Gerenciamento de conteúdo corporativo

• Você não pode ver facilmente suas imagens – Esta é uma queixa comum e ouvimos dos clientes que se deslocam do SharePoint para o Dash (nossa barragem). É realmente difícil navegar pelas imagens. Você deve clicar em cada minúscula miniatura para encontrar o conteúdo que você precisa.

Gerenciamento de conteúdo corporativo na Microsoft 365: um guia completo

Enterprise Content Management (ECM) em Microsoft 365 Fornece um conjunto de processos, métodos e ferramentas projetadas para completo Gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo. Ele economiza tempo e recursos, garante a conformidade regulatória, reduz os custos desnecessários, melhora a acessibilidade do conteúdo e a satisfação do cliente e apoia a continuidade dos negócios.

A quantidade total de dados criados e consumidos globalmente atingiu 79 zettabytes em 2021. O número deve crescer para 181 Zettabytes até 2025.

Isso é bastante De dados.

No entanto, de todos os dados criados para fins comerciais, apenas uma pequena porcentagem será armazenada e uma porcentagem ainda menor será gerenciada corretamente.

É aqui que entra o gerenciamento de conteúdo corporativo.

Management Lifecycle de Gerenciamento de Conteúdo no Microsoft 365

A abordagem moderna do ECM reflete as maneiras pelas quais os usuários criam e consomem conteúdo.

Em vez de se tornar inativo, as ferramentas e recursos do Microsoft 365 ECM permitem que o conteúdo obtenha valor ao longo do tempo, mantendo o controle do processo de gerenciamento. Eles consequentemente contribuem para cada um dos quatro estágios de Gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo: criar, coordenar, proteger, e Colheita (Veja o gráfico abaixo).

Este artigo o guiará através do mais útil Recursos, ferramentas e recursos do Microsoft 365 ECM para sua corporação e serve você como ponto de partida para a implementação deles. Vamos mergulhar!

CRIAR

SharePoint Online vs. OneDrive – qual é a diferença?

A Microsoft 365 incorpora uma série de ferramentas diferentes para armazenar, acessar e gerenciar uma variedade de documentos usados ​​em seu trabalho diário. Ao escolher a solução certa de armazenamento baseada em nuvem, sua escolha dependerá de suas necessidades de negócios. Qual é a diferença entre OneDrive e SharePoint, por exemplo?

SharePoint online é uma plataforma colaborativa baseada em nuvem que funciona como uma única base de conhecimento de informações válidas e autorizadas. Ele alimenta a colaboração de conteúdo em M365, incluindo arquivos com os quais você trabalha em equipes, Yammer e Outlook. Ele permite portais, notícias, páginas, listas e uma plataforma para aplicativos de negócios. OneDrive, Por outro lado, permite que você armazene seus arquivos privados em um local centralizado, e acessá -los de uma variedade de dispositivos. Assim que estiver pronto para compartilhar seus arquivos, você pode fazer isso facilmente. No OneDrive, você é o proprietário dos documentos criados, enquanto no SharePoint a propriedade do conteúdo pertence ao proprietário do site.

Independentemente da que você escolher, ambas as opções superam o nível do documento e vão além para ativar a criação e colaboração de conteúdo. Microsoft Teams é outro hub de colaboração que entra em jogo aqui. Para saber mais sobre como ele difere do SharePoint, leia esta postagem do blog.

COORDENADA

Gerenciamento de documentos no Microsoft 365

Um estudo da Nucleus Research descobriu que até US $ 9.8 milhões anualmente podem ser salvos através do uso adequado de um sistema de serviços de conteúdo. A maior parte do tempo é desperdiçada pesquisando os documentos existentes e recriando novos.

Hora, acontece que realmente é dinheiro.

O gerenciamento de documentos no Microsoft 365 pode ajudá -lo a economizar os dois recursos a seguir:

• Mencionando um usuário em um comentário de ordens para atrair sua atenção para o assunto e conceder acesso diretamente a eles, se necessário
• Compartilhando links de conteúdo OneDrive Nas equipes da Microsoft e controle do usuário
• Visualizando diferentes tipos de arquivos no OneDrive sem ter que baixar o programa, e.g., Arquivos do AutoCAD e imagens 3D
• Colaboração ao vivo em documentos e vendo as mudanças um do outro em tempo real
• Usando check-in/check-out para bloquear os documentos para edição durante a coa autoria, para proteger documentos de mudanças acidentais ou sobrescrever
• Usando versão Para criar várias versões de um documento, para evitar a duplicação do mesmo documento e permitir a restauração da versão anterior, se necessário
• Usando fluxos de trabalho Para simplificar e automatizar processos como coletar assinaturas, feedback ou aprovações para um plano ou um documento
• Fornecendo Metadados, Informações sobre o conteúdo para classificá -lo e categorizá -lo, e a ser escolhido pelo mecanismo de pesquisa. Com o SharePoint 2016, foi introduzida uma versão nova e aprimorada dos metadados gerenciados, permitindo uma classificação e descoberta de documentos ainda mais eficientes.

PROTEGER

Proteção de informações no Microsoft 365

Proteger informações confidenciais é crucial para qualquer organização. A Microsoft 365 oferece um conjunto de ferramentas e recursos avançados para ajudá -lo a garantir a segurança e a conformidade do seu conteúdo.

• Prevenção de perda de dados (DLP) – Os recursos DLP da Microsoft 365 permitem identificar, monitorar e proteger informações confidenciais em várias plataformas e aplicativos. Você pode definir políticas para impedir o vazamento de dados e aplicar a conformidade com os regulamentos.
• Gerenciamento de Direitos da Informação (IRM) – IRM permite controlar direitos de acesso e uso para documentos e e -mails sensíveis. Você pode especificar quem pode visualizar, editar, imprimir ou encaminhar conteúdo específico, mesmo quando é compartilhado fora de sua organização.
• Políticas de retenção – Com as políticas de retenção, você pode definir regras por quanto tempo o conteúdo específico deve ser retido e quando deve ser excluído. Isso ajuda você a cumprir os requisitos legais e regulatórios e a evitar acumulação de dados desnecessários.
• Proteção avançada de ameaças (ATP) – ATP ajuda a proteger sua organização contra ameaças avançadas por e -mail, como tentativas de phishing, malware e ransomware. Ele usa aprendizado de máquina e inteligência artificial para detectar e bloquear atividades suspeitas.
• Gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) – Os recursos MDM da Microsoft 365 permitem proteger e gerenciar dispositivos móveis usados ​​por seus funcionários. Você pode aplicar políticas, controlar o acesso a dados corporativos e limpar remotamente dispositivos em caso de perda ou roubo.

Gerenciamento de conteúdo corporativo

Você pode’T Visualize facilmente suas imagens – Esta é uma queixa comum e ouvimos dos clientes que se deslocam do SharePoint para o Dash (nossa barragem). Isto’é realmente difícil de navegar pelas imagens. Você deve clicar em cada minúscula miniatura para encontrar o conteúdo que você precisa.

