A maneira mais rápida de liberar espaço no Gmail
Resumo:
- Com pesquisa avançada, você pode procurar um email usando vários critérios, como remetente, destinatário, anexo ou frases específicas.
Pontos chave:
- O Gmail inclui 15 GB de armazenamento gratuito compartilhado com o Google Drive e o Google Fotos.
- Você pode verificar seu uso total de armazenamento na página de armazenamento do Google One.
- Para encontrar e excluir e -mails grandes, use o operador “Tamanho:” na barra de pesquisa do Gmail.
- Por exemplo, a pesquisa de “Tamanho: 20MB” exibirá e -mails acima de 20 MB de tamanho.
- Exclua tópicos de email abrindo -os e clicando no ícone do lixo ou selecionando vários threads e clicando no ícone do lixo.
- Lixo vazio do Gmail para excluir permanentemente e -mails e liberar espaço.
- E -mails com anexos de arquivo ocupam uma quantidade significativa de espaço.
- Para excluir anexos e manter o email, encaminhe -o para si mesmo sem o anexo ou imprimi -lo para pdf.
- Baixe anexos importantes antes de excluir o email.
- Para excluir rapidamente e -mails inúteis, siga as dicas para excluir e -mails de lixo eletrônico.
Questões:
- P: Como você pode pesquisar e -mails específicos no Gmail?
- P: quanto armazenamento gratuito o Gmail fornece?
- P: Como você pode encontrar e excluir e -mails grandes?
- P: Como você exclui tópicos de e -mail no Gmail?
- P: Como você pode excluir permanentemente e -mails no Gmail?
- P: Como você pode lidar com e -mails grandes que possuem anexos de arquivo?
- P: Como você pode excluir rapidamente e -mails inúteis no Gmail?
- P: Existe uma maneira de classificar as mensagens do Gmail por tamanho?
R: Você pode usar vários critérios, como remetente, destinatário, anexo ou frases específicas para procurar e -mails no Gmail.
R: O Gmail fornece 15 GB de armazenamento gratuito, compartilhado com o Google Drive e o Google Fotos.
R: Para encontrar e excluir e -mails grandes, use o operador “Tamanho:” na barra de pesquisa do Gmail e especifique o limite de tamanho.
R: Abra o tópico de e -mail e clique no ícone do lixo para excluí -lo. Você também pode selecionar vários tópicos e clicar no ícone do lixo para excluí -los de uma só vez.
R: Lixo vazio do Gmail para excluir permanentemente e -mails e liberar espaço.
R: Se o email for importante, você pode encaminhá -lo sem o anexo ou imprimi -lo para PDF antes de excluir o email original. Como alternativa, faça o download dos anexos e armazene -os em outros lugares antes de excluir o email.
R: Siga as dicas para excluir rapidamente e -mails lixo para se livrar de um grande número de e -mails inúteis no Gmail.
R: Usar um cliente IMAP como Mozilla Thunderbird pode fornecer mais controle e permitir que você classifique as mensagens do Gmail por tamanho.
A maneira mais rápida de liberar espaço no Gmail
Com pesquisa avançada, você pode procurar um email usando um conjunto de vários critérios, com base no conteúdo em campos de corpo, remetente ou destinatário, bem como no anexo, ou executando uma pesquisa por um email usando uma frase específica.
Excluindo e -mails gratuitos de espaço de armazenamento
О эээ сйранibus
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Эта страница отображается в тех случаях, когда автоматическими системами Google регистрируются исходящие из вашей сети запросы, которые нарушают Условия использования. Ponto. Ээth момо номттаая и оозз илэз и ээ и эз и эз и з и ззз и зз и ээз и ээз иth ээ эth ээзз эth эзз иthлз ио и зз и иth эз иээ эээо иth эз эээ ээо ээоо иth иэзз эth эзт эth эз ио эээ иth эз иэз иthлзз иоз ил иээ иээо иэээ иээо иth ио иээ эth иэ иээ эth иэ иээ эth ио иэ ээог seguir.
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A maneira mais rápida de liberar espaço no Gmail
Chris Hoffman
Chris Hoffman
Editor chefe
Chris Hoffman é editor-chefe do ensino médio. Ele escreveu sobre tecnologia por mais de uma década e foi colunista do PCWorld por dois anos. Chris escreveu para O jornal New York Times e Digest do leitor, foi entrevistado como especialista em tecnologia em estações de TV como a NBC 6 de Miami e teve seu trabalho coberto por meios de comunicação como a BBC. Desde 2011, Chris escreveu mais de 2.000 artigos que foram lidos mais de um bilhão de vezes-e isso está aqui no How-To Geek. Consulte Mais informação.
