Concordar perguntas frequentes de viagem

1. Qual é o objetivo do aplicativo Concur Cloud?

O aplicativo Concur Cloud é usado para fazer viagens por auto-reserva pela empresa contratada de gerenciamento de viagens da Universidade, Anthony Travel. Também permite a reconciliação e o envio de todos os relatórios de despesas de viagem e negócios.

2. Quais despesas devem ser reconciliadas no sistema de gerenciamento de despesas Concur?

. .

3. Como posso acessar concordar?

Você pode acessar concordar pesquisando “concordar” do meu.Pitt.Edu

4. ?

A ferramenta Concur oferece uma variedade de benefícios, incluindo acesso aos descontos de viagem da universidade e a capacidade de reconciliar e enviar relatórios de despesas facilmente. Visite a página de benefícios do Programa de Viagem e Gerenciamento de Despesas para obter detalhes completos.

. Como concordar ajuda na redução de emissões de carbono?

Concur agora exibe informações sobre emissões de carbono para todas as opções de voo. Esse recurso permite que a universidade rastreie e centralize esses dados de emissão, o que é crucial para alcançar objetivos de neutralidade de carbono. O recurso também ajuda os departamentos a desenvolver estratégias para reduzir as emissões enquanto ainda acessam preços de ingressos com desconto e assistência de viagem.

. Como posso utilizar o recurso de emissões de carbono no Concur?

Para utilizar o recurso de emissões de carbono no Concur:

• Abra a ferramenta de reserva online Concur
• Procure um voo
• Nos resultados da pesquisa, os quilos de carbono associados a cada viagem serão listados

7. Qual é o aplicativo Concur usado para?

O aplicativo Concur fornece uma maneira fácil de usar e segura de gerenciar despesas, viagens e faturas do seu smartphone. Ele permite reservar voos, reservar quartos de hotel, alugar carros e integrar seu itinerário com Tripit para alertas de viagem em tempo real e atualizações.

8. Como o Tripit ajuda no gerenciamento de viagens?

Tripit cria um itinerário mestre para cada viagem, mantendo todas as suas informações de viagem, reservas, reuniões e outros detalhes em um só lugar. Também permite fácil compartilhar informações sobre o itinerário.

9. ?

Para cumprir os padrões e diretrizes CoVID-19 da Universidade, todas as viagens de negócios internacionais devem ser registradas no portal de Pitt International SOS (ISOS). A reserva através da Concur ou Anthony Travel registra automaticamente o viajante com ISOs. .

. Onde posso encontrar mais recursos e treinamento para concordar?

Visite o site Concur para obter perguntas frequentes, guias de início rápido, vídeos de treinamento e outros recursos úteis para gerenciamento de viagens e despesas.

A Universidade considera uma ponta de 20% ou menos para ser razoável. Os 20% não são uma regra rígida e rápida, mas se a ponta for cerca de 20% ou seja, ficaria bem. Não há mais uma referência específica, mas se enquadra em nossa política geral de uma despesa ser razoável.

Concordar

. . Concur também é usado para reconciliar e enviar todos os relatórios de despesas de viagem e negócios.

. Esse sistema também deve ser usado para despesas que não sejam de onecard que estejam relacionadas a viagens, incluindo compras durante o status de viagem, bem como despesas de entretenimento de negócios, como hospedagem de conferências ou eventos especiais.

Acesso e treinamento

Visite esta página para saber mais sobre o acesso à concordância, bem como recursos de treinamento.

A ferramenta Concur oferece uma variedade de benefícios para auto-agendar viagens e gerenciamento de despesas. Visite a página de benefícios do Programa de Viagem e Gerenciamento de Despesas para obter detalhes completos.

Concur, agora mostra informações de emissões de carbono para todas as opções de voo, indicando os quilos de CO2 para cada viagem. As viagens aéreas fizeram 21.’.

O recurso de emissão de carbono na Concur ajudará a Universidade a centralizar o rastreamento desses dados de emissão, enquanto os mesmos dados para voos reservados fora da Concur, como através de companhias aéreas ou sites de terceiros, não podem ser rastreados centralmente. Concordar’O novo recurso também ajudará cada departamento a desenvolver suas próprias metas e estratégias internas para reduzir as emissões produzidas por viagens aéreas, enquanto ainda garantindo que os viajantes universitários tenham acesso a preços de ingressos com desconto e assistência prática de viagem quando necessário, tudo em um só lugar. Leia o artigo completo do Pittwire.

Para utilizar o recurso de emissões de carbono no Concur:

• Abra a ferramenta de reserva on -line concur.Pitt.Edu
• Procure um voo
• Nos resultados da pesquisa, os quilos de carbono associados a cada viagem serão listados

Aplicativos móveis

Fornece uma maneira fácil de usar e segura de gerenciar despesas, viagens e faturas diretamente do seu smartphone. Para viajar, use o aplicativo Concur para reservar um bilhete de voo ou ferroviário, reservar quartos de hotel ou alugar um carro e integrar seu itinerário com o Tripit para obter alertas de viagem em tempo real e atualizações.

O aplicativo Concur também integra completamente seu processo de gerenciamento de despesas. Transforme automaticamente os recibos em despesas e envie -os diretamente para concordar, tornando os relatórios de despesas mais rápidos e fáceis fazendo muito do trabalho para você. .

Encontre mais informações e recursos de treinamento no site da Concur.

Tripit

Cria um itinerário mestre para cada uma de suas viagens que você pode acessar a qualquer momento e mantém seu itinerário, reservas, reuniões e outras informações de viagem, tudo em um só lugar e facilita o compartilhamento.

Como registrar manualmente seu itinerário de viagem

Para cumprir os padrões e diretrizes CoVID-19 da Universidade, todas as viagens de negócios internacionais devem ser registradas no portal de Pitt International SOS (ISOS). Reserva via Concur ou Anthony Travel registra automaticamente o viajante com ISOs. Para viagens internacionais reservadas fora da Concur ou Anthony Travel, visite esta página para obter informações detalhadas e instruções para registrar ou adicionar alterações à sua viagem no portal ISOs My Trips.

Recursos

• perguntas frequentes
• Visite esta página para obter guias de início rápido e vídeos de treinamento

Despesas de viagem

• Reserve sua viagem
  • Passagem aérea, hotéis, aluguel de carros
  • Estacionamento do aeroporto
  • Anthony viaja
  • Concordar
  • Transporte terrestre
  • Viagens internacionais e em grupo
  • Recursos de viagem universitária
  • Concordar
  • Relatórios de despesas
  • Guia pós-viagem

  Concordar perguntas frequentes de viagem

  

  As categorias abaixo contêm respostas para várias perguntas de concordância com frequência.

  Se as perguntas relacionadas à sua Concur Travel e CTP não forem respondidas aqui, entre em contato com a KU Travel Services em [email protected]..

  Concordar do sistema e perguntas do perfil

  O que é uma viagem concordada?

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  A Universidade do Kansas fez uma parceria com os planejadores de viagens colegiados (CTP) e concrem para introduzir a Concur Travel, uma ferramenta de reserva de viagens on -line que complementa nossa solicitação e despesa de Concurs existentes. Isso permite que a universidade otimize o processo de viagem, oferecendo um ‘One Stop Shop’ integrado para solicitações de viagem pré-aprovadas, reservando viagens e relatórios de despesas com facilidade para reembolso mais rápido. Concur também lhe oferece a paz de espírito, sabendo que você está coberto pela universidade’Dever. A reserva através do programa de viagens da universidade garante que você possa ser apoiado pela universidade e/ou nossa equipe de agentes de viagens CTP, caso as dificuldades surjam antes ou durante sua viagem.

  ?

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  Usando o Concur Travel e o aplicativo Concur Mobile, você pode:

  • Reserve e gerencie a maior parte de sua viagem universitária em um só lugar com acesso total às tarifas publicadas.
  • Acesse as taxas de desconto da universidade para passagem aérea, hotel e aluguel de carros.
  • Mantenha um perfil on-line seguro para armazenar seu TSA pré-check e números de passageiros frequentes, bem como outras preferências de viagem e método de pagamento.
  • Evite enviar cópias em PDF ou papel de recibos para o SSC. Receptos eletrônicos para voos, fornecedores de hotel e aluguel de carros elegíveis de recepção eletrônica são enviados diretamente para o seu perfil de despesas de concurso. Além disso, você pode fazer upload de imagens de seus recibos usando o aplicativo Concur Mobile.
  • Garanta a conformidade como políticas, procedimentos e contratos de viagem estão incorporados ao sistema, incluindo taxas noturnas diárias para hotéis por localização e Fly America Act.
  • Rastrear e usar com precisão os créditos de ingressos não utilizados, incluindo lembretes como abordagem de expiração de crédito.
  • Receber alertas de atualizações de viagem. As mensagens de risco e segurança automatizadas e bidirecionais estão disponíveis para todos os viajantes que reservaram viagens usando o sistema de viagem Concur ou CTP.