Gerenciamento de conteúdo corporativo na Microsoft 365: um guia completo

Enterprise Content Management (ECM) em Microsoft 365 Fornece um conjunto de processos, métodos e ferramentas projetadas para completo Gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo. Ele economiza tempo e recursos, garante a conformidade regulatória, reduz os custos desnecessários, melhora a acessibilidade do conteúdo e a satisfação do cliente e apoia a continuidade dos negócios.

A quantidade total de dados criados e consumidos globalmente atingiu 79 zettabytes em 2021. O número deve crescer para 181 Zettabytes até 2025.

Que’s bastante De dados.

No entanto, de todos os dados criados para fins comerciais, apenas uma pequena porcentagem será armazenada e uma porcentagem ainda menor será gerenciada corretamente.

É aqui que entra o gerenciamento de conteúdo corporativo.

Management Lifecycle de Gerenciamento de Conteúdo no Microsoft 365

A abordagem moderna do ECM reflete as maneiras pelas quais os usuários criam e consomem conteúdo.

Em vez de se tornar inativo, as ferramentas e recursos do Microsoft 365 ECM permitem que o conteúdo obtenha valor ao longo do tempo, mantendo o controle do processo de gerenciamento. Eles consequentemente contribuem para cada um dos quatro estágios de Gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo: criar, coordenar, proteger, e Colheita (Veja o gráfico abaixo).

Este artigo o guiará através do mais útil Recursos, ferramentas e recursos do Microsoft 365 ECM para sua corporação e serve você como ponto de partida para a implementação deles. Deixar’S mergulhar!

CRIAR

SharePoint Online vs. OneDrive – qual é a diferença?

A Microsoft 365 incorpora uma série de ferramentas diferentes para armazenar, acessar e gerenciar uma variedade de documentos usados ​​em seu trabalho diário. Ao escolher a solução certa de armazenamento baseada em nuvem, sua escolha dependerá de suas necessidades de negócios. Qual é a diferença entre OneDrive e SharePoint, por exemplo?

SharePoint online é uma plataforma colaborativa baseada em nuvem que funciona como uma única base de conhecimento de informações válidas e autorizadas. Ele alimenta a colaboração de conteúdo em M365, incluindo arquivos com os quais você trabalha em equipes, Yammer e Outlook. Ele permite portais, notícias, páginas, listas e uma plataforma para aplicativos de negócios. OneDrive, Por outro lado, permite que você armazene seus arquivos privados em um local centralizado, e acessá -los de uma variedade de dispositivos. Assim que você’Estou pronto para compartilhar seus arquivos, você pode fazer isso facilmente. Em OneDrive, você’RE O proprietário dos documentos criados, enquanto no SharePoint a propriedade do conteúdo pertence ao proprietário do site.

Independentemente da que você escolher, ambas as opções superam o nível do documento e vão além para ativar a criação e colaboração de conteúdo. Microsoft Teams é outro hub de colaboração que entra em jogo aqui. Para saber mais sobre como ele difere do SharePoint, leia esta postagem do blog.

COORDENADA

Gerenciamento de documentos no Microsoft 365

Um estudo da Nucleus Research descobriu que até US $ 9.8 milhões anualmente podem ser salvos através do uso adequado de um sistema de serviços de conteúdo. A maior parte do tempo é desperdiçada pesquisando os documentos existentes e recriando novos.

Hora, acontece que realmente é dinheiro.

O gerenciamento de documentos no Microsoft 365 pode ajudá -lo a economizar os dois recursos a seguir:

• Mencionando um usuário em um comentário de ordens para atrair sua atenção para o assunto e conceder acesso diretamente a eles, se necessário
• Compartilhando links de conteúdo OneDrive Nas equipes da Microsoft e controle do usuário
• Visualizando diferentes tipos de arquivos no OneDrive sem ter que baixar o programa, e.g., Arquivos do AutoCAD e imagens 3D
• Colaboração ao vivo em documentos e nos vendo’s mudanças no tempo real
• Usando check-in/check-out para bloquear os documentos para edição durante a coa autoria, para proteger documentos de mudanças acidentais ou sobrescrever
• Usando versão Para criar várias versões de um documento, para evitar a duplicação do mesmo documento e permitir a restauração da versão anterior, se necessário
• Usando fluxos de trabalho Para simplificar e automatizar processos como coletar assinaturas, feedback ou aprovações para um plano ou um documento
• Fornecendo Metadados, Informações sobre o conteúdo para classificá -lo e categorizá -lo, e a ser escolhido pelo mecanismo de pesquisa. Com o SharePoint 2016, foi introduzida uma versão nova e aprimorada dos metadados gerenciados, permitindo uma classificação e descoberta de documentos ainda mais eficientes.

PROTEGER

Governança no SharePoint Online

Se você’estou me perguntando sobre o significado exato do termo “governança”, você’não é o único.

Todos eles se resumem ao controle de acesso – certificando -se de que as pessoas certas tenham acesso ao conteúdo certo.

Grupos Microsoft 365 é a ferramenta central em Governança de colaboração. Adicionar um usuário a um determinado grupo lhes dá permissão Para acessar seus recursos. Os grupos sempre incluem ferramentas de colaboração, como um site do SharePoint, planejador, um espaço de trabalho de Power BI, uma caixa de correio, um calendário e fluxo. Existem inúmeras maneiras pelas quais os usuários dão acesso, mas este é considerado uma prática recomendada.

Recursos adicionais de governança, como restrições de compartilhamento de contatos, estão disponíveis no SharePoint, equipes e Azure Active Directory. Com os planos do Azure, você pode implementar facilmente Conjuntos de padrões predefinidos, como atribuições de função, atribuições de políticas, grupos de recursos e modelos de gerente de recursos. Todos esses serviços aderem aos requisitos de governança e conformidade.

Garantir a governança adequada no Microsoft 365 pode ser um processo demorado. Felizmente, você pode automatizar.

Syskit Point for Microsoft 365 Governança

Imagine controlar o acesso do usuário em uma indústria altamente regulamentada. Verificando as configurações de permissão em uma variedade de fontes, sites, pastas e até arquivos diferentes podem levar horas.

Com o Syskit Point, ele é feito em alguns cliques.

Esta ferramenta de governança do Microsoft 365 é um complemento perfeito para todos os recursos mencionados acima. Ele rastreia Acesso ao usuário providenciando Transparência total na forma de relatórios de segurança fáceis de entender. Na prática, isso significa que a atividade, permissões e associações do usuário e administrador no Microsoft 365 são rastreáveis ​​em questão de segundos.

Como um esforço contínuo para fazer cumprir as políticas de governança, o Syskit Point também ajuda a automatizar a governança do Office 365. Ele delega a responsabilidade da equipe de TI para o site, as equipes da Microsoft e os proprietários de grupos da Microsoft 365 que sabem operacionalmente quem deve ter qual acesso e o que fazer com sites e conteúdos inativos. O processo é chamado Revisão de acesso e está agendado enviando periodicamente uma solicitação de email automatizada para os proprietários do site que a executam. Como resultado, você pode investigar facilmente o potencial brechas de segurança e mantenha seu inquilino sem desordem.