4 de março de 2021, 8:00 EDT | 2 min de leitura
Gmail inclui 15 GB de armazenamento gratuito e que’é compartilhado com o Google Drive e o Google Fotos. Aqui’s Como encontrar – e excluir – os e -mails usando mais espaço em sua conta do Gmail. Tente isso antes de pagar por mais armazenamento!
Google quer que você compre mais espaço
Você pode ver quanto armazenamento total sua conta do Gmail está usando na página de armazenamento do Google One. No entanto, esta página não’t Deixe você descobrir rapidamente como liberar esse espaço. Ele o redireciona para Gmail e deixa você por conta própria. Claro, você pode começar a excluir e -mails um por um, mas lá’é uma boa chance de você ter dezenas de milhares de e -mails – no mínimo. Isso vai demorar uma eternidade. Pior ainda: muitos desses e -mails são pequenos, e você’Eu mal liberará o espaço excluindo -os.
Como encontrar e excluir as maiores mensagens de email
Gmail não’t realmente mostra quanto espaço de armazenamento cada tópico de email usa. No entanto, o Gmail permite procurar tópicos por tamanho. Para fazer isso, pesquise usando o “tamanho:” Operador no Gmail. Por exemplo, para pesquisar em e -mails com mais de 20 MB de tamanho, digite o seguinte texto na barra de pesquisa e pressione Enter:
Tamanho: 20 MB
Se você excluir cinco dos tópicos de e -mail que aparecem, você’LL liberaram pelo menos 100 MB. Agora você sabe quais e -mails excluir para liberar espaço o mais rápido possível.
Para excluir um tópico de e -mail, abra -o e clique no “Excluir” ícone que parece um ícone de lixo na barra de ferramentas. Para excluir vários tópicos, selecione -os usando as caixas de seleção e clique no ícone do lixo para excluí -los de uma só vez.
Trabalhe no tamanho da lista – por exemplo, “Tamanho: 10 MB” mostrará todos os tópicos de e -mail de 10 MB ou maiores em tamanho. Certifique -se de esvaziar o Gmail’s lixo para excluir permanentemente os e -mails e liberar espaço.
Esses e -mails usarão muito espaço por causa de seus anexos de arquivo. Infelizmente, aí’não é uma maneira fácil de excluir um anexo de arquivo enquanto mantém o email. Se o email for importante para você, você pode encaminhá -lo para si mesmo (e remover o anexo enquanto faz isso) e depois excluir o original. Você também pode imprimir o email para PDF e excluí -lo. Ou, se os anexos forem importantes, você pode baixá -los e armazená -los em outro lugar antes de excluir o e -mail.
Como excluir rapidamente um grande número de e -mails
Lá’é uma boa chance de você ter um grande número de e -mails inúteis e desatualizados, desperdiçando espaço em sua caixa de entrada. Você provavelmente não’preciso manter todos esses velhos boletins de e -mail para sempre! Para encontrar e excluir rapidamente um grande número de e -mails inúteis, siga nossas dicas para excluir rapidamente quase todos os seus e -mails lixo. RELACIONADO: Como excluir quase todos os e -mails de lixo da maneira mais fácil
Como classificar suas mensagens do Gmail por tamanho
Se você quer ainda mais controle, recomendamos usar um cliente IMAP como Mozilla Thunderbird. Thunderbird mostrará exatamente o tamanho de cada tópico de e -mail em sua conta do Gmail. Você pode até classificar por tamanho. Trabalhe no seu caminho na lista por tamanho, excluindo cada e -mail que você não’preciso, e você pode liberar muito espaço em nenhum momento.
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Chris Hoffman
Chris Hoffman é editor-chefe do ensino médio. Ele escreveu sobre tecnologia por mais de uma década e foi colunista do PCWorld por dois anos. Chris escreveu para O jornal New York Times e Digest do leitor, foi entrevistado como especialista em tecnologia em estações de TV como a NBC 6 de Miami e teve seu trabalho coberto por meios de comunicação como a BBC. Desde 2011, Chris escreveu mais de 2.000 artigos que foram lidos mais de um bilhão de vezes-e isso está aqui no How-To Geek.
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Descubra a verdade: Excluindo e -mails realmente liberam espaço no seu telefone?