  Além disso, aqui estão algumas das economias de custos e benefícios e serviços de valor agregado oferecidos pela CTP direta e/ou através do sistema de viagens Concur:

  • Monitoramento de dever de cuidar para ajudar a levar os viajantes de e para destinos com segurança
  • 24/7 de atendimento ao cliente
  • Relacionamentos estabelecidos com companhias aéreas e hotéis para negociar melhor em nosso nome
  • MAIS ARS AIRSOURAS DISPONÍVEIS*
  • Citações grátis e suporte de reserva on -line
  • Experiência internacional de reserva de viagens através de sua mesa de taxas internacionais
  • Informações de destino e conselhos de viagem
  • Assistência de passaporte e visto

  *O CTP fornecerá a menor passagem aérea lógica publicada e disponível no momento da reserva, com base no viajante’’S Política de viagens.

  Eu tenho que usar a viagem concord?

  Os funcionários da KU são fortemente incentivados a usar a ferramenta de reserva de viagem Concur diretamente com o CTP para aproveitar os recursos de segurança, suporte de viagem, eficiências e economia de custos potencials. .

  A Universidade tem o dever de cuidar de garantir a melhor maneira de sua capacidade de segurança de seus professores, funcionários e estudantes não apenas no campus, mas enquanto viajam em nome da universidade. . Portanto, o uso de viagens Concur e/ou CTP garante melhor a segurança do viajante, pois oferece aos gerentes de liderança e riscos uma melhor visibilidade de onde todos os viajantes da KU estão através deste sistema Oracle System de viagens. Ele também oferece aos gerentes de risco da KU a capacidade imediata de se comunicar com os viajantes potencialmente em risco, além de nos permite enviar mensagens automatizadas de risco de risco pré-viagem. Essas comunicações podem prepará -lo para as próximas viagens, informá -lo sobre interrupções e até ajudá -lo a navegar em eventos perigosos – não importa onde você esteja no mundo.

  Existem taxas para usar os serviços de viagens de viagem ou CTP?

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  $ 20.00 – por viajante com ingresso
  $ 18.00 – por viajante para troca
  $ 15.00 – por viajante para mudança de nome
  $ 0.00 – por viajante para vazio ou cancelamento

  Como faço para fazer login para concordar viagens?

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  No seu navegador da web, digite: .Ku.Edu . .com página, você deve inserir seu endereço de e -mail da KU, que o redirecionará para fazer login através do Ku SSO.

  Somente funcionários ativos da KU têm acesso à concordância. As reservas para estudantes não funcionários podem ser reservadas por um funcionário da KU usando o Livro para um convidado recurso. .

  E se eu não tiver o módulo de reserva de viagem quando eu assinar?

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  Todos os funcionários ativos da KU devem ter acesso à concordância, o que deve incluir o módulo de reserva de viagem. Se você entrar em concordar através da KU Single Sign On (SSO) e você não terá a palavra Viagem .. Forneça uma captura de tela da sua página inicial de Concur e informe -as de que você não tem acesso ao módulo de viagem. Eles atualizarão sua configuração para fornecer acesso a você e enviar um e -mail quando for adicionado.

  ?

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  Na primeira vez em que você faz login no Concur, você deve atualizar e salvar seu perfil Concur antes de tentar reservar uma viagem no Concur Travel. Ao atualizar seu perfil, verifique seu endereço de e -mail e adicione seu dispositivo móvel para mensagens de segurança. . Esta lista de verificação do usuário pela primeira vez ajudará a guiá-lo.

  Serei capaz de armazenar o panfleto frequente ou outras informações do programa de fidelidade?

  Sim, isso é feito no perfil on -line dentro da seção de viagens de concordância na seção de programas de viajantes frequentes.

  ?

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  Concur tem vários campos necessários contidos no perfil e, embora a data de nascimento seja necessária apenas para reservas de companhias aéreas, o mesmo perfil de viajante é utilizado, independentemente do que está sendo reservado.

  Como faço para pagar meus acordos de viagem Concur?

  Seu perfil on -line armazena seus cartões de crédito KU, KUCR ou. Certifique -se de identificar um cartão padrão para cada tipo de viagem (ar, hotel, carro, etc.). O site concur é seguro e totalmente criptografado. . . Se estiver faltando a informação, você não poderá continuar com sua reserva.

  Os voos são compras instantâneas usando o cartão escolhido ao reservar. As seleções de aluguel de carros e hotéis são reservas e exigirão um cartão de crédito no ponto de venda/check-in. Certifique -se de ter um cartão à mão enquanto viaja.

  Pague suas despesas de viagem de ar/carro/hotel com um cartão emitido em seu nome (cartão-p ku/kucr ou cartão de crédito pessoal). Pedimos que você não use cards-P ou cartões-P emitidos para outras pessoas para pagar por sua viagem.

  Por que pode’Eu uso meu cartão SSC ou departamento para reservar minha viagem em Concur?

  Para a conformidade com políticas de cartões-P e a segurança, a reconciliação e os motivos de relatórios, os viajantes não têm permissão para salvar um cartão de crédito designado para outro funcionário ou um cartão de departamento para o perfil Concur. . Ao vincular indivíduos a seus próprios cartões P, uma cadeia de conexão é estabelecida da pessoa à compra, permitindo um processamento mais fácil e relatórios mais precisos.

  • 1. Um KU ou KUCR emitiu um cartão P no viajante’N Nome
    2. . .
    3. Um cartão de crédito pessoal
  • As viagens convidadas reservadas na Concur Travel por um funcionário da KU podem ser reservadas naquele funcionário’S-P-CARD ou CARD de departamento, pois as informações do cartão não estão sendo armazenadas no sistema para reservas de visitas.

  E se eu não tiver um KU ou KUCR P-CARD?

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  Um cartão de crédito pessoal pode ser usado para acordos de viagem em concordância ou, mais idealmente, um funcionário pode obter um card de saldo P KU, KUCR ou KU, preenchendo o seguinte:

  2. Peça ao Pedido de Cart P assinado pelo supervisor apropriado antes de enviar.
  3. Complete e passe o teste P-Card. Os testes de cartões-P são administrados no quadro-negro. O solicitante será notificado por e -mail com instruções para o teste.

  Seu cartão P pode ser enviado para você ou você pode fazer arranjos especiais para buscá-lo.

  Perguntas do programa de viagem:

  • Lori Gutsch, diretora assistente, serviços de viagem
    .EDU ou 785-864-5616
  • Mike Lewis, diretor assistente de compras – a pagar
    • Coordenador de cartão-P de Ku

    PERGUNTAS DO CARDO DE PARTIMENTO KUCR:

    • Kevin Teel, gerente de negócios – Escritório de Pesquisa
      • Coordenador de C-Card KUCR

      O que preciso fazer se meu cartão de crédito expirar ou o número mudou?

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      Se o seu cartão P ou cartão de crédito pessoal salvo em seu perfil Concur mudou de alguma forma, você precisará atualizá-lo no seu perfil Concur o mais rápido possível. Isso garantirá que quaisquer reservas futuras feitas online ou com um agente de viagens CTP use um cartão atualizado.

      O que acontece se eu precisar de ajuda com assistência de concordura ou agente CTP?

      • Concordar assistência de navegação – Entre em contato com o ku helpdesk em [email protected].
      • Concordar assistência à mensagem de erro do sistema – Entre em contato com a mesa de assistência on-line do CTP no número 877-208-1396 e escolha a opção 1 entre as 7:30 às 19:30 CST M-F, ou enviando um e-mail para [email protected].
      • Reserva de agente de serviço completo* Assistência, precisam cancelar uma viagem ou ter problemas com uma reserva de concordância – Entre em contato com o CTP em 877-630-1232 e escolha a opção 1 entre as 7:30 às 18:30 CST, M-F para ajudá-lo.*Taxa de serviço de US $ 20 Aplica-se para reservas de vôo de serviço completo.
      • Depois de horas* Assistência de emergência enquanto viaja – Entre em contato com o CTP em 877-200-1501 das 18:30 às 7:30 CST, M-F, Fins de semana e feriados. *Taxas adicionais se aplicam para chamadas após horas, devem ser usadas apenas para emergências.

      Se eu concordar, parece estar inativo, existe uma maneira de verificar o status do sistema?

      . Concur Open Painel fornece um vislumbre de interrupções e interrupções do sistema. Estamos no data center do US2.

      Perguntas de voo

      ?

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      O sistema está configurado para padrão os resultados para “Pesquise por preço”. Se você não conseguir encontrar o voo que está procurando, pode pesquisar por cronograma que permite construir seu próprio itinerário. . Pesquisar por exibições de preços Opções de voo Concordar viagens sugere que você toma o menor custo, a disponibilidade e a política da empresa e pode não mostrar todas as opções ou cronogramas.

      Por que a classe de tarifa econômica básica é sinalizada com um ícone de aviso na Concur Travel ?

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      Os ingressos básicos da economia são “usa-o ou perde-o” . Se você precisar alterar seu voo por qualquer motivo, você perde seu ingresso e deve comprar um novo. . Além disso, se um voo for vendido, os assentos econômicos básicos são os primeiros a serem esbarrados no voo, o que exige que você compre um novo ingresso. Por esses motivos, sinalizamos a economia básica em concordar com um aviso.

      Embora as tarifas econômicas básicas sejam um pouco mais baratas, elas são fortemente desencorajado Devido à sua natureza restritiva. A cabine principal, a economia ou o sudoeste querem a aula de tarifa é a opção de aula de tarifa preferida.