Segurança e conformidade no Microsoft 365

Nos últimos anos, os empresários on -line estão igualmente perdendo o sono por ataques cibernéticos e oficiais de conformidade. Com seus muitos recursos de segurança e conformidade prontos, o Microsoft 365 mais uma vez vem para o resgate. Suas práticas recomendadas de segurança podem ser divididas em quatro áreas principais:

1. Gerenciamento de identidade e acesso

As ferramentas de gerenciamento de identidade e acesso da Microsoft (IAM) permitem acesso seguro para os recursos, afaste -se Tentativas suspeitas de log-in e proteger as credenciais do usuário Com a ajuda de controles de acesso baseados em risco, ferramentas de proteção de identidade e fortes opções de autenticação.

2. Proteção contra ameaças

Com suas soluções de segurança automatizadas e integradas, a proteção da Microsoft ameaças ajuda dados seguros dos funcionários contra ameaças cibernéticas emergentes. Alimentado pela inteligência artificial (AI), o Azure Sentinel permite que você detectar ameaças e responda a eles rapidamente. Defender Microsoft 365 e Azure Defender permitem impedir e detectar ataques em seus dados e aplicativos em nuvem enquanto protege suas cargas de trabalho em nuvem do Azure e Hybrid.

3. Proteção à informação

Classificação de dados Permite identificar informações importantes em seus ambientes em nuvem e no local e adicionar rótulos de sensibilidade apropriados para controlar onde os dados viajam. Prevenção de perda de dados (DLP) protege sua organização’S informações confidenciais, como dados financeiros, números de cartão de crédito, registros de saúde, números de segurança social, etc., Ao permitir que você crie e gerencie políticas de DLP no Microsoft 365 Compliance Center.

4. Segurança e gerenciamento de riscos

Microsoft 365 Segurança e gerenciamento de riscos proteem sua organização’S informações críticas, identificando e remediando rapidamente os riscos de atividades maliciosas e não intencionais. Ele abrange gerenciamento de riscos privilegiado, barreiras de informação, caixa de bloqueio de clientes, gerenciamento de acesso privilegiado (PAM) e auditoria avançada.

Gerenciamento de conformidade no Microsoft 365

Com mais de 220 atualizações regulatórias publicadas todos os dias, o cenário de conformidade continua a evoluir rapidamente. Felizmente, você não’É preciso acompanhar tudo isso – o Microsoft Conformy Manager faz isso por você. Confira seus principais recursos:

• Pontuação de conformidade Mostra sua posição atual com base na linha de base da proteção de dados do Microsoft 365. Ele permite rastrear o progresso e priorizar ações envolvendo maior risco potencial.
• Controles Dê a você um conjunto de ações e procedimentos necessários para atender a um regulamento específico, incluindo configuração do sistema, processo organizacional e pessoas responsáveis ​​por isso.
• Avaliação Inclui um agrupamento de controles que precisam ser concluídos para atender aos requisitos de um padrão, regulamentação ou lei.
• Modelos prontos são fornecidos para criar avaliações.
• Ações de melhoria centralize as atividades de conformidade.

Microsoft 365 Política de retenção e etiquetas de retenção

Reter, ou não reter, essa é a pergunta.

Adicionando Etiquetas de retenção, Decidimos se e por quanto tempo queremos manter diferentes documentos.

As configurações de retenção se resumem aos três cenários a seguir:

• Reter apenas: Reter o conteúdo para sempre ou por um período especificado.
• Excluir apenas: Excluir permanentemente o conteúdo após um período especificado.
• Retenha e depois exclua: Mantenha o conteúdo por um período especificado e depois exclua -o permanentemente.

Você pode atribuir configurações de retenção a um grupo de conteúdo em um nível superior (políticas de retenção) ou no nível de um item (etiquetas de retenção). Para obter informações mais detalhadas sobre como as configurações de retenção funcionam, visite nosso blog sobre políticas e etiquetas de retenção do Microsoft 365.

Registros e disposição no Microsoft 365

O gerenciamento de registros no Microsoft 365 ECM ajuda a gerenciar obrigações legais, fornece a capacidade de demonstrar conformidade e aumenta a eficiência com a disposição regular. O conteúdo pode ser marcado como um registro ou um registro regulatório com diferentes restrições para ações permitidas ou bloqueadas.

Quando o conteúdo é declarado um registro:

• Restrições são colocados nos itens em termos de que ações são permitidas ou bloqueadas.
• atividades complementares Sobre o item estão registrados.
• Você tem prova de disposição Quando os itens são excluídos no final do período de retenção.

Os documentos no final do período de retenção podem ser gerenciados na página de disposição no gerenciamento de registros, mas somente se você tiver a função de gerenciamento de disposição. Para obter informações mais detalhadas sobre permissões e revisões de disposição, leia este documento da Microsoft.

Ediscoveria na Microsoft 365

Todos os diferentes tipos de conteúdo que residem no ecossistema Microsoft 365 apresentam potencial desafios legais, É por isso que eles precisam ser facilmente encontrados. Ediscoveria é o processo de identificação de informações eletrônicas que podem ser usadas como evidência em casos legais. Você pode usar as ferramentas Ediscovery no Microsoft 365 para pesquisar conteúdo em troca on -line, OneDrive for Business, SharePoint Online, equipes da Microsoft, Grupos Microsoft 365 e equipes Yammer.

A Microsoft 365 fornece os seguintes recursos de descoberta Edisco:

• Pesquisa de conteúdo Permite procurar conteúdo em fontes de dados do Microsoft 365 e exportar os resultados da pesquisa.
• Com EDiscoveria central, Você pode criar casos de descoberta de descoberta e designar gerentes de descoberta a casos específicos, associar pesquisas e exportações a um caso e colocar uma descoberta de descoberta nos locais de conteúdo relevantes para o caso.
• Muitos recursos de descoberta avançada construir sobre as capacidades existentes na descoberta do núcleo. Alguns deles incluem gerenciamento de custódia, notificações legais de espera, indexação avançada, filtragem de conjuntos de revisões, marcação, análise, modelos de código preditivo e muito mais.

Descubra soluções de descoberta e como elas se comparam.

COLHEITA

A abordagem tradicional da ECM geralmente conclui o ciclo de vida do gerenciamento de conteúdo com arquivamento ou disposição. Este não é o caso do Microsoft 365 ECM.

Em vez de ser esquecido, o conteúdo arquivado deve ser colhido – reutilizado, auditado, pesquisado, editado, medido, e adaptado por futuros usuários. Até agora, revisamos inúmeras ferramentas e recursos do Microsoft 365 ECM que nos permitem fazer exatamente isso. Mas que tal arquivar?

Arquivando em troca online

Em termos de empresas’ Estratégia de Governança Informacional, já havia abordado políticas e etiquetas de retenção que cobrem diferentes tipos de dados, incluindo caixas de correio, conversas de equipes, SharePoint e dados OneDrive. O Exchange Online oferece outras capacidades de arquivamento.