Você está constantemente ficando sem espaço no seu telefone? Você deve ter ouvido saber que a exclusão de e-mails pode liberar um armazenamento muito necessário. Mas isso é realmente verdade? Vamos nos aprofundar e descobrir a verdade: a exclusão de e -mails realmente liberam espaço no seu telefone?
Quando se trata de liberar espaço no seu telefone, a exclusão de e -mails pode definitivamente ajudar. Mas é importante entender que isso se aplica apenas a e -mails armazenados localmente no seu dispositivo. Se sua conta de email estiver configurada para sincronizar com um servidor, a exclusão de e -mails do seu telefone não necessariamente os excluirá do servidor.
Então, como você pode saber se seus e -mails são armazenados localmente ou em um servidor? Se você estiver usando um aplicativo de e-mail de terceiros, as configurações do aplicativo devem dizer onde seus e-mails estão sendo armazenados. Se você estiver usando o aplicativo de email padrão no seu telefone, pode ser necessário cavar um pouco mais fundo nas configurações para descobrir.
Depois de saber onde seus e -mails estão sendo armazenados, você pode começar a excluir qualquer que não precise mais. Definitivamente, isso pode liberar algum espaço no seu telefone, mas lembre -se de que os e -mails não ocupam uma tonelada de espaço para começar. Se você está realmente lutando com problemas de armazenamento, pode ser necessário olhar para outras opções para liberar espaço.
Consequentemente, a exclusão de e -mails pode liberar algum espaço no seu telefone, mas não é uma solução milagrosa. É importante entender onde seus e -mails estão sendo armazenados e considerar outras opções para liberar espaço, se necessário. Felizmente, este artigo ajudou você a descobrir a verdade sobre a exclusão de e -mails e armazenamento de telefone!
- Desmistribuindo o mito: a exclusão de e -mails realmente ganha mais espaço de armazenamento no seu dispositivo?
- Descobrindo a verdade: Excluindo um email apagado permanentemente sua pegada digital?
- Por que é melhor excluir e -mails? As vantagens de uma caixa de entrada sem desordem e uma segurança cibernética aprimorada
Desmistribuindo o mito: a exclusão de e -mails realmente ganha mais espaço de armazenamento no seu dispositivo?
Então, você ouviu o mito que Excluindo e -mails do seu dispositivo Faz mais espaço de armazenamento? Bem, estamos aqui para revelar a verdade e desmascarado Este equívoco comum.
Em primeiro lugar, é importante entender que Excluindo e -mails Do seu dispositivo faz não necessariamente livre espaço. De fato, o e -mails eles mesmos ocupe muito pouco espaço no seu dispositivo.
O verdadeiro culpado Quando se trata de ocupar espaço de armazenamento no seu dispositivo anexos. Estes podem ser qualquer coisa, desde fotos e vídeos a documentos e pdfs. Quando você Receba um e -mail com um anexo, o anexo é baixado no seu dispositivo e ocupa espaço de armazenamento valioso.
Então, o que acontece quando você Exclua um e -mail com um anexo? O Envie um e -mail pode ser removido da sua caixa de entrada ou pasta de itens excluídos, mas o anexo está parado armazenado no seu dispositivo. Isso significa que Excluindo e -mails faz não necessariamente espaço de armazenamento gratuito.
Agora, você pode estar se perguntando o que pode fazer para espaço de armazenamento gratuito no seu dispositivo. A resposta é simples: Excluir anexos indesejados. Passar pelo seu Fotos, vídeos, documentos e PDFs e exclua qualquer que você não precise ou deseja. Isso vai Liberte um espaço de armazenamento valioso no seu dispositivo e ajude -o a execute com mais eficiência.
Resumindo, Excluindo e -mails Do seu dispositivo faz não necessariamente espaço de armazenamento gratuito. O verdadeiro culpado Quando se trata de ocupar espaço de armazenamento no seu dispositivo anexos. Para espaço de armazenamento gratuito, você deve Excluir anexos indesejados do seu dispositivo.
Descobrindo a verdade: Excluindo um email apagado permanentemente sua pegada digital?
Se você está preocupado com sua pegada digital, pode estar se perguntando se a exclusão de um e -mail realmente o apagará da existência. A resposta não é tão simples quanto um sim ou não. Quando você exclui um e -mail, ele pode liberar espaço no seu dispositivo, mas não apaga necessariamente todos os traços da mensagem.