      O que acontecerá se eu comprar uma tarifa que seja rotulada “” Significado não a tarifa mais baixa oferecida pela Concur Travel?

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      Uma tarifa comprada com mais de US $ 200 mais cara que a menor tarifa doméstica lógica oferecida em seus parâmetros de pesquisa ou US $ 400 a mais do que a menor tarifa internacional será considerada fora da política. Ao selecionar a passagem aérea mais alta, conforme indicado por um ícone do triângulo amarelo com um ponto de exclamação que está próximo ao botão da tarifa, você receberá uma caixa pop-up e será obrigada a selecionar um código de motivo de uma caixa suspensa. Sua tarifa selecionada, juntamente com as alternativas mais baratas que foram apresentadas a você, e sua compra será listada em um relatório de exceção que será fornecido mensalmente à universidade’. Recomenda-se que o viajante ou o arranjador de viagens esteja preparado para fornecer uma explicação após o fato, se solicitado para fazê-lo.

      Posso reservar reservas internacionais simples online?

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      ’Os agentes de serviço completo podem fornecer opções de cotação gratuitas, se você quiser assistência especializada, mas deseja reservar por conta própria através da concordância de viagens. Recomenda -se reservar viagens internacionais complexas diretamente através de um agente CTP. .edu se você quiser alguma ajuda internacional de busca de voo na concordância.

      Concurna emitir meu bilhete de companhia aérea?

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      Não, Concur apenas cria a reserva. Nossa agência de viagens CTP processa o ingresso em nossos contratos de companhias aéreas e garante que todas as informações sejam capturadas para fins de relatório e verificações de controle de qualidade para viagem para precisão. Os ingressos são comprados diretamente com as companhias aéreas, não compradas da CTP como revendedor de terceiros.

      Como vou saber quando/se meu ingresso foi emitido?

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      Você receberá um e -mail diretamente do CTP, que significará que sua viagem foi faturada/com ingressos. Mantenha este e -mail, pois contém informações importantes que você pode precisar antes ou durante a viagem e para o seu relatório de despesas. O SSC precisará de uma cópia deste email como um recibo para o agente CTP/taxa de serviço. Além disso, na sua biblioteca de viagens em Concur, você verá o status alterado de confirmado para com ingressos (se o ar estiver incluído).

      Quanto tempo levará para o meu ingresso ser processado?

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      Geralmente, o controle de qualidade e o processamento de ingressos levam apenas uma questão de minutos, desde que o sistema não encontre erros. .

      Como os ingressos não utilizados são rastreados? Como eles são usados?

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      . Além disso, você deve vê -los em seu perfil, bem como na matriz de resultados de pesquisa aérea. Se você tem um ingresso não utilizado, na página de informações de reserva de viagem, há um suspensão para indicar que você deseja usar seus créditos de ingressos não utilizados. . Lembre -se de que os créditos de ingressos não utilizados são específicos da companhia aérea e só podem ser aplicados contra compras da mesma companhia aérea.

      Estou reservando uma viagem doméstica de várias pernas, não uma viagem de ida e volta. Pode concordar com o suporte de viagem que?

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      Sim. . Se a viagem de viagem na página inicial, escolha a opção de vários segmentos da seção Critérios de pesquisa de ar.

      Qual é a melhor maneira de reservar uma viagem onde mais de um funcionário precisa viajar no mesmo voo?

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      Os usuários podem optar por compartilhar uma viagem com outro usuário para que possam ver/selecionar o mesmo voo e/ou acordos de hotel. Além disso, na página inicial ao concluir a pesquisa de viagem, você pode usar o adultos # suspenso para reservar até 6 funcionários juntos. Nota: Você deve ser listado como um arranjador em seus perfis para usar esta opção e o voo deve ser comprado em um cartão P KU/KUCR. É contra a política pagar pelas despesas de viagem de outros funcionários com um cartão pessoal.

      Por que vejo as tarifas aéreas mais baixas em outros sites do que na concordância?

      Clique para expandir

      . A razão mais comum é que as tarifas básicas da economia oferecidas pelas companhias aéreas e locais de lazer foram bloqueadas em concordância, como mencionado acima. Outro motivo pelo qual vemos discrepâncias de tarifas é devido a flutuações de inventário – o tempo é tudo e a disponibilidade e os custos de estoque podem mudar minuto por minuto. Qualquer dúvida sobre discrepâncias de tarifas deve ser relatada em detalhes ao CTP em [email protected].

      ?

      As opções de voo da Fly America têm um ícone de um escudo com uma marca de seleção que pode ser vista acima do botão Visualizar tarifas.

      Concordar despesas: Visão geral para empresas do Reino Unido

      

      Gerenciando despesas de negócio ’Temos que estar uma dor de cabeça. Existem várias ferramentas de gerenciamento de despesas disponíveis para ajudar com tudo, desde o upload de recibos até a análise de gastos mensais.

      Um deles é Concordar despesas. Nós’Eu darei a você a baixa de maneira completa sobre como concordar’S O software de despesas funciona aqui neste guia, incluindo Recursos, informações de preços e integrações. ’’é a melhor escolha para o seu negócio.

      O que são despesas de concordância?

      Concordar despesas é apenas uma das muitas ferramentas de negócios disponíveis em SAP Concur. A empresa sediada nos EUA é especializada em fornecer Gerenciamento de viagens e despesas serviços para empresas. Seu produto de despesas de concordância baseado em nuvem foi projetado para oferecer gerenciamento de despesas automatizado e integrado.

      Os empresários podem permanecer no controle dos gastos onde quer que estejam no mundo, enquanto os funcionários têm uma maneira mais conveniente de enviar suas despesas. .

      Segundo seu site, a empresa recebe críticas brilhantes de seus clientes. Por exemplo, 93% dos revisores de concordos no GetAppP recomendaria para colegas ou amigos.

      A imagem não é’T tão rosado no Trustpilot Infelizmente, onde a SAP Concur recebe uma classificação ruim de apenas 2.1 de 5², com os revisores mais descontentes com o atendimento ao cliente. No entanto, este é um perfil de confiança não reclamado, com apenas 17 revisões de despesas de concordância no total.

      A primeira coisa que você’Eu naturalmente quero saber sobre o uso do SAP Concur para despesas é quanto custa.

      Infelizmente, Concur não’T publique detalhes de preços em seu site, pois os custos variam de acordo com fatores como tamanho da empresa e uso.

      Concordo os recursos de despesas

      O que agora’S Oferta para empresas interessadas em usar ferramentas de gerenciamento de despesas Concur? Aqui estão os principais recursos que você precisa saber sobre:

      • Relatórios de despesas simplificados, onde você pode ver todos os seus dados de despesa em um só lugar.
      • .
      • Configurações configuráveis ​​para atender às suas necessidades de negócios.
      • Enviar, revisar e aprovar reivindicações de despesas em movimento.
      • Integrações com sistemas e ferramentas de negócios existentes.
      • Suporte para orçamento, previsão e conformidade de políticas.
      • Rastreamento de dados de despesas seguras.

      Concordar o aplicativo de despesas

      Juntamente com o software online baseado em nuvem, lá’é também um aplicativo de despesas de concordância.

      O principal recurso a saber é. Isto é um Aplicativo móvel de digitalização de recebimento que permite que os funcionários estivessem e enviem fotos de recibos de papel⁴. Ele efetivamente transforma fotos em dados. Isso oferece aos empresários e gerentes de negócios precisos e quase em tempo real relatórios e insights.

      O aplicativo permite adicionar recibos às reivindicações de despesas instantaneamente e indicam automaticamente as despesas com contabilidade e conformidade em mente. Isso pode economizar uma quantidade enorme de tempo na entrada de dados manuais e no administrador.

      

      Concordar integrações de despesas

      A última coisa importante a saber sobre as despesas de concordância é como ela pode ser integrada a outras ferramentas e aplicativos de negócios. ’.

      Aqui estão alguns exemplos:

      • Ferramentas contábeis, como QuickBooks, Sage e Xero.⁵
      • .com para negócios.
      • .⁷

      Você pode até entrar em contato com a equipe de gerenciamento de viagens e despesas Concur para discutir soluções personalizadas para sua organização.

      Gerenciar despesas comerciais com sábio

      Faça negócios em fronteiras internacionais? Isso pode potencialmente tornar as despesas de rastreamento muito mais complicadas.

      ’terá uma solução fácil de gerenciar para o fluxo de caixa internacional.

      . Isso torna a rastreamento uma brisa, mesmo quando sua força de trabalho está espalhada pelos continentes.

      ’Ter.

      .

      Nós’veio recursos, integrações e o aplicativo de despesas, mas você’.

      Fontes usadas para este artigo:

      1. Concordar – Revisões
      2. Trustpilot – Concur
      3. Concordar – Gerenciamento de despesas
      4. Concur – Scanner de recibo móvel
      5. Concordar – Integrações
      6. Concur App Center – Air & Hotel
      7. Concur App Center – Finanças e RH

      .

      . . Você deve obter conselhos profissionais ou especializados antes de tomar ou abster -se de qualquer ação com base no conteúdo nesta publicação. . Resultados anteriores não garantem um resultado similar. Não fazemos representações, garantias ou garantias, expressas ou implícitas, de que o conteúdo da publicação é preciso, completo ou atualizado.