Microsoft 365 Caixas de correio de arquivo são espaços de armazenamento adicionais de caixa de correio fornecidos aos usuários. Depois que o recurso estiver ativado, ele permite que os dados atualmente não utilizados sejam movidos para uma caixa de correio secundária, aliviando a caixa de correio principal de custos de armazenamento.

Cada usuário recebe inicialmente 100 GB de armazenamento que pode ser expandido mais após o limite. O arquivamento automático é aplicado automaticamente, sem a necessidade de entrar em contato com a Microsoft (que anteriormente era o caso). O arquivo de explosão automático tem um limite de 1.5 TB.

Pensamentos finais

Da criação de conteúdo à colheita, cobrimos uma riqueza de ferramentas e recursos do Microsoft 365 ECM para todas as etapas do gerenciamento de conteúdo corporativo. Se você’está ansioso para levar sua empresa’s ECM para o próximo nível, Don’ainda vou!

Confira o Syskit Point primeiro – ele permite que as ferramentas do Microsoft 365 obtenham todo o seu potencial total. Nós’Já mencionei governança automatizada, processos de segurança e controle de acesso ao rastreamento, mas sua especialidade está tornando as equipes’ vive mais fácil.

• Syskit reconhecido como um da Europa’são empresas que mais crescem pelo Financial Times
• Então, você quer ser um administrador de TI? Aqui’é o seu kit inicial.
• Impactos da transformação digital no relatório dos administradores de TI
• Permissões de equipes da Microsoft

Gerenciamento de conteúdo corporativo

O SharePoint foi fortemente usado para o Enterprise Content Management (ECM), desde sua primeira versão. Atualmente, com o SharePoint Online e o SharePoint 2013/2016 On-Premises, existem muitos serviços, recursos e opções para gerenciar a ECM e o conteúdo no SharePoint. Este artigo é sobre todas as opções e técnicas disponíveis.

Diretrizes de alto nível/regras gerais

Aqui segue algumas diretrizes úteis e regras gerais para soluções da ECM:

• Evite declarar colunas do site e tipos de conteúdo em sub-sites, use o site raiz de uma coleção de sites para armazenar todas as colunas do site e tipos de conteúdo de uma hierarquia e, em seguida, associar ativos do site raiz a sub-sites
• Confie em metadados, em vez de nas pastas, para definir uma hierarquia de conteúdo
• Evite renomear campos nativos como o Título Campo de itens, use uma coluna personalizada com um nome personalizado como uma alternativa adequada
• Prefira uma abordagem de provisionamento remoto ao provisionar a arquitetura da informação (IA), em vez de usar serviços como o hub de tipo de conteúdo ou outros serviços de replicação da IA
• Se a sua implantação estiver no SharePoint online, prefira usar o Microsoft Flow para projetar processos de negócios, em vez de usar o mecanismo de fluxo de trabalho do SharePoint 2010, ou o mecanismo do SharePoint 2013/2016 do SharePoint 2013/2016
• Evite usar os recursos de publicação no topo de um site de equipe, em vez de criar um site de comunicação “moderno”

Hub de tipo de conteúdo

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Um hub de tipo de conteúdo permite publicar tipos de conteúdo do SharePoint em uma fazenda. Você pode usar um hub de tipo de conteúdo para gerenciar centralmente os principais tipos de conteúdo que deseja usar em várias coleções de sites.

O principal desafio do uso do hub de tipo de conteúdo é que a replicação dos tipos de conteúdo não é imediata para as coleções de sites recém -criadas ou quando os tipos de conteúdo são atualizados no hub. A replicação pode levar muito tempo, dependendo do tamanho do inquilino e da quantidade de dados em que os ativos do tipo de conteúdo estão associados.

Artigos

• Publique um tipo de conteúdo de um hub de publicação de conteúdo
• Ative um cubo de sindicação do tipo de conteúdo
• Hub de tipo de conteúdo em um inquilino multi-geo do SharePoint

Metadados gerenciados / taxonomia

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

O Serviço de Metadados Gerenciados (MMS) e os campos de metadados gerenciados permitem adicionar metadados personalizados a itens e documentos. Quando você usa produtos do SharePoint, você pode gerenciar os metadados centralmente. Você pode organizar os metadados de uma maneira que faz sentido em seus negócios e usar os metadados para facilitar a localização do que você deseja.

Artigos

• Introdução aos metadados gerenciados
• Crie uma coluna de metadados gerenciados
• Navegação gerenciada no SharePoint
• Metadados gerenciados em um inquilino multi-geo do SharePoint
• Visão geral dos metadados gerenciados no SharePoint Server 2013

Amostras

• ECM.Automático
• Picker de taxonomia do MVC para suplemento do SharePoint
• Picker de taxonomia em cascata
• PNP do escritório: operações de taxonomia
• Sincronize termos em várias lojas de termos

Conjuntos de documentos

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Um conjunto de documentos é um grupo de documentos relacionados que você pode gerenciar como uma única entidade. Você pode criar um documento definido em uma única etapa e depois definir suas características e metadados. Você pode gerenciar o conjunto como uma única entidade.

Artigos

• Introdução aos conjuntos de documentos
• Crie e configure um novo conjunto de conteúdo do conjunto de documentos
• Personalize a página de boas -vindas para um conjunto de documentos
• Crie e gerencie conjuntos de documentos

Amostras

Publicação

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

O SharePoint Online inclui um conjunto de recursos que permitem autorar e publicar páginas da web ricas para sua intranet ou internet. Esses recursos estão alojados na infraestrutura de publicação do SharePoint e devem ser ativados antes do uso. Você pode ativá -los na coleta do site ou no nível do site. No entanto, hoje em dia você prefere criar sites de comunicação “modernos” e aproveitar seu novo layout para fornecer portais de informações aos seus usuários, em vez de criar sites de publicação ou permitir os recursos de publicação nos sites da equipe.

Artigos

• Soluções de provisionamento de marca e site para o SharePoint Server 2013, SharePoint Server 2016 e SharePoint Online
• Páginas do SharePoint e o modelo de página

Amostras

• Criação de navegação baseada em MMS
• Publicação cruzada no SharePoint
• Metadados do SharePoint, navegação no site e recursos do site de publicação
• Provisionamento.PublishingFeatures

Experiência “moderna”

Aplica-se a: SharePoint online

O SharePoint Online iniciou a introdução gradual de experiências “modernas” em todo o serviço do SharePoint, que tem um impacto direto não apenas na experiência do usuário final, mas também nas opções de personalização que podem ser usadas.

Artigos

• Personalizando as experiências “modernas” no SharePoint online
• Provisionando sites de equipe “modernos” programaticamente
• Personalizando sites de equipe “modernos”
• Personalizando listas e bibliotecas “modernas”
• Páginas de site “modernas” personalizadas
• Classificação de sites “modernos” do SharePoint

Amostras

• Criando programaticamente e atualizando páginas “modernas”
• Crie coleções de sites “modernas”
• Crie um site “moderno” do SharePoint usando APIs do SharePoint Rest

Classificação do site

Aplica-se a: Escritório 365 | SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

A classificação do site permite gerenciar grupos de sites com base em sua classificação de uma perspectiva de governança e conformidade, bem como automatizar processos de governança com base na classificação do site. A interface do usuário nativa para criar um novo site “moderno” inclui essas informações.