Então, o que acontece quando você exclui um e -mail? Quando você exclui um e -mail, ele normalmente é movido para uma pasta “lixo” ou “itens excluídos”, onde ficará até que seja excluído permanentemente. Isso significa que o email ainda está ocupando espaço no seu dispositivo ou servidor, mesmo que não seja facilmente acessível.
Os e -mails excluídos podem ser recuperados? Sim, e -mails excluídos podem ser recuperados em alguns casos. Se você não excluiu permanentemente o email, ele ainda pode ser recuperável da pasta de itens de lixo ou de lixo.
Além disso, se o email foi enviado para ou para terceiros, ele ainda poderá existir em seu dispositivo ou servidor.
Excluindo permanentemente um email apagado? Sim, excluir permanentemente um e -mail normalmente o apaga da existência. Isso significa que o email não ocupará mais espaço no seu dispositivo ou servidor, e não será recuperável.
E quanto aos backups? Mesmo se você excluir permanentemente um email, ele ainda pode existir em backups ou arquivos. É por isso que é importante considerar as possíveis conseqüências de enviar informações confidenciais por e -mail.
Consequentemente, a exclusão de um email pode liberar espaço no seu dispositivo, mas não apaga necessariamente todos os traços da mensagem. Excluir permanentemente o e -mail é a única maneira de garantir que ele realmente se foi. No entanto, mesmo assim, ainda pode existir em backups ou arquivos. É importante estar atento ao que você envia por e -mail e tomar medidas para proteger sua privacidade e pegada digital.
Por que é melhor excluir e -mails? As vantagens de uma caixa de entrada sem desordem e uma segurança cibernética aprimorada
Descubra a verdade: Excluindo e -mails realmente liberam espaço no seu telefone?
Como usuários móveis, estamos constantemente lutando com a questão do espaço de armazenamento. Uma solução comum que vem à mente é excluir e -mails para liberar espaço. Mas isso é realmente eficaz? A resposta é sim. A exclusão de e -mails pode realmente liberar espaço no seu telefone. De fato, é uma das maneiras mais fáceis de liberar espaço sem ter que excluir outros arquivos ou aplicativos importantes. Ao excluir e -mails, você pode limpar a desordem desnecessária e criar mais espaço para novas mensagens e arquivos.No entanto, por que É melhor excluir e -mails além de apenas libertar o espaço? Uma caixa de entrada sem desordem pode trazer muitos benefícios. Para iniciantes, ajuda a mantê -lo organizado e focado. Quando você tem menos e -mails para analisar, você pode encontrar facilmente o que precisa sem perder tempo. Além disso, pode reduzir o estresse e a ansiedade removendo o lembrete constante de e -mails não lidos.
Outra vantagem importante é a melhor segurança cibernética. Uma caixa de entrada desordenada pode ser um terreno fértil para ameaças cibernéticas. Os hackers podem obter acesso às suas informações confidenciais por meio de golpes de phishing ou ataques de malware escondidos em e -mails. Ao excluir e -mails desnecessários, você pode reduzir o risco de ser vítima para esses tipos de ataques.
Consequentemente, a exclusão de e-mails pode realmente liberar espaço no seu telefone, mas também traz muitos outros benefícios, como uma caixa de entrada sem desordem e segurança cibernética aprimorada. Então, da próxima vez que você estiver lutando com o espaço de armazenamento ou se sentindo sobrecarregado com sua caixa de entrada, considere pressionar esse botão de exclusão.
Descubra a verdade: Excluindo e -mails realmente liberam espaço no seu telefone?
Depois de realizar pesquisas extensas, descobrimos que a exclusão de e -mails realmente libera espaço no seu telefone. Embora possa não parecer uma quantidade significativa de espaço, cada pouco conta quando se trata de otimizar o armazenamento do seu dispositivo.
No entanto, é importante observar que simplesmente excluir e -mails da sua caixa de entrada pode não ser suficiente. Certifique -se de limpar suas pastas de lixo e spam, bem como quaisquer anexos ou imagens que possam estar ocupando espaço adicional.
Além de liberar espaço no seu telefone, a exclusão regular de e -mails também pode melhorar o desempenho geral e a velocidade do seu dispositivo. Então, se você é alguém que tende a deixar sua caixa de entrada sair do controle, é hora de começar a agir.
Esperamos. Se você tiver mais perguntas ou comentários, não hesite em alcançar. E como sempre, obrigado por escolher nosso site para todas as suas consultas de aplicativos móveis. Não se esqueça de se inscrever em nossas notificações para futuras atualizações!Quanto espaço esses e -mails não lidos consome?