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      Perguntas frequentes – perguntas frequentes

      Novas contas estarão disponíveis no SAP Concur dois dias úteis após o processamento do formulário da aura.

      Novos centros de custo seguem o mesmo período que novas contas. Levará 2 dias úteis para que o novo Cost Center esteja disponível para uso no SAP Concur.

      Se um centro de custo não for criado recentemente e não estiver disponível nos resultados da pesquisa, entre em contato com seu escritório financeiro para obter assistência. O FO pode trabalhar com o suporte da SAP Concur para resolver o problema e o oficial financeiro estará ciente de que a despesa pode precisar ser distribuída ao centro de custo apropriado assim que os detalhes postagens.

      Para distribuir despesas em um relatório para mais de uma combinação de contas, use alocação. A melhor prática é adicionar todas as despesas a um relatório e alocar o relatório total às combinações de conta desejadas

      • No menu de detalhes na lista de despesas de um relatório, selecione Alocação.
      • Selecione todas as despesas e clique em alocar despesas selecionadas.
      • No lado direito da tela, adicione uma linha de alocação para que cada combinação de conta seja carregada.
      • A alocação pode ser feita por porcentagem ou por valores em dólares usando o menu “alocar por” para selecionar a porcentagem ou o valor.

      Para obter mais detalhes sobre esse processo, revise a documentação de despesas de alocação disponível na seção de alocação e codificação X da página de documentação.

      Alocação

      Questões gerais

      A SAP Concur permitirá apenas a alocação por valor em dólares quando todas as entradas de despesas selecionadas forem todos números positivos ou todos os números negativos. Uma seleção mista de números positivos e negativos só pode ser alocada pela porcentagem. Um exemplo de número negativo é uma redução de reembolso que é sempre inserida como um número negativo (-23.54).

      O sistema SAP Concur sempre salva a alocação como porcentagens. . A conversão de dólares em porcentagens às vezes fará com que os valores do dólar mudem em alguns centavos. Para forçar uma alocação a ser um valor exato em dólares, os valores de alocação de uma entrada de despesas podem ser editados para alterar os valores para o número correto. O suporte técnico da SAP Concur pode ajudá -lo com este processo.

      Questões gerais

      Cada relatório de despesa possui uma trilha de auditoria que registra tudo o que é feito no relatório a partir do momento em que é enviado até o pagamento ser processado. Para visualizar a trilha de auditoria para um relatório específico, abra o relatório clicando no nome do relatório. Na página da lista de despesas, clique no menu Detalhes e selecione Trilha de Auditoria.

      Relatórios enviados no fluxo de aprovação serão exibidos na página de despesas com um status de submetido. O fluxo de aprovação do relatório mostrará o progresso do relatório através do processo de aprovação.

      • Na página de despesas, abra o relatório de despesas clicando em seu nome.
      • Na lista de despesas no menu Detalhes, selecione Fluxo de aprovação. A janela pop-up de fluxo de aprovação exibirá os números da conta. Clique no número da conta para expandir o fluxo de trabalho e exibir todos os aprovadores e datas de aprovação.
      • Quando um relatório recebeu sua aprovação final, ele pode ser visto na biblioteca do relatório. Todos os relatórios podem ser visualizados clicando na biblioteca do relatório e filtrando para “todos os relatórios”.Use o menu de exibição para selecionar “todos os relatórios” para exibir uma lista de relatórios completa que incluirá o status atual do relatório.

      Navegadores e concuros de seiva

      Questões gerais

      Os navegadores certificados para uso com o SAP Concur são:

      • Microsoft Internet Explorer Versões 10 e 11
      • Firefox Versões 35, 36 e 37
      • Versões Safari 5.1, 6.0, 7.0 e 8.0
      • Google Chrome Versões 40.0, 41.0 e 42.0

      Verifique se há versões mais recentes de páginas armazenadas

      • Para um desempenho ideal, selecione o Automaticamente opção no Configurações diálogo.

      Configuração do cache do navegador

      • Verifique se a caixa ao lado do Nunca verifique o servidor é não verificado.

      Configurações de segurança

      • Verifique se todas as zonas de segurança estão definidas para os níveis padrão.

      Desative a depuração do script

      • Recomende selecionar a caixa ao lado desta configuração para desativar a depuração de scripts.

      Notificação do erro de script

      • Recomende a seleção da caixa ao lado desta configuração para exibir a notificação de erro de script.

      Ativar cookies

      • Médio contexto.

      Deferimento de despesas

      Questões gerais

      O processo para adiar as despesas para o próximo ano fiscal mudou e não acontece na concordância. Consulte o documento de contabilidade de acumulação para obter mais informações.

      Ibis não é mais usado

      Questões gerais

      Novos funcionários serão adicionados ao arquivo do funcionário da SAP Concur no próximo dia útil após o término do formulário de compromisso e o funcionário estiver no sistema de RH. Se um novo funcionário precisar solicitar um reembolso antes que esse processo seja concluído, deve entrar em contato com seu oficial financeiro.

      Relatório de despesas

      Questões gerais

      Se a cobrança estiver em um cartão de compra, ele será vinculado ao viajante responsável pelo cartão de compra. Um comentário precisará ser adicionado à entrada de despesas, indicando que algumas das despesas do hotel são para o outro funcionário. Se a cobrança não estiver em um cartão de compra, escreva uma nota no recibo indicando como as cobranças serão aplicadas. O recibo deve ser enviado por fax com os dois relatórios de despesas.

      Qual é a diferença entre uma estimativa para viajar com uma solicitação de adiantamento em dinheiro e uma estimativa para viajar sem uma solicitação de adiantamento em dinheiro?

      Observe que o processo para inserir um adiantamento em dinheiro mudou com a nova interface do usuário.

      Se você precisar de ajuda para inserir um adiantamento em dinheiro, ligue para o helpdesk 814-863-9713

      A estimativa concluída para viajar com um adiantamento em dinheiro terá os avanços em dinheiro: ladrilhos no topo da solicitação, se o ladrilho não estiver lá, a solicitação não incluir um adiantamento em dinheiro.

      Quando um adiantamento em dinheiro for enviado, ele será destinado ao administrador do orçamento e ao oficial financeiro para aprovação, depois que ele’está totalmente aprovado e emitido, ele será postado em seguida para Simba e depois’é um processamento noturno para o banco. Dependendo do banco, pode levar de 2 a 3 dias para processar. Eu recomendaria que os avanços em dinheiro sejam inseridos pelo menos uma semana antes da viagem, se possível, 2 semanas seriam melhores.

      Refeições em grupo

      Questões gerais

      Dicas sobre refeições em grupo devem ser razoáveis, qual o Penn State geralmente considera 20% ou menos. No entanto, dicas que são $ 1.00 ou menos mais de 20% são aceitáveis ​​e não devem ser deduzidos.

      Se houver uma excesso de gorjeta superior a US $ 1.00 Em uma refeição em grupo, a quantidade de excesso deve ser detalhada da despesa de PCARD para refeições em grupo e marcada “Dedução do reembolso.” Não use uma “redução de reembolso” para reduzir uma transação de PCARD.

      Isso não é mais necessário.

      Grupos de participantes podem ser usados ​​para adicionar rapidamente um grupo de participantes que mantêm regularmente as refeições em grupo juntas.

      • Adicione todos os participantes individualmente a uma refeição em grupo usando a pesquisa avançada.
      • Selecione todos os participantes do grupo clicando nas caixas à esquerda dos participantes’ Nomes, ou a caixa de seleção Selecionar toda.
      • Clique no botão Modificar e criar grupo.
      • Dê um nome ao grupo e clique em Salvar.
      • Use este grupo em relatórios futuros clicando em favoritos e depois alternando a guia para grupos de participantes.
      • Um grupo de participantes estará disponível apenas no perfil do funcionário em que o grupo foi criado originalmente em.

      Se o grupo de participantes exceder 12 pessoas, um grupo de 12 ou mais pode ser usado como preferido. Veja as perguntas frequentes para obter regras e processos para usar um grupo de 12 ou mais

      Quando há doze ou mais participantes em uma refeição em grupo, uma entrada de participantes pode ser criada para os participantes usando o tipo de participante “Grupo de 12 ou mais”.

      • Clique no botão Novo participante ou adicione> Novo participante, dependendo de como ele é exibido na tela.
      • Selecione o tipo de participante de “Grupo de 12 ou mais”.
      • Insira um nome para o grupo e adicione o grupo à despesa.
      • Edite o campo de contagem de participantes na lista de participantes para refletir o número correto de participantes,
      • Crie um pdf da lista de participantes ou entre folha e anexe com os recibos.

      Questões gerais

      As cobranças de viagem da SAP Concur podem ser identificadas pelos detalhes do tipo de detalhe, haverá uma entrada para dinheiro e uma entrada para cobranças de PCARD.

      O espaço livre conterá os 15 primeiros caracteres do nome do relatório. O conterão 40 caracteres, a serem divididos da seguinte forma:

      • • 1-10 será sobrenome do funcionário
        • 12-40 será o ID da PSU do funcionário
        • 12-40 conterá “não-EMPL”

        O espaço livre e os caracteres 12-40 da descrição podem ser alterados usando UDFs ou via ICAG/ISTR usando a tela adicional no detalhe.

