teve sobre eles, mas também seus destinatários. Embora Microsoft’A intenção era inquestionavelmente boa, pois a maioria das organizações está constantemente buscando maneiras de ter melhores processos para informações confidenciais, apenas não era’Tente neste momento.
A intenção original da Microsoft era criptografar mensagens que continham os seguintes tipos de informações confidenciais:
- Número de roteamento ABA
- Número do cartão de crédito
- Número da Agência de Reposição de Drogas (DEA)
- você.S./VOCÊ.K. Número do Passaporte
- você.S. número da conta de banco
- você.S. Número de identificação individual do contribuinte (ITIN)
- você.S. Número do Seguro Social (SSN)
Se você deseja aplicar esta regra de transporte, ainda pode concluir isso configurando manualmente a regra de transporte e as configurações de criptografia de mensagem no Office 365. Em primeiro lugar, você deve se conectar ao Exchange Online PowerShell usando instruções neste post. Em seguida, execute o seguinte comando para atualizar as configurações de criptografia da mensagem do Office:
SET -INSCONFIGURAÇÃO -DECRYPTATTACHmentForEncryptonly $ true
Este comando configura o OME para criptografar apenas o próprio email, e não os anexos contidos no email. Isso significa que, uma vez que o usuário descriptografou o e -mail fazendo login ou verificando sua identidade, ele tem acesso total para abrir, editar, imprimir ou encaminhar o anexo, como em qualquer outro email. Se você não for’t execute este comando Quando o usuário descriptografar o email, os anexos permanecerão protegidos e somente leitura.
Depois que a configuração de anexo for atualizada, você poderá criar a regra de transporte usando o seguinte comando:
New -transportrule -Name "Encripto de e -mails sensíveis a saída (regra fora da caixa)" -Senttoscope notinorganization -ApplyrightSprotectionTemplate "Encrypt" -MessageContainsdatacLassificações@(@,@,@,@@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,@,) -NotiSnder "Notynly"Você pode visualizar e atualizar a regra de transporte de dentro do Centro de Administração Online do Exchange, se desejar. Você também pode adicionar todos os tipos de informações confidenciais personalizadas que você pode ter configurado em seu inquilino a essa mesma regra, caso deseje.
Embora pareça haver um consenso geral de que essa regra não deveria’T ser adicionado ou ativado por padrão, como mencionei antes, uma mudança para criptografar mais e -mail por padrão deve ser considerada, e você não’T necessidade de limitar o escopo disso apenas a um tipo de informação sensível. Você pode aplicar o modelo CRYPT a qualquer e -mail que possa identificar usando uma regra de transporte on -line do Exchange.
Por exemplo, você pode segmentar domínios de destinatários específicos:
Ou você pode criptografar mensagens com uma string de assunto específica:
Esta é uma das muitas maneiras de você aplicar a criptografia automaticamente para melhor se adequar à sua organização e melhor ainda para proteger seus usuários dos vazamentos de dados e melhorar a segurança dos dados.