Artigos

• Classificação de sites “modernos” do SharePoint
• Implementar uma solução de classificação do site do SharePoint

Amostras

• Classificação do site
• Gerenciamento de informações
• Essencial.Informação do Site

Vídeos

Gerenciamento de direitos de informação

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Gerenciamento de Direitos da Informação (IRM) ajuda a impedir que informações confidenciais sejam impressas, encaminhadas, salvas, editadas ou copiadas por pessoas não autorizadas. Com o IRM no SharePoint Online, você pode limitar as ações que os usuários podem executar em arquivos que foram baixados de listas ou bibliotecas.

Artigos

• Gerenciamento de direitos de informação
• Configurar o Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM) no SharePoint Admin Center
• Aplicar o gerenciamento de direitos de informação a uma lista ou biblioteca

Gerenciamento de registros

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que serve como evidência de uma atividade ou transação realizada pela organização e que requer retenção por algum período de tempo. Gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização determina as regras para registros.

Artigos

• Visão geral do gerenciamento de registros no SharePoint Server 2013
• Implementar gerenciamento de registros
• Extensões de gerenciamento de registros aplicativo de amostra para o SharePoint

Amostras

Vídeos

Provedor documentid

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

O ID do documento permite atribuir um identificador exclusivo aos documentos. No entanto, a técnica para atribuir o ID difere dependendo se você estiver no SharePoint Online ou no SharePoint 2013/2016 On-Premises.

Artigos

• Provedor de identificação de documentos no modelo de suplemento do SharePoint
• Ativar e configurar IDs de documentos exclusivos

Políticas de gerenciamento de informações

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Uma política de gerenciamento de informações é um conjunto de regras para um tipo de conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações permitem que as organizações controlem e rastreem coisas como quanto tempo o conteúdo é retido ou quais ações os usuários podem tomar com esse conteúdo. As políticas de gerenciamento de informações podem ajudar as organizações a cumprir os regulamentos legais ou governamentais, ou podem simplesmente aplicar processos de negócios internos.

Artigos

• Introdução às políticas de gerenciamento de informações
• Política de gerenciamento de informações no modelo de suplemento do SharePoint
• Planeje Política de Gerenciamento de Informações no SharePoint Server 2013
• Políticas de gerenciamento de informações no Office 365
• Crie e aplique políticas de gerenciamento de informações

Soluções

Colunas do site e tipos de conteúdo

Aplica-se a: SharePoint Online | SharePoint 2013 | SharePoint 2016

Colunas e tipos de conteúdo do site são fundamentais para definir a arquitetura de informações de uma solução do SharePoint. No entanto, a abordagem para criar colunas e tipos de conteúdo do site é diferente entre o SharePoint On Premises e o SharePoint Online. No cenário anterior, você pode usar o XML declarativo (CAML), enquanto no último caso você usa CSOM/REST.

Artigos

• Colunas do site e tipos de conteúdo no modelo de suplemento do SharePoint
• Substitua os tipos de conteúdo do SharePoint e as colunas do site

Amostras

• Criando tipos de conteúdo
• Campos e tipos de conteúdo
• Criando tipos de conteúdo de documentos

Top 7 Azure CMSS em 2023

A infraestrutura em nuvem acelerou a transformação digital e trouxe inúmeras empresas para o futuro. Como essas empresas procuram abraçar a inovação e tudo o que a nuvem oferece, o investimento na nuvem continuará a subir.

Azure oferece vários benefícios para organizações que o escolhem para suas necessidades de computação em nuvem. O Azure é ideal para implantar um CMS sem cabeça ao gerenciar e fornecer conteúdo.

Este artigo explicará o que você precisa saber sobre o Azure e destacar por que um CMS sem cabeça do Azure faz a melhor escolha para sua organização.

O que é Azure?

O Microsoft Azure é uma plataforma de computação em nuvem pública que fornece uma gama de serviços em nuvem, incluindo armazenamento, análise, computação virtual, redes, etc. O Azure oferece infraestrutura como serviço (IAAS), plataforma como serviço (PAAS) e soluções de software como serviço (SaaS) que podem ser usadas em conjunto com ou no lugar dos servidores locais.

O Microsoft Azure viu um crescimento exponencial desde o lançamento em 2010 como Windows Azure e está entre os principais provedores de nuvem em todo o mundo. Freqüentemente visto como a alternativa ao Amazon Web Services (AWS), o Azure oferece uma curva de aprendizado mais fácil para os desenvolvedores e é particularmente popular entre as organizações corporativas. 95% das empresas da Fortune 500 dependem do Azure para sua computação em nuvem.

O gerenciamento de conteúdo se tornou ainda mais crítico para os resultados para essas organizações. Eles precisam de uma plataforma que possa se integrar facilmente à infraestrutura existente para ajudá -los a atender às crescentes expectativas dos clientes e aos canais em evolução. Nesse caso, optar por um CMS sem cabeça do Azure é uma ótima ideia.

Azure CMS

O Azure CMS, também conhecido como sistema de gerenciamento de conteúdo no Azure, é uma plataforma baseada em nuvem para gerenciar conteúdo digital. O Azure CMS faz parte do suíte do Azure da Microsoft de serviços de computação em nuvem, que fornece aos usuários uma ampla gama de ferramentas para criar, implantar e gerenciar aplicativos e serviços.

O Azure CMS foi projetado para fornecer aos usuários uma solução flexível e escalável para gerenciar o conteúdo digital em uma variedade de plataformas e dispositivos. A plataforma é construída na nuvem do Azure, que fornece aos usuários acesso a uma variedade de ferramentas e serviços poderosos, incluindo máquinas virtuais, soluções de armazenamento e recursos de segurança.

Na sua essência, o Azure CMS fornece aos usuários um conjunto de ferramentas para criar e gerenciar conteúdo digital, incluindo páginas da web, postagens de blog, imagens e vídeos. A plataforma inclui uma variedade de recursos para organizar e categorizar conteúdo, como identificação e ferramentas de metadados, além de poderosos recursos de pesquisa e filtragem.

Benefícios do uso do software Azure e Azure

A plataforma do Azure Cloud fornece mais de 200 produtos e serviços para ajudar as organizações a criar, executar e gerenciar aplicativos em várias nuvens, no local e com a liberdade de adotar estruturas que melhor atendam às suas necessidades. Aqui estão alguns dos benefícios de escolher o Azure para implantar seu CMS sem cabeça:

Segurança e conformidade

O Azure foi projetado usando o Ciclo de Vida de Desenvolvimento de Segurança (SDL), o que garante que os dados permaneçam seguros enquanto no Azure. Isso é apoiado pelas mais de 90 ofertas de conformidade, que protegem os dados e simplifica a conformidade.

Análise

O Azure oferece serviços de análise baseados em nuvem que podem facilitar a inteligência de negócios, a governança de dados, a data de data e outras necessidades de análise para uma organização corporativa.