        Despesas de especificação

        Questões gerais

        APENAS:

        1. separar a taxa de ambiente e os impostos no tipo de despesa de hotéis/motel, se necessário pelo departamento; e
        2. Para separar as despesas legítimas da universidade de despesas pessoais.

        Itinerários e diário (subsídio de viagem)

        Questões gerais

        Os itinerários podem ser excluídos da lista de itinerário disponível. Um itinerário atribuído a um relatório deve ser não atribuído e depois pode ser excluído.

        Os itinerários podem ser removidos de um relatório de despesas em qualquer ponto antes de enviar o relatório. CUIDADO: A remoção de uma parada de itinerário ou itinerário de um relatório também removerá todas as refeições fixas e/ou despesas de hospedagem fixas relacionadas.

        Em um relatório de despesas sobre o menu Detalhes, selecione os itinerários disponíveis. A seção de itinerários atribuídos mostra quaisquer itinerários atribuídos ao relatório. Um itinerário deve ser não atribuído antes que possa ser excluído na seção Itinerários disponíveis da página.

        Na seção de itinerários disponíveis, um itinerário pode ser selecionado e o botão Excluir clicado para excluir o itinerário.

        Observação:

        1. Um itinerário com um cadeado na coluna à esquerda da coluna de ações não pode ser excluído. O cadeado indica que o itinerário está anexado a um relatório de despesas que foi enviado.
        2. .

        O aplicativo permite que a equipe de suporte da SAP Concur adicione locais para a lista de pesquisa da cidade.

        Para solicitar a adição de um local da Conus, envie uma solicitação ao SAP Concur Helpdesk. Inclua o nome da cidade, a abreviação do estado e o código postal. .. O aplicativo de pesquisa de código ZIP é um excelente recurso para as informações necessárias para adicionar um novo local para viagens Conus.

        .

        As despesas diárias são adicionadas clicando em Detalhes-> Novo itinerário para criar e itinerário que Alllow Concord.

        Clique em Avançar para chegar à guia Itinerários atribuídos. É aqui que você pode selecionar um itinerário atribuído para editá -lo, ou para não atribuir e excluir. .

        Uma vez na guia Despesas e ajustes, se alguma refeição foi fornecida durante a viagem por uma conferência, uma refeição em grupo de negócios ou outra fonte, selecione a caixa de seleção correspondente à refeição fornecida para remover essa refeição daquele dia. As refeições presumidas por serem comidas em casa ou compradas em um pcard não são consideradas refeições, desde que as refeições. No caso de todas as refeições por um dia são fornecidas, nenhuma refeição pode ser reivindicada para aquele dia. No entanto, o valor incidental diam.

        . .

        . As refeições fornecidas em uma conferência ou refeições em grupo devem ser identificadas como “refeições fornecidas.”Selecione a caixa de seleção apropriada para cada refeição fornecida para reduzir as quantidades de subsídio diárias de acordo com a política de viagem. Depois de todas as refeições fornecidas, selecione, selecione Criar despesas ou atualizar as despesas para criar ou ajustar as entradas de despesas diárias no relatório de despesas.

        . .

        As caixas de seleção durante a noite são aplicáveis ​​apenas a Oconus Travel, para uso quando o viajante não está sendo reembolsado para hospedagem por diem. .

        O Escritório de Política em todo o governo (OGP) confirmou quando o M & IE é reduzido para 75% o custo total de uma refeição fornecida é deduzida e que a refeição em si não é reduzida à taxa de 75% com base no §301-11.18 do FTR.

        Por exemplo, a taxa M & IE para Chicago é de US $ 74. .. .50. .

        Os itinerários são usados ​​apenas em relatórios de despesas se um viajante estiver solicitando reembolso para despesas de refeições e/ou oconus hospedagem. Um itinerário deve ser utilizado para criar as entradas de despesa DIE apropriadas para cada local de viagem durante a noite.

        Cada itinerário deve consistir em duas (2) linhas mínimas. A primeira linha contém a partida de um local doméstico/campus e chegada a um destino; A segunda linha contém a partida de um destino de viagem e retornar ao local da casa/campus.

        .

        Questões gerais

        A equipe de suporte da SAP Concur tem a capacidade de adicionar locais para a lista de pesquisa da cidade, conforme necessário. Localização do Conus, . Inclua o nome da cidade, a abreviação do estado e o código postal. .. . Para solicitar a adição de um Localização Oconus, .

        1 dia de refeições

        Questões gerais

        Quando um funcionário viaja, as despesas individuais das refeições serão reembolsadas através da refeição e incidentais por diem. . Em um relatório de despesas, um itinerário é criado em subsídios de viagem. O itinerário é usado para calcular automaticamente a quantidade máxima permitida de dima. Uma entrada de despesa de refeição fixa é criada na lista de despesas para o valor diário. O valor diário reembolsado ao funcionário é um lucro tributável. Como em qualquer solicitação de reembolso, uma quantia menor pode ser reivindicada a pedido do viajante. Os recibos de refeições não são obrigados a apoiar a reivindicação de dia inteiro ou parcial diário.

        O reembolso de refeições e despesas incidentais quando nenhuma viagem noturna está envolvida exige que o valor do reembolso seja relatado como parte da receita tributável do funcionário, a menos que seja uma refeição em grupo válida com um objetivo comercial claro e uma lista de participantes é fornecida.

        Exemplo: um funcionário viaja da Filadélfia para subir. . , (Total Diem, reembolso de refeições de bolso ou despesa de refeição de PCARD) é o valor da refeição tributável de 1 dia e deve ser inserido na entrada fixa de refeição criada pelo itinerário.

        Como lidar com refeições tributáveis ​​para viagens de 1 dia em um relatório da SAP Concur:

        1. No cabeçalho do relatório, selecione a caixa de seleção para “este relatório inclui reembolso de refeição de 1 dia”. Isso atende o lembrete para o campo de valor tributável na despesa de refeição fixa.
        2. Crie o itinerário e a despesa de refeição fixa para o diem.
        3. Na lista de despesas, clique na despesa fixa da refeição para abri -la.
        4. Insira o valor total do benefício das despesas da refeição que o viajante está reivindicando no campo. O valor inserido pode ser qualquer um dos seguintes mas não deve exceder A quantidade original da entrada de despesas de refeição fixa:
        • total permitido por diem, ou
        • Despesa real da refeição de bolso, ou
        • Despesa real da refeição do PCARD, ou

        OBSERVAÇÃO: Se diam. .

        Esse tipo de despesa seria usado quando uma reunião inclui uma refeição em que cada participante paga por uma parte das despesas da refeição ou paga todo o custo de sua própria refeição em um dos seguintes cenários:

        Exemplo 1: Um funcionário viaja de Harrisburg para uma reunião. Os participantes da reunião decidem trabalhar durante o almoço e receber comida para eles. O funcionário paga US $ 6.00 para o almoço – os US $ 6.00 seria uma despesa de refeição de 1 dia não tributável. . Após a reunião, Traveler e outro participante vão almoçar para revisar os tópicos discutidos na reunião, cada um pagando por sua própria refeição.

        Quando uma refeição de 1 dia não tributável é reivindicada, a solicitação deve seguir as mesmas regras que uma refeição em grupo (participantes necessários).

        Deduções da folha de pagamento

        Questões gerais

        A dedução será rotulada como “SAP Concur” e será listada na remessa de pagamento com suas outras deduções.

        Cartões de compra

        O link do Guru para o cartão de compra da PSU fornece uma lista de referência de links e informações relevantes disponíveis para os titulares de cartões e oficiais financeiros.

        O titular do cartão deve liquidar todas as despesas de viagem (incluindo as do cartão de compra) no SAP Concur o mais tardar 60 dias após o final da viagem (30 dias se a viagem for cobrada em um fundo restrito e for concluída no último mês do contrato patrocinado).

        As cargas de PCARD que não foram liquidadas após um período de tempo apropriado (mais de 60 dias após a viagem ocorrerão) serão consideradas transações não reembolsáveis.

        . O Oficial Financeiro também pode seguir as medidas com base no uso indevido do cartão de compra.

        .

        .

        Os recibos serão anexados ao relatório de despesas.

        .

        . Este formulário requer aprovação pelo administrador do orçamento ou executivo de orçamento e o oficial financeiro antes que a transação possa ser resolvida no SAP Concur.

        Quaisquer cobranças não assinadas que não foram substanciadas após um período de tempo apropriado (mais de 60 dias após a viagem) serão consideradas transações não reembolsáveis.
        O Oficial Financeiro terá autoridade para enviar um relatório de despesas em nome do titular do cartão para liquidar essas transações não reembolsáveis, o que resultaria em uma dedução do salário do titular do cartão pelo valor da transação. O Oficial Financeiro também pode seguir as medidas com base no uso indevido do cartão de compra. (Referência: PC2009, página 9)

        As cargas de PCARD são exibidas na seção de despesas disponíveis de despesas. Todas as cargas de PCARD que não foram atribuídas a um relatório de despesas serão exibidas.