Você é uma daquelas pessoas que deixa milhares e milhares de e -mails se acumularem em sua caixa de entrada? Nesse caso, você pode estar perdendo mais espaço do que percebe.
15 de abril de 2017
por Psafe Newsroom
Você já sabe que a abertura de e -mails suspeitos pode causar muitos problemas. Mas você sabia que deixar e -mails sentarem também pode ser um problema? Os e -mails podem ocupar toneladas de espaço em seu sistema operacional Android. Se você mantiver milhares – ou mesmo centenas – de e -mails por perto, então’s tempo que você limpa uma quantidade significativa de espaço excluindo esses e -mails no Gmail.
Limpe seu dispositivo
Se você deseja esclarecer ainda mais espaço no seu telefone e fazê -lo operar com mais eficiência, use limpeza rápida. A limpeza rápida ajuda você a remover arquivos lixo, caches, arquivos temporários e outros arquivos de lixo que estão ocupando espaço desnecessário no seu dispositivo. Depois de uma varredura com limpeza rápida, você’Eu terá mais espaço interno de memória e armazenamento para novos arquivos, aplicativos, fotos e vídeos. Remova seus arquivos lixo clicando acima.
Livre -se de e -mails com anexos
E -mails com grandes anexos podem ocupar mais espaço na sua caixa de entrada. Então, se você’só vou excluir determinados e -mails, esses são os que você deve começar. Para encontrar e -mails com anexos, procure “Tem anexo” no filtro de pesquisa do Gmail. Se você’hesitar sobre como começar a se livrar de seus e -mails, limpar esses grandes anexos é uma boa maneira de começar.
Limpe seus maiores e -mails
Livrar -se dos e -mails que estão ocupando mais espaço é a melhor coisa a fazer, mas não é’sempre simples. Se você usar um cliente IMAP como o Mozilla Thunderbird, poderá começar a classificar e -mails por tamanho e anexos. Ao usar o cliente IMAP e classificar seus tamanhos de e -mail, você pode excluir os e -mails que estão ocupando a maioria do seu telefone’s memória.
Encontre seus maiores e -mails em vez disso
Se você não for’quero baixar um cliente IMAP, você também pode usar um serviço de terceiros chamado Find Big Mail para digitalizar suas mensagens. Este serviço baseado na Web leva o acesso temporário ao seu e-mail, digitaliza seus e-mails e cria rótulos em sua conta para que você possa navegar por grandes mensagens sem envolver o site de e-mail grande.
Pare de receber correio em massa
A maneira mais fácil de manter sua caixa de entrada perto de vazio é parar de receber tantos e -mails. Você’provavelmente está inscrito em muitos boletins e listas de discussão que você não’t leia, então por que não cancelar a inscrição? Use um aplicativo como UNLLOL.Eu ou faça isso manualmente. Leva apenas alguns minutos e manterá sua caixa de entrada livre de desordem. Ou você escolhe receber menos e -mails por semana de muitos desses negócios se você ainda gosta de receber notificações e atualizações.
Você deve excluir e -mails ou arquivar -os?
Excluir ou arquivar email é uma pergunta que incomoda muitas organizações, especialmente as que não têm muita experiência com leis rigorosas que ditam a necessidade de preservar todos os registros de negócios.
Esta postagem do blog é um bom lugar para começar se você’nunca nunca o e -mail arquivado e não tenho certeza se você precisa arquivar e -mails ou se você pode simplesmente excluí -lo.
Para ajudá -lo a começar, hoje nós’vou olhar para:
- O que é o arquivamento por e -mail e como ele pode ajudá -lo a gerenciar registros
- As razões por trás do e -mail arquivando
- preocupações com relação à capacidade de armazenamento versus e -mails arquivados
- O que acontece quando você arquiva um e -mail
- e os prós e contras da exclusão de e -mail.
Deixar’S começar.
Por padrão, a maioria das pessoas exclui em vez de arquivar seus e -mails. Se você perguntar a alguém por que eles excluem e -mails, provavelmente dirá que eles os excluem porque querem Mantenha o e -mail organizado e Reduza a desordem da caixa de correio. Embora este seja um motivo válido para excluir e -mails, ele’é raramente a verdadeira razão.
Então, você deve excluir e -mails (e quando)?
A razão original por que nós’até a opção de excluir e -mails é simples –lá’s espaço limitado para mantê -los. No entanto, seria mais correto dizer que costumava haver espaço de armazenamento limitado para mantê -los.