Escalabilidade

O Azure Storage fornece soluções de armazenamento seguro, dúctil, seguro e de desempenho, permitindo que você faça alterações para acomodar mais processadores e aumentar a escalabilidade da sua empresa.

Curva de aprendizado

Azure aproveita as ferramentas familiares que a maioria dos desenvolvedores corporativos já usa, incluindo ASP.NET, Visual Studio, C ++ e muito mais, para implantar aplicativos nativos de nuvem. Isso diminui a curva de aprendizado e facilita a sua equipe de TI para levantar tudo e correr.

Custo-efetividade

A Microsoft usa um modelo de pagamento conforme o uso do Azure, o que significa que as organizações só precisam pagar pelo que usam e podem expandir quando e se precisar.

Controlador de tecido azul

Um dos principais serviços do Azure, controlador de tecido, monitora continuamente todos os estados de hardware. Caso uma máquina virtual que hospeda um servidor se torne instável, o controlador pode redefinir essa máquina ou alternar o aplicativo para um novo sem a intervenção do cliente, reduzindo a hora inativa e trava.

Por que usar o Azure Hosting em vez de AWS ou GCP

Azure, AWS e GCP representam as três opções mais populares de hospedagem em nuvem. No entanto, existem algumas razões pelas quais as empresas devem optar pelo Azure nos outros dois:

Disponibilidade regional

O Azure está disponível em mais de 60 regiões, mais do que outros provedores de nuvem. Ao oferecer mais data centers, o Azure garante maior disponibilidade de conteúdo, independentemente de onde os clientes estão localizados.

Melhor para as empresas da Microsoft

Várias empresas confiam nos produtos da Microsoft, e muitas podem usar acordos corporativos existentes para reduzir os custos de licenciamento.

5 razões pelas quais as empresas devem escolher um CMS sem cabeça do Azure

As empresas podem alavancar muitos mais benefícios ao escolher o Azure para infraestrutura em nuvem. Esses benefícios são amplificados quando escolhem um CMS sem cabeça do Azure e podem impactar enormemente os esforços de gerenciamento de conteúdo. Aqui estão os motivos para optar por um CMS sem cabeça do Azure:

Desenvolvimento mais flexível

Um CMS sem cabeça não coloca restrições sobre o que os desenvolvedores de experiências podem construir. Como se baseia em uma abordagem da API-primeiro, os desenvolvedores podem criar e implantar aplicativos mais rapidamente e rapidamente se integrarem à infraestrutura existente. Eles têm liberdade e flexibilidade para escolher a melhor estrutura ou método de integração para cada caso de uso.

Arquitetura mais confiável

A arquitetura sem cabeça oferece melhor confiabilidade, pois é mais seguro e escalável, com maior disponibilidade. Quando os membros da equipe não precisam se preocupar se a arquitetura do CMS está ou não em risco de hackers ou pode não ser capaz de lidar com as necessidades futuras, eles podem se concentrar em criar conteúdo.

Melhor alocação de recursos

As empresas estão acostumadas a contratar inúmeros especialistas e consultores para ajudá -los a tirar o máximo proveito de seu software. Ao contrário de muitas plataformas de legado e suíte, um CMS sem cabeça oferece melhor facilidade de uso, levando a uma melhor alocação de recursos. Eles não precisam contratar grandes equipes de desenvolvedores ou profissionais de marketing para lidar com algumas coisas e podem se concentrar em inovar com grupos menores.

Envolver experiências omnichannel

Com um CMS sem cabeça do Azure, as empresas podem finalmente fornecer as experiências omnichannel que seus clientes desejam. O conteúdo pode ser implantado em qualquer canal, seja um tablet, site, aplicativo móvel ou experiência em VR. Esses pontos de contato também podem ser conectados perfeitamente para proporcionar uma experiência coesa em toda a jornada do cliente.

Plataformas do Azure CMS a considerar

Kentico.ai

Kentico é um sistema de gerenciamento de conteúdo da Web para a construção de sites, lojas online, intranets e web 2.0 sites comunitários. O CMS usa asp.Net e Microsoft SQL Server para desenvolvimento por meio de seu portal mecanismo, Visual Studio ou Microsoft MVC. Kentico também é compatível com o Microsoft Azure.

Azure e Microsoft Cloud permitem que as empresas escalem de maneira flexível com a escala automática programada e baseada em regras. O Kentico suporta o armazenamento geográfico do Azure CDN, garantindo que os usuários de acesso mundial de acesso rapidamente, tornando os sites confiáveis ​​e prontos para executar.

Magnólia

Magnolia CMS é um sistema de gerenciamento de conteúdo da Web baseado em Java, baseado em Java. O Magnolia CMS fornece a melhor mistura de poder e agilidade corporativa, ao mesmo tempo em que lhe dão liberdade sobre sua pilha DX. Integrar sistemas de TI e negócios existentes para sua transformação digital.

O Magnolia CMS é totalmente compatível com o Microsoft Azure. O CMS usa todo o espectro de seus recursos para trazer a experiência mais suave para os desenvolvedores e administradores de TI. O uso da plataforma em nuvem do Azure evita a complexidade da configuração local e melhora a produtividade do trabalho.

Sitecore

O Sitecore é um conjunto completo de ferramentas, com todos os profissionais de marketing, para criar experiências relevantes do cliente, combinando um CMS com um banco de dados para obter informações contextuais dos usuários.

O Sitecore usa o Azure para fornecer uma interface de usuário integrada para gerenciar a infraestrutura de entrega de conteúdo em nuvem, simplificando a implantação. O Sitecore Azure é construído em torno do Azure PaaS e inclui a implantação automática e os bancos de dados SQL para garantir a entrega contínua de conteúdo.

Agilidade CMS e Azure: uma combinação de raio-rápida

Fornecemos algumas alternativas que aproveitam o Microsoft Azure, mas nada faz como agilidade CMS.

Agility CMS é uma plataforma CMS sem cabeça da API, projetada com velocidade e flexibilidade. Os usuários recebem as ferramentas para construir, gerenciar e manter seu conteúdo facilmente. O sistema de gerenciamento de conteúdo inclui muitos recursos, incluindo gerenciamento de páginas interno, gerenciamento de documentos com uma biblioteca de mídia e controle de versão.

Os profissionais de marketing também podem se beneficiar do gerenciamento do fluxo de trabalho (acesso restrito ao usuário, processos de aprovação), separação de conteúdo e design, marcação e categorização de conteúdo, recursos de SEO, integração de mídia social, recursos interativos do usuário final (e.g., comentando, classificação) e mais. Os desenvolvedores acharão mais fácil construir e implantar aplicativos usando APIs e módulos que podem ser adicionados para aumentar a funcionalidade (e.g., integração com um sistema de comércio eletrônico).

Com os produtos de plataforma como serviço da Azure, como tecido de serviço, serviço de aplicativos e pools de banco de dados elásticos e sua conformidade abrangente de segurança, os clientes da Agility CMS também podem desfrutar de sites de carregamento rápido, com desempenho ideal em tráfego intenso e não representam desafios de segurança. Os usuários também podem lançar sites estáticos em chamas usando Jamstack sem se preocupar em escalar ou manutenção. Tudo é alimentado pelo Azure, permitindo que os arquivos estáticos sejam entregues rapidamente sobre um CDN global.