        Para atribuir uma cobrança de pcard a um relatório, crie um novo relatório ou abra um relatório existente e use o menu de importação para exibir e importar as cobranças do PCARD no relatório.

        Uma lista histórica de todas as cobranças de PCARD no SAP Concur para o titular do cartão está disponível. . A lista de cobranças de cartões da empresa pode ser filtrada para exibir todas as cobranças por ano civil ou por períodos específicos de tempo dentro de um ano. A lista incluirá o nome do relatório para todas as cobranças atribuídas aos relatórios de despesas.

        Quaisquer cobranças de cartão de compra que sejam consideradas despesas pessoais e, portanto, não reembolsáveis ​​pela Penn State, serão compensadas primeiro contra qualquer reembolso devido ao funcionário.

        Se nenhum reembolso for devido ao funcionário, o valor não reembolsável resultante das transações de PCARD será deduzido do pagamento do funcionário.

        As despesas de refeições individuais são reembolsadas usando diário (subsídios de viagem). Os seguintes descrevem como explicar as despesas de refeições do PCARD e as despesas de refeições diretas à medida que correspondem a diários de refeições diárias. Cada tipo de transação de refeição deve ser processada da seguinte forma:

        Depois de criar o cabeçalho do relatório ou clicar em Detalhes-> Novo itinerário, crie e itinerário que Allow Concurirá para criar as entradas diárias de despesas diárias:

        1. Crie linhas de itinerário na nova seção de parada da tela de alquiações Traver.
        2. Cada linha de itinerário contém o local de partida, data e hora e o local de chegada, data e hora do seu destino.
        3. Crie uma linha de itinerário para cada alteração no local da noite para a noite.
        4. Clique em Salvar para salvar cada linha quando concluído.
        5. Complete todas as linhas de itinerário usando os novos campos de parada.
        6. Se um itinerário for para viagens de 1 dia, ainda deve haver duas linhas de itinerário:
           • um para a partida da localização da casa e a chegada ao destino;
           • um para a viagem de volta ao local da casa.
        7. Clique em Avançar quando todas as linhas de itinerário forem salvas;
        8. Clique em Avançar na tela Itinerários disponíveis.
        9. A tela de despesas e ajustes exibirá a quantidade diária para cada dia no itinerário.
        10. Para viagens Conus, o valor incluirá refeições e reembolso incidental.
        11. Para o Oconus Travel, o valor incluirá hospedagem, refeição e reembolso incidental.

        Em conformidade com a política de viagens universitárias, para os primeiros e últimos dias de viagem, a Concur pretará a refeição daquelas diárias a 75% do subsídio da localização da noite para o dia. Os viajantes receberão esse valor, independentemente da hora de viagem do dia ou duração da viagem do dia.

        Se alguma refeição foi fornecida durante a viagem por uma conferência, uma refeição em grupo de negócios ou outra fonte, selecione a caixa de seleção correspondente à refeição fornecida para remover a refeição da refeição do diário diariamente. As refeições presumidas por serem comidas em casa não são consideradas as refeições, desde que as refeições. No caso de todas as refeições por um dia são fornecidas, nenhuma refeição pode ser reivindicada para aquele dia. No entanto, o valor incidental diam.

        As refeições individuais compradas com um pcard não recebem refeições, não selecione a refeição fornecida. .

        Quando todas as refeições fornecidas forem identificadas, clique em Criar despesas. Cada dia de refeição, as despesas diamas serão inseridas na lista de despesas como uma refeição fixa. .

        1. Se a tela de despesas disponíveis não estiver disponível à direita, clique no botão Importar acima da lista de despesas à esquerda para abrir as despesas disponíveis.
        2. Selecione as despesas de refeição do PCARD aplicáveis ​​na tela de despesas disponíveis clicando na caixa de seleção à esquerda das transações (s).
        3. Clique no botão Importar na tela de despesas disponíveis para atribuir as transações de refeições PCARD ao (s) relatório.

        O tipo de despesa padrão, despesa de refeição do PCard, será atribuída a todas as refeições compradas com um PCARD.

        • Se uma despesa de refeição para PCARD for uma refeição em grupo:
          • editar a entrada de despesas;
          • Altere o tipo de despesa para “refeições em grupo/MTG (participantes necessários)”; e
          • Complete todas as informações necessárias e salve.
          • editar a entrada de despesas;
          • Selecione a dedução da caixa de seleção de reembolso localizada abaixo da caixa de comentários; e
          • salvar alterações.

          Repita as etapas para todas as refeições individuais de PCard. O valor de cada refeição de PCARD individual será subtraído do valor total de reembolso em dinheiro.

          Uma dedução da folha de pagamento ocorrerá se o total das despesas de refeições do PCARD, além de quaisquer despesas não reembolsáveis ​​do PCARD, exceder o reembolso total de caixa (o valor que um viajante tem direito a diários de diários mais despesas em dinheiro).

          Refeições diretas: não crie entradas de despesa para refeições individuais compradas com dinheiro ou cartões de crédito pessoais.

          Todas as despesas de refeições individuais são reembolsadas com base nas taxas diárias padrão atribuídas a cada local. O viajante é elegível para a refeição por diário em vigor para o local onde passa naquela noite. Para o último dia de viagem, o diário em vigor será o da estadia da noite anterior.

          Calcular despesas reais

          1. .
          2. Despesas reais: total de todas as entradas individuais das despesas de refeição do PCAR .
          3. Quantidade de redução: subtrair a quantidade real de despesa da quantidade de permissão diária.

          Adicionar entrada de redução de reembolso

          2. No lado direito da tela, selecione o tipo de despesa de redução de reembolso localizado na categoria “outro” no campo do tipo de despesa.
          3. Insira a quantidade de redução (do cálculo acima) como um número negativo e insira um comentário explicando o motivo da redução. Reduções não devem ser feitas diariamente.
          4. Digite o motivo da redução no campo de comentários da redução de reembolso.
          5. .

          O valor será exibido como um negativo e uma revisão da página de totais do relatório indicará o reembolso total devido ao viajante foi reduzido pela entrada de redução de reembolso.

          . . Se o valor de hospedagem OCONUS PCARD exceder o reembolso de dinheiro no relatório, resultará em uma dedução do salário do viajante.

          1. Clique no botão Importar na lista de despesas do relatório.
          2. A lista de despesas disponíveis será aberta no lado direito da tela.
          3. Selecione a caixa de seleção à esquerda das transações apropriadas e clique em importar que moverá as transações selecionadas para a lista de despesas.
          4. .
          5. Clique na despesa para abri -la para edição no lado direito da tela.
          6. .
          7. .

          O reembolso dos reais deve ser aprovado antes da viagem.

          Se o método real de reembolso for aprovado, todas as despesas para esse tipo de despesa (hospedagem, refeições ou ambas) durante toda a viagem devem ser reivindicadas de forma real e apoiadas por recebimentos. O diário para hospedagem e/ou refeições reivindicadas como real deve ser marcado conforme previsto em subsídios diários na tela de despesas e ajustes.

          Alojamento: O tipo de despesa padrão será hotel/motel (itemização necessária):

          1. Edite a transação e altere o tipo de despesa para o Oconus Lodging real.
          2. Indication ainda é necessário.
          3. Não selecione a dedução da caixa de reembolso.

          Refeições:O tipo de despesa padrão será uma despesa de refeição PCard.

          1. Se a despesa for uma refeição individual:< >Edite a transação e altere o tipo de despesa para refeições reais de oconus. Não selecione a dedução da caixa de reembolso. Se a despesa for uma refeição em grupo:
             • Edite a transação e altere o tipo de despesa para a refeição em grupo (os participantes necessários).
             • .

          Existem três cenários em que a dedução da caixa de seleção de reembolso deve ser selecionada:

          1. A despesa é uma despesa pessoal e não comercial e não deve ser paga pela universidade;
          2. Qualquer refeição não-grupo conus-pelas refeições políticas, as refeições são reembolsadas usando diário;
          3. Qualquer refeição não-grupo OCONUS ou despesa de hospedagem de oconus que não está sendo reivindicada como um real.

          Quando um viajante usa um PCARD para uma despesa que é reembolsada como diário, a dedução da caixa de reembolso deve ser verificada para que a universidade não esteja pagando pela mesma despesa duas vezes.

          OBSERVAÇÃO: Quando a dedução da caixa de reembolso é verificada em uma transação de PCARD, o valor será compensado contra qualquer reembolso devido ao viajante. Se nenhum reembolso for devido ao funcionário, o valor não reembolsável será deduzido do pagamento do funcionário.

          Ambos os tipos de despesas são usados ​​para remover as despesas de um reembolso:

          • Se a transação estiver em um cartão de compra, o tipo de despesa de PCARD não reimburgado deve ser usado para qualquer despesa não comercial que possa ser incluída no recibo.
          • . As despesas pessoais não precisam ser incluídas.
          • Se a refeição fizer parte de um recibo de hotel e o viajante está reivindicando por diem, a refeição precisa ser marcada sem reembolso. Na especificação, selecione a despesa do tipo PCARD refeição para a refeição (s) e verifique a dedução da caixa de reembolso.
          • . Nesse caso, o tipo de despesa Hotel/Motel (itemização) deve ser alterado para refeições em grupo/MTG (participantes necessários). . .