Mas em 2020, ter espaço suficiente para manter todos os nossos e -mails não é mais um problema.
Somente o Gmail permite que seus usuários mais de 15 gigabytes de espaço de armazenamento antes que sua caixa de entrada fique cheia. Que’é espaço suficiente para 4 filmes de comprimento total, 1080p.
Em outras palavras, se você usar seu e-mail como a maioria de nós-para armazenar mensagens baseadas em texto junto com alguns pequenos anexos-você terá que trabalhar muito para preencher sua conta de e-mail.
Mesmo após a introdução da estrutura da pasta, que nos permite organizar e salvar e -mails importantes em locais específicos para uso posterior, ainda existem alguns e -mails que nos sentimos pressionados a excluir.
Quando você exclui um e -mail, ele é movido para uma pasta de lixo, onde geralmente é excluído após um período de tempo automaticamente (por exemplo,. No Gmail, esse período é de 30 dias) e não é mais acessível ou recuperável.
E outra coisa a ter em mente aqui é a questão do espaço de armazenamento – quando você move e -mails para uma pasta de lixo, eles ainda continuarão ocupando espaço até que você esvazie a pasta de lixo.
Que tal Dupa Di-Diation de Emails?
Dupa-delicância é quando você exclui uma mensagem de e-mail da sua caixa de entrada e depois a exclua imediatamente da pasta de lixo também.
Para muitas pessoas, a dupla deliciosa do email é uma ocorrência cotidiana, pois algumas organizações ainda impõem limites de tamanho da caixa de correio para impedir que as caixas de correio dos funcionários saiam do controle e causassem problemas de desempenho no sistema de email.
Mas um processo recente jogou uma bola de curva nisso quando se tratava de claro que certos funcionários tentaram encobrir comunicações ilícitas, instruindo-se a entregar duas e-mails em questão.
O processo foi baseado na alegação de que eles “tomou medidas para esconder suas comunicações um com o outro” Excluindo difíceis os e -mails incriminatórios.
O louco disso é que a dupla exclusão de e -mails não é ilegal, desde que lá’s nenhum dever ou regulamento para preservá -lo.
Mas uma vez que um dever, notificação de litígios iminentes ou uma auditoria é antecipada ou recebida, as organizações são legalmente obrigadas a manter todas as suas informações armazenadas eletronicamente em um formato que garante que a integridade dos dados.
Em resumo, embora nem sempre seja ilegal, há uma área cinzenta definida que pode levar a grandes ramificações se surgirem litígios.
Outros exemplos mais recentes de como a tecnologia pode ser abusada incluem funcionários que conspiraram, fofocaram e planejaram peculato por e -mail ou desaparecer mensagens do Instagram.Qual é a solução?
Mas e se a exclusão simplesmente não for uma opção?
E se a caixa de entrada nós’estar falando sobre a caixa de entrada da sua empresa, onde você recebe todos os tipos de informações críticas de negócios às quais você geralmente precisa se referir ou isso deve’não posso ser comprometido de qualquer forma?
E se você trabalhar em uma empresa pública que deve manter a conformidade com Sarbanes-Oxley e preservar todas as comunicações digitais (e -mail incluído) por 5 anos?
Nesses casos, como parece que a exclusão por e -mail parece, é’É mais seguro e mais econômico para arquivar e-mails porque oferece a liberdade de remover e-mails do seu sistema, mas sem o risco de quebrar nenhuma lei de conformidade
Por que arquivar e -mail?
Você deve arquivar e -mails por vários motivos:
- manter-se em conformidade com os regulamentos federais e específicos do setor,
- Para proteger seus negócios em possíveis ações legais,
- Para preservar o espaço do servidor,
- ter acesso a todos os registros de negócios a qualquer momento,
- Para minimizar o risco e os passivos que podem subir de um gerenciamento de registros ruins.
Em alguns casos, as empresas são obrigadas por lei a manter seus e -mails (sendo que os e -mails são considerados registros comerciais oficiais) por um certo período de tempo.
Dependendo do setor em que você trabalha, este período de retenção pode variar. Por exemplo, sob a Ferpa, as escolas precisam preservar seus e -mails por 5 anos, enquanto que na saúde, todas as informações sujeitas a HIPAA devem ser retidas por 7 anos.
No entanto, você pode optar por manter seus e -mails no arquivo por mais tempo do que prescrito por lei.
Por um lado, essa pode ser uma boa decisão, porque um período de retenção mais longo garantirá a continuidade dos negócios e permitirá que você confie em e -mails antigos para decifrar decisões de negócios anteriores.