Quando as empresas escolhem o Azure, elas encontrarão um serviço em nuvem classificado pelo Gartner como líder do setor em IaaS, infraestrutura de virtualização, PaaS e serviços de armazenamento em nuvem. O rico conjunto de ferramentas do Azure, como estúdio de gerenciamento SQL, aplicativos de API, aplicativos móveis, aplicativos de lógica, TFS e Visual Studio, permite que os desenvolvedores se concentrem na criação de aplicativos e sites que funcionam perfeitamente enquanto hospedados no local ou na nuvem.

Devo usar o SharePoint como minha solução de barragem?

Se sua marca tiver muitas imagens e vídeos, isso’é fácil de me sentir sobrecarregado com o caos de conteúdo. Talvez você precise de um gráfico para uma campanha que exista apenas em uma área de trabalho dos ex-colegas. Talvez você precise de uma imagem para social, mas’está enterrado em um labirinto de pastas em sua empresa’s unidade de rede.

Certo terrível? Se isso soa verdadeiro, isso’Não é de admirar que você queira garantir que seu conteúdo seja gerenciado corretamente – e está considerando o SharePoint para fazer exatamente isso.

Mas aguarde um segundo. Enquanto o SharePoint é bom para as equipes que desejam gerenciar documentos, e especialmente úteis se sua empresa já tiver sistemas Microsoft, ele’não é ótimo para gerenciar seu conteúdo visual.
É para isso que é para o gerenciamento de ativos digitais (DAM).

E as melhores notícias? Você não’preciso escolher uma barragem sobre o SharePoint, ou vice -versa. Você pode usar o SharePoint para gerenciar seus documentos e uma barragem para gerenciar seu conteúdo visual. Feito certo, eles podem funcionar bem em colaboração entre si.

O que é o SharePoint?

SharePoint faz parte da suíte do Microsoft Office. Isto’S uma ferramenta de gerenciamento de arquivos que permite criar espaços de trabalho internos e sites para sua equipe. Você pode fazer upload de notícias, publicar atualizações e criar pontos de departamento individuais, todos vinculados por um site principal.

Pense nisso como a intranet da sua empresa – um local para as equipes compartilharem documentos e procurarem as informações importantes necessárias para fazer seus empregos.

Uma área sharepoint isn’T tão bom em, no entanto, é o gerenciamento de conteúdo visual. Que’s onde um sistema de gerenciamento de ativos digitais entra em seu próprio.

O que’s gerenciamento de ativos digitais?

Ferramentas como SharePoint (e Drive e Dropbox, para esse assunto) se destacam no gerenciamento de arquivos. Gerenciando seu conteúdo visual, no entanto, é onde as ferramentas de barragens se tornam suas próprias. Simplificando, eles permitem que você organize, gerencie e compartilhe sua marca’s Imagens, arquivos de vídeo, ativos de marketing e gráficos.

Pense em como você’Atualmente, está armazenando seu conteúdo visual. Em vez de desperdiçar horas de ré por meio de unidades compartilhadas para ativos de campanha, não iria’Você prefere continuar com seu trabalho? Se sim, então uma barragem pode ser apenas a solução que você’estou procurando. Se não, então … você está bem? Porque eu’Estou preocupado com você.

O que torna a Dam tão útil é a capacidade de procurar rapidamente os ativos que você precisa. Você pode procurar o conteúdo real do seu conteúdo – como ‘cadeira’ ou ‘praia’. E barragens inteligentes, como Dash, permitem que você atribua seus próprios campos a ativos.

Isso é útil se você’Tenho muitas linhas de produtos e você deseja procurar produtos individuais. Com o Dash, você pode adicionar tags de produto relevantes aos seus ativos e procurá -los. Leia mais na minha introdução ao gerenciamento de ativos digitais.

A Microsoft tem uma solução de barragem?

Como nós’mencionei o SharePoint’não é o ideal para gerenciar o conteúdo visual. Se for esse o caso, certamente a Microsoft construiu seu próprio sistema de gerenciamento de ativos digitais?

Infelizmente, não. Em vez disso, muitas empresas se contentam com o SharePoint’s Recursos limitados para seu conteúdo visual ou procuram outro lugar. Mas isso’É bom saber que você pode conectar o SharePoint com uma ferramenta de barragem separada, como o traço. Scroot este artigo para saber como as duas ferramentas podem funcionar juntas.

Barragem vs sharepoint – pesando suas opções

Agora você sabe um pouco mais sobre os dois candidatos, vamos’S cavar suas semelhanças e diferenças em um pouco mais de detalhe. Nós’Começará com seus prós e contras.

Barragem vs sharepoint: prós e contras

Quais são os benefícios do SharePoint para gerenciamento de arquivos?

Colaboração – SharePoint é um único lugar onde suas equipes podem ir para visualizar arquivos digitais, como documentos, arquivos PDF e planilhas.

Quais são os contras do gerenciamento de ativos digitais do SharePoint?

Você pode’T Visualize facilmente suas imagens – Esta é uma queixa comum e ouvimos dos clientes que se deslocam do SharePoint para o Dash (nossa barragem). Isto’é realmente difícil de navegar pelas imagens. Você deve clicar em cada minúscula miniatura para encontrar o conteúdo que você precisa.

Quais são os benefícios das soluções de gerenciamento de ativos digitais?

Economize tempo e dinheiro – Um dos maiores benefícios da barragem (e um seu chefe agradecerá) é a quantidade de dinheiro que você’estarei economizando. Pense no tempo que você gasta atualmente procurando ativos. Se você’Re a um salário, seu chefe está basicamente pagando para você procurar as mais recentes fotos de produtos. Investir em uma boa barra.

Quais são os contras da barragem para gerenciamento geral de arquivos?

Você’não conseguir editar documentos – As ferramentas de barragem são construídas para organização de imagem e vídeo. Embora você possa armazenar documentos e arquivos em uma ferramenta como o Dash, você ganhou’É possível editá -los dentro do próprio sistema de barragens.

Em resumo, o SharePoint é uma boa opção para armazenamento de documentos e se você precisar sincronizar com suas ferramentas existentes no MS Office. Mas se você precisar encontrar e compartilhar seu conteúdo visual, você’melhor usando o software Dam (como o DASH) projetado especificamente para gerenciar imagens e vídeos.

Barragem vs sharepoint: recursos

Deixar’s começar com o que o SharePoint e as ferramentas de barragem permitem fazer você.

Encontre suas imagens e vídeos rapidamente – boa pesquisa significa que você pode chegar às suas imagens e vídeos rapidamente. Ser capaz de pesquisar pelo conteúdo de suas imagens ou por campos de clientes, acelerará as coisas. Quanto mais rápido você encontrar seus ativos, mais rápido poderá enviá -los para a natureza.