          Transações individuais de cartão de compra podem ser encontradas sob despesas, visualizar transações.

          .

          Recebimentos e receitas eletrônicas

          Imagens nos recibos disponíveis podem ser giradas para visualização clicando no botão de rotação. Imagens que são tipos de arquivo JPG ou PNG podem ser salvas na nova orientação. Todos os outros tipos de arquivo só podem ser girados para visualização.

          . .

          A transportadora de fax Accufax está disponível em lojas gerais através de Ebuy em http: // www..psu.. O número do produto é L5099DC.

          Ao transmitir informações de recibo para vários relatórios, cada conjunto (página de cobertura e recebimentos de despesas) deve ser transmitido separadamente, permitindo que a máquina de fax se desconecte entre as transmissões. A maioria das máquinas de fax agrupa múltiplas transmissões para o mesmo número de telefone e envia -as como uma transmissão. Opção de economia de pedágio.”A menos que você saiba que sua máquina de fax não usa a opção Toll-salp:

          • Fax a página de capa e recibos para o relatório nº 1.
          • Deixe a máquina de fax desconectar.
          • Re-dial e envie a página de capa de fax e recibos para o relatório #2.

          , e anexe os dois conjuntos de recibos ao primeiro relatório. Uma máquina de fax não vê nenhuma distinção entre a última página de recibos para o primeiro relatório e a página de capa de fax para o segundo relatório.

          . As novas imagens de recibo serão anexadas ao existente.

          • Use o maior resolução possível em sua impressora
            • Boa resolução de impressão é essencial para tornar os códigos de barras legíveis pelo software de imagem. .
          • Imprima Branco liso
            • . Padrões de fundo, marcas d’água, logotipos e similares também podem confundir o software de imagem.
          • Imprimir usando retrato orientação, não paisagem
            • Os códigos de barras são formatados apenas para orientação de retrato (longa dimensão da página vertical).
          • Verifique se a impressão é ,
            • Se a impressão for cinza ou irregular ou houver marcas estranhas, o software de imagem pode não ser capaz de ler os códigos de barras.
          • Verifique se há Três códigos de barras com as palavras PRINCIPAL e FUNDO
            • Verificando se as palavras e FUNDO são visíveis acima e abaixo dos códigos de barras, você garante que os códigos de barras estejam completos. Se algum código de barras for truncado ou qualquer parte de um código de barras for impresso em outra página, reduza as margens do navegador (na maioria dos navegadores, abra o menu de arquivo e clique em Configuração da página). .
          • Coloque as páginas para que o
            • O software de imagem espera encontrar os códigos de barras na primeira página da transmissão de fax.
          • Coloque páginas enfrentando corretamente (Face Down para a maioria das máquinas de fax)
            • Se o papel estiver enfrentando da maneira errada na máquina de fax, as páginas em branco serão enviadas. Na maioria das máquinas de fax, o lado a ser enviado é colocado de bruços, geralmente indicado por um ícone como .
          • Alimente as páginas como direto que possível
            • Se os códigos de barras estiverem ligeiramente distorcidos, o fax “mancha” as bordas da barra, e isso pode confundir o software de imagem.
          • Defina a máquina de fax como Resolução fina e vire Pesquisando
            • A resolução padrão ou “normal” em algumas máquinas de fax pode causar distorção nas imagens de código de barras, mas a próxima configuração mais alta, geralmente chamada de “fina”, é confiável. .
          • Certifique -se disso meio -tom ou foto o modo não está ligado
            • Configurações especiais usadas para fax fotografias podem “manchar” as bordas da barra e isso pode confundir o software de imagem.
          • Dentro de 5 a 15 minutos, a (s) imagem (s) de recebimento deve estar disponível para visualização.

          Receipts eletrônicos são uma cópia de um recibo enviado à SAP Concur por um fornecedor.

          • . Nem todos os fornecedores de visto fornecem receitas eletrônicas.
          • Somente reservas e cobranças feitas em uma universidade PCARD podem incluir receitas eletrônicas.
          • Os receptores eletrônicos devem ser ativados no SAP Concur por cada usuário.

          Sim. A ativação de receitas eletrônicas permite que os fornecedores enviem uma cópia dos recibos finais diretamente no SAP Concurned à carga do PCARD. Receptos eletrônicos podem substituir os recibos conectados manualmente para essas despesas.

          A mensagem de ativação de recepção eletrônica aparece na tela inicial do SAP Concur. . Na seção de outras configurações, procure a ativação do receptor eletrônico.

          Depois que os usuários ativam os receptores eletrônicos, eles não podem optar por si mesmos, mas podem optar por PCARDs específicos. Os cartões de crédito podem ser adicionados ou optados na seção de cartões de crédito do perfil.

          Configurações de perfil / perfil Procure seção de cartões de crédito. Ele listará todos os cartões salvos. Clique no ícone de lápis para abrir e editar um cartão. Desmarque os “recebe receitas eletrônicas para este cartão.. Salve a mudança.

          Não, recibos para despesas incluídas em um relatório de despesas da SAP Concur Não precisa ser assinado. Nem o PCARD nem os recibos de despesas em dinheiro precisam de uma assinatura. A assinatura eletrônica colocada no relatório durante o processo de envio abrange todas as despesas e recibos incluídos no relatório.

          Os recibos devem ser mantidos até que o viajante receba seu reembolso.

          Os recibos podem ser excluídos de um relatório que possui um status de aprovação de “não arquivado” ou “enviado de volta ao funcionário.”Pode haver um nível de relatório e recibos de nível de despesa anexados a um relatório. Como a exclusão é feita depende do nível.

          • Recibos de nível de relatório: No menu de recibo, selecione recibos de exclusão. Todos os recibos anexados serão removidos.
          • Recebimentos de nível de despesa anexados a despesas individuais: Passe o mouse no ícone de recebimento na despesa. Clique no botão de entrada no canto inferior direito da janela pop-up.

          Existem várias maneiras de fazer upload e anexar imagens de recebimento:

          • Os recibos podem ser digitalizados e as imagens são enviadas para o relatório.
          • Os recibos podem ser enviados por e-mail para a loja de recibos para anexar às despesas.
          • .

          O Guia do Usuário da SAP Concur disponível em http: // www.SAPCONCUR.psu..O CFM#USR possui instruções detalhadas sobre todas as opções para anexar recibos aos relatórios de despesas.

          • Embora Pdf é o tipo de arquivo recomendado para recibos digitalizados, os seguintes tipos de arquivo são aceitos: PNG, JPG, JPEG, HTML, TIF e TIFF.
          • Cada arquivo de imagem não deve ser maior que .
          • Definir Resolução do scanner a 72 dpi (pontos por polegada) para manter o tamanho da imagem menor e melhorar o tempo de upload.
          • A .
          • Um relatório pode ter várias sessões de upload.
          • Não há limite para o número de arquivos de imagem que podem ser carregados usando várias sessões de upload.

          Concordar aplicativos móveis permitem que os usuários tirem uma foto de um recibo e enviem automaticamente a imagem nos recibos disponíveis. .

          • Recibos de nível de relatório têm sido a função de recebimento padrão no SAP Concur desde a implementação.
          • Os recibos são anexados ao relatório por processo de upload de imagem ou por fax.
          • Os recibos são visíveis no menu de recibo em uma nova janela ou na janela atual.
          • Os recibos podem ser excluídos no menu de recebimento.

          Recebimentos de nível de despesa:

          • O recibo individual é anexado a despesas específicas na lista de despesas.
          • Os recibos disponíveis mantêm recibos de upload esperando para serem atribuídos a uma despesa.
          • .
          • Recibos não atribuídos nos recibos disponíveis podem ser excluídos lá.
          • O recibo de despesa é exibido do ícone nas despesas.
          • Os recibos de nível de despesa também são exibidos no menu de recebimento com os recibos do nível do relatório, mas eles não são excluídos lá.

          Os recibos podem ser enviados por e-mail para os recibos disponíveis pelo proprietário do relatório ou por um delegado. Os recibos nos recibos disponíveis podem ser atribuídos a despesas em um relatório. Os recibos disponíveis estão disponíveis para os delegados para atribuir recibos a despesas no relatório. Cada usuário deve ativar a função de e-mail para ele mesma. .

          Reembolso

          Questões gerais

          Quando um relatório da SAP Concur tem um status de “pago”, é um indicador de que os detalhes do relatório foram entregues à universidade. Todos os aspectos do reembolso real (incluindo notificação por email) são gerenciados por operações contábeis. Todas as perguntas sobre o status de um reembolso devem ser direcionadas para operações contábeis em [email protegido] .

          Um status de “pago” no SAP Concur indica que as transações do relatório foram incluídas em um arquivo de extrato preparado para a universidade e colocado em nossa pasta FTP para recuperação. Ao meio -dia do dia seguinte, os detalhes estão sendo processados ​​pela universidade e postando para Ibis. . Quando o processo de reembolso é concluído, um email é enviado das operações contábeis que aconselham que o reembolso será colocado em sua conta por meio de depósito direto e disponível para você dentro de dois dias úteis.