Por outro. E também, se você mantiver seus e -mails no arquivo por mais tempo do que o necessário, aumentará as chances de ser pego em uma investigação legal que você poderia ter evitado legalmente legalmente.
O que é arquivamento por e -mail?
Arquivamento por e -mail é o processo automatizado durante o qual todos os e -mails de entrada, saída e interna em uma organização são capturado, indexado, desduplicado e arquivado em um ambiente em nuvem ou em um aparelho interno.
O arquivamento por e -mail foi originalmente usado para fins de conformidade e gerenciamento de armazenamento, mas agora é visto como uma parte fundamental da governança de informações corporativas e gerenciamento de registros eletrônicos.
O que é o arquivo de e -mail usado para?
Em resumo, o arquivamento por e -mail é usado para preservar seus e -mails e ajudá -lo a gerenciar seus registros de uma maneira mais eficiente.
Isso significa que, com o arquivamento de e -mails, você pode:
- Responda mais rápido a solicitações de descoberta em casos de investigação ou litígio
- recuperar e -mails perdidos ou excluídos,
- Encurre o tempo para a resposta da auditoria,
- preservar a propriedade intelectual contida nos e -mails
- Otimize a capacidade de armazenamento do seu servidor
- Garanta o backup de email em caso de desastre, garantindo assim a continuidade do seu negócio
- Monitore a comunicação interna e externa
- Permitir que os usuários autorizados defina tags legais de retenção
- Defina políticas de retenção e purga personalizados
Arquivamento por e -mail é a maneira perfeita de lidar com e -mails contendo informações privadas e confidenciais.
O que acontece quando você arquiva um e -mail?
Então, o que o arquivo de e -mail significa na prática?
Depois de configurar o arquivamento em sua empresa, cada e -mail enviado ou recebido por alguém da sua organização, juntamente com todos os seus metadados (remetente, data e hora, destinatário, informações sobre anexo, o próprio anexo) são capturados.
Ele pode ser capturado diretamente do conteúdo do email (que é um processo chamado diário) ou durante o trânsito da mensagem.
Depois que todo o conteúdo do email é capturado, ele fica indexado. A indexação é um processo durante o qual todo o conteúdo de uma mensagem é “quebrado” contra um conjunto de critérios e depois armazenado no arquivo, para que todas as informações sejam preservadas de uma maneira mais inteligente e mais acessível. Isso funciona da mesma maneira que você indexa todos os livros em uma biblioteca (por exemplo. De acordo com o período, escritor, país, gênero, etc.)
Quebrando o conteúdo de cada mensagem, indexando torna todas as mensagens e anexos pesquisáveis. Isso é útil não apenas quando os funcionários precisam encontrar um e -mail específico rapidamente, mas também em caso de litígio pendente, quando os e -mails relevantes precisam ser localizados, coloque -se em espera legal e apresentada como evidência dentro de um prazo especificado.
Depois que as mensagens são indexadas, elas são armazenadas com segurança em um impenetrável, cofre à prova de adulteração que apenas administradores, oficiais de conformidade e outros usuários privilegiados podem acessar e gerenciar. Todas as mensagens recebem tempo e data estampada para preservar a integridade dos dados e impedir a espoliação de evidências.
E como a maioria dos softwares de arquivamento hoje em dia vem com Busca Avançada Recursos, agora você pode pesquisar milhões de e -mails arquivados e localizar o crítico em apenas segundos.
Com pesquisa avançada, você pode procurar um email usando um conjunto de vários critérios, com base no conteúdo em campos de corpo, remetente ou destinatário, bem como no anexo, ou executando uma pesquisa por um email usando uma frase específica.
E -mails em arquivo serão excluídos?
Não. Quando você arquiva os e -mails, eles só serão movidos da sua caixa de entrada para o seu arquivo, que você pode acessar a qualquer momento. Isso é feito quase em tempo real, e’É uma maneira interessante de organizar sua caixa de entrada e ainda preservar todos os documentos relevantes que você pode recuperar e exportar facilmente para uma variedade de formatos em qualquer ponto posterior.
Você’poderá excluir os e -mails da sua caixa de entrada sem se preocupar se você’Será capaz de recuperá -los caso você precise se referir a qualquer coisa mais tarde.
Quanto tempo os e -mails permanecem no arquivo?
Contanto que você precise deles para. Novamente, o período para o qual você preserva seus registros depende do objetivo dos registros. Dependendo do arquiver que você usa, você pode definir períodos de retenção personalizados e manter os e -mails pelo tempo que quiser.