          Existem várias razões pelas quais um viajante pode querer reduzir a quantidade de um reembolso:

          • As despesas estão sendo cobradas a uma bolsa de pesquisa e o viajante pode querer gastar menos em viagens para obter fundos para suprimentos e equipamentos; ou
          • O viajante concordou com certas limitações de despesas por razões orçamentárias.

          Para reduzir o reembolso de caixa em um determinado valor, selecione o Redução de reembolso Tipo de despesa, insira o valor como negativo e digite o motivo da redução no campo de comentários de despesas.

          SAP Concur Email – Autonotificações

          Questões gerais

          Vários e -mails do mesmo remetente para vários destinatários podem ser identificados por servidores de correio como “spam” e enviados para a pasta de email “lixo eletrônico” ou “excluído” de aplicativos de email. Se você usar um cliente de email, deve ter a capacidade de criar uma regra que possa ignorar o filtro de spam para e -mails de “[email protegido]”. Entre em contato com sua equipe de TI para obter assistência na revisão das configurações de seu aplicativo de email. A maioria dos aplicativos de email pode ser ajustada para reconhecer endereços de email específicos como legítimos e mover qualquer e -mail para uma pasta de email especificada.

          O SAP Concur é um aplicativo hospedado na Web por meio de um fornecedor independente chamado Concur Technologies, Inc. O programa de e-mail deles não é gasto e todas as notificações são emitidas por “[Email Protected]”

          Clique no link na notificação de email para ir para a página inicial da SAP Concur (www.SAPCONCUR.psu.edu) e selecione “Faça login.”Clique no menu de despesas. Abra o relatório clicando no nome. Na página da lista de despesas, clique no botão Enviar relatório no canto superior direito da tela. A janela de assinatura eletrônica será aberta. Clique em aceitar e enviar para continuar enviando. A janela de status do relatório abrirá a exibição dos valores totais do relatório. Clique em Fechar para concluir o processo de envio.

          Dicas, incidentais e despesas com diversas

          Despesas de refeições e quaisquer dicas relacionadas a refeições e dicas dadas ao pessoal de serviço, como carregadores, manipuladores de bagagem, sellhops, empregadas domésticas, administradores ou aeromoça serão reembolsados ​​através da refeição e incidentais por diem. A refeição e os incidentais por diem é estabelecida pela Administração Geral de Serviços do Governo Federal e diferencia as subsídios por localização geográfica.

          O misc (máximo $ 5.00 por dia) O tipo de despesa é usado para despesas onde os recibos não são possíveis. Exemplos: Quando os recibos não são fornecidos para serviços de táxi ou transporte, quando nenhum recibo é dado para taxas de estacionamento ou um medidor de estacionamento é usado. Transporte local, como metrô, metrôs e ônibus, onde são usados ​​o uso de cartões eletrônicos, tokens ou débitos, devem ser inseridos como o tipo de despesa apropriado. Nenhum recibo é necessário. Estes não devem ser inseridos usando o tipo de despesa diverso.

          Incidentais estão incluídos na refeição do subsídio diário. A Administração Geral de Serviços do Governo Federal define incidentais como taxas e dicas dadas a carregadores, manipuladores de bagagem, bellhops, empregadas domésticas, administradores ou bordo ou outro pessoal em navios.

          Dicas sobre refeições em grupo devem ser razoáveis, qual o Penn State geralmente considera 20% ou menos. No entanto, dicas que são $ 1.00 ou menos mais de 20% são aceitáveis ​​e não devem ser deduzidos.

          Se houver uma excesso de gorjeta superior a US $ 1.00 Em uma refeição em grupo, a quantidade de excesso deve ser detalhada da despesa de PCARD para refeições em grupo e marcada &ldquo;Dedução do reembolso.&rdquo; Não use uma “redução de reembolso” para reduzir uma transação de PCARD.

          A Universidade considera uma ponta de 20% ou menos para ser razoável. Os 20% não são uma regra rígida e rápida, mas se a ponta for cerca de 20% ou seja, ficaria bem. Não há mais uma referência específica, mas se enquadra em nossa política geral de uma despesa ser razoável.

          Usando o SAP Concur

          Questões gerais

          Os usuários fazem login no SAP Concur na página inicial do SAP Concur (www.SAPCONCUR.psu.edu). A SAP Concur é protegida por autenticação através da WebAccess, que requer um AccessID válido e um status de funcionário de ‘ativo’ no sistema de RH da universidade. O SAP Concur é um aplicativo hospedado na Web da Concur Technologies, Inc. e exige que o JavaScript seja ativado em seu navegador da web.

          Os navegadores certificados para uso com o sistema de reembolso de funcionários são:

          • Microsoft Internet Explorer Versão 11
          • Microsoft borda
          • Firefox Versões 53, 54 e 55
          • .1, 6.0, 7.0, 8.0, 9.0, & 10.0
          • Google Chrome Versões 59, 60 e 61

          Verifique se há versões mais recentes de páginas armazenadas

          • Para um desempenho ideal, selecione o Automaticamente opção no Configurações diálogo.

          Configuração do cache do navegador

          • Verifique se a caixa ao lado do Nunca verifique o servidor é não verificado.

          Configurações de segurança

          • Verifique se todas as zonas de segurança estão definidas para os níveis padrão.

          Desative a depuração do script

          • Recomende selecionar a caixa ao lado desta configuração para desativar a depuração de scripts.

          Notificação do erro de script

          • Recomende a seleção da caixa ao lado desta configuração para exibir a notificação de erro de script.

          Ativar cookies

          • Recomendar Médio contexto.

          Recuperação de impostos de valor agregado

          Questões gerais

          O imposto de valor agregado (IVA) é um imposto nacional de vendas sobre bens e serviços, que é cobrado por muitos países ao redor do mundo. Em 1987, a União Europeia (UE) começou a oferecer reembolsos do IVA para empresas estrangeiras que viajam para países participantes da UE para fins comerciais. Dependendo do país, o IVA pode ser reembolsado em hotéis, restaurantes, aluguel de carros, estacionamento, gasolina, diesel, transporte dentro do país, entretenimento comercial, telecomunicações, conferências, feiras, cursos de treinamento e taxas profissionais. Certos IVA não são reembolsáveis, como em serviços de álcool e lavanderia.

          Muitos países participam do reembolso do IVA para as entidades dos EUA e das categorias de despesas elegíveis.

          Os viajantes da universidade devem participar do programa IVA enviando seus recibos originais para que os reembolsos possam ser perseguidos. Os recibos baseados em O-constors por diem não são revisados ​​para nenhum outro propósito. O procedimento de submissão de recuperação de impostos de valor agregado é iniciado no SAP Concur, usando o formulário de transmissão de recebimento do IVA disponível no menu de impressão do relatório de despesas. Atualmente, muitos países participam de reembolsos de IVA para entidades baseadas nos EUA e os tipos de despesas que são elegíveis.

          SAP Concur

          

          A SAP Concur é uma solução que economiza tempo e dinheiro automatizando processos de gerenciamento de despesas, qualquer que seja o tamanho da sua empresa, incluindo solicitações, reserva e pagamento.

          SAP Concur – Gerenciamento de despesas

          Chegou a hora de otimizar as despesas comerciais e o gerenciamento de viagens com a SAP Concur Cloud Solution, aprovada pela agência tributária espanhola e pelos conselhos regionais do país basco e da Navarra.

          Economize tempo e dinheiro automatizando processos de gerenciamento de despesas, qualquer que seja o tamanho da sua empresa, incluindo solicitações, reserva e pagamento. Elimine a papelada e erros relacionados e simplifique o gerenciamento de recibos para seus funcionários. É tão fácil quanto tirar uma foto com um dispositivo móvel.

          Ligue suas despesas com cartão de crédito e conecte -se a um grande ecossistema de mais de 200 parceiros, incluindo Uber e reserva, que permitem recuperar o IVA.

          Despesas simples por Seidor

          Consigo FuncionalIdades Extra Con Los Siguientes Módulos Adicionales

          Orçamento
          Controle de Prepuesto y Toma de Decisões.

          Localizar
          Protege y Comunica A Los Empleados

          Dirigir
          Captura y ReportA Autométrico El Kilometraje

          SAP Analytics Cloud
          Conecta El Módlo de Reportagem Y AuMuta La Visibilidad en Los Painels Interactivos.

          Os benefícios do SAP Concur

          Conectado

          Ele se integra perfeitamente ao SAP ERP. O fluxo de dados contínuos oferece um novo nível de controle e visibilidade nas despesas da sua empresa.

          Transparente

          Políticas de integração de despesas da empresa e software de auditoria personalizado melhorar a visibilidade das despesas dos funcionários.

          Sem esforço

          Mobile Cloud Applications automatiza, acelere e melhoram o gerenciamento de despesas de ponta a ponta.

          Reserva

          Acesse o conteúdo de vários sistemas de distribuição global, taxas de agência e publicação, conexões diretas e tarifas exclusivas.

          Conformidade digital

          Está em conformidade com as políticas internas e externas (GDPR). Beneficiar de uma solução aprovada pela agência tributária espanhola.

          Imediatismo

          Tire uma foto de um recibo e os detalhes são enviados automaticamente. Permite que os provedores de viagens enviem composições eletrônicas diretamente para concordar com as despesas.