Pense dessa maneira. Depois que um projeto terminar, você pode pensar que você’nunca mais precisará ver um e -mail específico.
Mas e se um projeto semelhante surgir e você precisar de uma olhada no anterior?
Sempre esperamos o melhor, mas e se sua empresa for processada em relação a este projeto e toda a comunicação detalhando sua implementação precisa ser apresentada como evidência em tribunal?
Pode custar dinheiro e reputação à sua empresa em busca de um e -mail que possa salvar seu negócio e depois chegar à percepção de que você o excluiu há um ano.
Aqui está uma lista da maioria dos períodos de retenção da indústria, conforme prescrito por regulamentos relevantes:
Indústria Órgão de regulamentação / regulamentação Período de retenção Todos Internal Revenue Service (IRS) 7 anos Todos (Governo + Educação) Lei de Liberdade de Informação (FOIA) 3 anos Todas as empresas públicas Sarbanes-Oxley (Sox) 7 anos Educação Ferpa 5 anos Financeiro Lei Gramm-Leach-Bliley (GLBA) 7 anos Financeiro (bancário) Fdic 5 anos Financeiro
(Corretores, revendedores, banqueiros de investimento, empresas de valores mobiliários)FINRA, SEC 17A-4, SEC 17A-3 7 anos DOD contratados DOD 5015.2 3 anos Empresas de cartão de crédito PCI DSS 1 ano Assistência médica HIPAA 7 anos Farmacêutico FDA 2 anos Telecomunicações FCC 2 anos Alguns sistemas de arquivamento por e-mail permitem criar um número ilimitado de políticas de retenção, para que você possa optar por atribuir diferentes períodos de retenção com muita flexibilidade-por exemplo, você pode optar por manter os executivos de nível C’ E -mails, contratos de trabalho e relatórios financeiros indefinidamente, ao descartar registros de e -mail de RH após 7 anos, registros de estagiários após 1 ano e assim por diante.
Quem deveria estar arquivando e -mails?
O arquivamento por e -mail pode ser considerado nicho em algumas indústrias, mas’é justificado para dizer isso’É uma questão de tempo até que os avanços da tecnologia comecem a exigir que outras indústrias aceitem e iniciem o e -mail de arquivamento.
Esse raciocínio está fundamentado no fato de que tanto o volume quanto os formatos de dados estão subindo, ano após ano. Ao mesmo tempo, a maioria desses tipos de dados é considerada como registros comerciais oficiais, para que as empresas sejam legalmente obrigadas a preservá -las para referência.
Enquanto isso, existem alguns setores como governo e educação que arquivam e -mails há anos.
Neste pequeno vídeo, nosso desenvolvimento de negócios de VP, Jeff Marlow, fala sobre quais indústrias devem arquivar o email:
Então, agora que nós’Olhei para o arquivamento e a exclusão de e -mails, vamos’s soma.
- A exclusão remove os e -mails da sua caixa de entrada. Ele economiza espaço, mas você ganhou’É possível acessar seus e -mails. Isso coloca você em risco, tanto em termos financeiros quanto legais. Você ganhou’É capaz de produzir evidências de descoberta e litígio. Você também corre o risco de quebrar os regulamentos de gerenciamento de registros, e as multas não são de forma alguma pequenas (as cinco corretoras de Wall Street tiveram que pagar US $ 8.25 milhões porque eles descartaram e -mails relacionados às transações de clientes.)
- Arquivamento também economiza espaço de armazenamento, capturando e armazenando e -mails em um arquivo (seja na nuvem ou usando um Solução de arquivamento local). No entanto, o arquivamento também indexa e armazena seus e -mails de uma maneira inteligente e eficiente, permitindo que você encontre rapidamente qualquer email por meio de uma variedade de critérios de pesquisa.
- Arquivamento vai além de apenas gerenciamento de e -mail. Ele também permite monitorar seus canais de comunicação e ver se seus funcionários violam qualquer políticas de comunicação (por exemplo,. Você pode definir listas de palavras -chave que monitoram os canais para qualquer tipo de palavrões e enviam sinais de alerta antecipados).
- Arquivamento se refere não apenas a e -mails, mas a registros eletrônicos de várias formas. Você pode arquivar texto, chamadas de voz, mídia social, mensagens do WhatsApp e muito mais. Isso é importante, pois todo esse conteúdo constitui registros oficiais de negócios.