(O SharePoint não foi projetado para procurar imagens rapidamente)

Visualmente inspirador – Às vezes, realmente dói ver todo o seu lindo conteúdo visual renderizado para imagens genéricas de miniatura. Comece a trabalhar com uma plataforma que faz justiça ao seu conteúdo visual e exibe -o corretamente

(Exibe pequenas miniaturas que são difíceis de navegar)

Carregue e baixe arquivos: o pão e a manteiga das ferramentas de gerenciamento de barragens e arquivos.

Redimensione e corte no download: isso permite que todos em sua equipe usem imagens exatamente no tamanho certo para esse fim – sem ter que fazê -lo no Photoshop.

Controle de versão: Isso permitirá que você fique tranquilo à noite, sabendo que a versão mais recente e mais atualizada de um arquivo está sendo usada. Barragem e SharePoint podem apoiar isso.

Compartilhar ativos: Enviar e compartilhar arquivos é bastante essencial para ambas as ferramentas.

Diferentes tipos de usuários, incluindo ‘admin’: Isso permite definir níveis de permissão – e manter arquivos ou ativos que você não’quero ser visto ainda, privado.

Ativos de atualização em lote: É aqui que as ferramentas começam a divergir. SharePoint é um sistema de gerenciamento de documentos em primeiro lugar, onde você raramente precisa fazer edições em lote para grupos de ativos.

(Alguma configuração necessária)

Fluxos de trabalho de suporte: Ok, isso’está ficando arriscado para o SharePoint agora. Suportar fluxos de trabalho não é sua bolsa. Ferramentas de barragem permitem fazer isso, no entanto. Usando o Dash como exemplo, você pode configurar fluxos de trabalho de aprovação;.

(Configuração significativa necessária)

Criando seus próprios metadados e campos personalizados: Isso significa criar tags e campos personalizados exclusivos para o seu negócio, que ajudam ao procurar um ativo. Isso é fácil para ferramentas de barragem como traço. Criar um campo personalizado para ‘Campanha de Marketing’ ou ‘linha de produto’, por exemplo.

(Configuração significativa necessária)

Criando seus próprios metadados e campos personalizados: Isso significa criar tags e campos personalizados exclusivos para o seu negócio, que ajudam ao procurar um ativo. Isso é fácil para ferramentas de barragem como traço. Criar um campo personalizado para ‘Campanha de Marketing’ ou ‘linha de produto’, por exemplo.

(Configuração significativa necessária)

Armazenamento na núvem: Isso é uma obrigação para a maioria – se não todos – marcas. Uma solução de software com armazenamento em nuvem significa que você pode acessar seu conteúdo de qualquer lugar do mundo. E será backup e seguro.

Você poder ser capaz de se safar usando o SharePoint como seu sistema de barragens. Mas lembre -se disso’é um sistema de gerenciamento de arquivos em primeiro lugar. Isto’Não é ótimo com recursos ou fluxos de trabalho especificamente relacionados ao conteúdo visual – a menos que você tenha um giro técnico em espera que possa fazer muitas integrações e automações de terceiros para você.

Simplificando, se você’está criando e usando centenas de ativos de marketing, o SharePoint vai desacelerar você.

Barragem vs sharepoint: que tipo de empresa as usa?

Obter uma idéia dos tipos de empresas que usam cada ferramenta pode ajudá -lo a decidir qual é adequado às necessidades da sua marca. Vamos entrar nisso.

Que tipos de empresas usam o SharePoint?

Empresas de todos os tamanhos trabalham com produtos da Microsoft. De enormes empresas como AXA e Calsberg a marcas de comércio eletrônico em crescimento como agulha e thread. Eles o usam como intranet da empresa e seu sistema de gerenciamento de arquivos. O problema é que o SharePoint não é bom em gerenciamento de ativos digitais.

E, por causa disso, muitas dessas empresas acabam usando uma mistura de Google Drive e Dropbox em cima do SharePoint para gerenciar arquivos de vídeo e imagem. Você pode imaginar como isso pode ficar caótico? ��

Que tipos de empresas usam gerenciamento de ativos digitais?

Qualquer marca que use imagens e vídeos para marketing se beneficiará de uma barragem. Mas existem muitos fornecedores diferentes de gerenciamento de ativos digitais por aí – cada um adequado para diferentes tipos de empresas.

Dash, por exemplo, é uma barragem projetada para o crescimento de marcas de comércio eletrônico. Nossos recursos e fluxos de trabalho foram construídos para atender às necessidades das equipes de comércio eletrônico. Dê uma olhada em alguns abaixo:

Paints Pintas Use Dash para gerenciar o conteúdo de UGC e influenciador
��Haws Regar latas Use Dash para enviar ativos para seus revendedores
�� �� �� �� �� �� �� �� os bons e os fragmentos usam o traço para manter os mercados de comércio eletrônico

Muitas dessas empresas têm ferramentas superadas como Dropbox, Google Drive e SharePoint. Eles precisam de uma barragem que cresça com sua marca. Se isso soa verdadeiro para você, por que não se inscrever para uma avaliação gratuita de 14 dias? ��

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Processaremos seus dados para lidar com este pedido. Mais informações podem ser encontradas em nossa política de privacidade.

Barragem vs sharepoint: quais equipes se beneficiarão deles?

Todas as suas equipes vão se beneficiar de um ou de outro. Tudo depende do que eles’está usando barragem ou sharePoint para. Deixar’s Dê uma olhada em alguns exemplos:

Equipes de marketing
Sua equipe de marketing pode estar gerenciando ativos de vídeo e fotos de produtos para mostrar no site e mídia social. Ou, eles podem precisar armazenar os arquivos de áudio para sua marca’S podcast. Dam dá a eles a liberdade de gerenciar e compartilhar esses ativos com outras equipes, bem como freelancers e agências. SharePoint, por outro lado, será útil se eles’está compartilhando conteúdo escrito em documentos do MS Office.

�� Veja mais sobre como usar o Dash como sua ferramenta de gerenciamento de ativos de marketing.

Equipes de design
Equipes criativas que trabalham com arquivos criativos vão adorar barragem. Isto’S foi projetado especificamente para eles gerenciarem esses tipos de ativos.

Em Dash, os designers podem classificar seus gráficos e dar a todos o acesso aos designs mais recentes. E eles pesquisam e filtram diferentes tipos de arquivos como JPG, PNG, SVG. O que’é mais, integrações com ferramentas como Adobe CC, FIGMA e Sketch tornam o uso de ativos uma brisa. Leia meu post sobre barragem para designers, se quiser se aprofundar em mais benefícios. ��‍��

SharePoint, embora ótimo para compartilhamento de documentos, não é ideal para equipes de design. Isto’é bom para gerenciamento de documentos – não ativos criativos.

Equipes de vendas
O SharePoint faz uma ótima solução para equipes de vendas que precisam gerenciar documentos importantes. De relatórios a cotações, propostas e listas de preços – eles podem manter todos os seus documentos importantes em um local. O SharePoint também tem uma integração com o Dock, uma ferramenta de CRM que ajudará as equipes de vendas a acompanhar seus clientes, contratos e mais.

No entanto, para as equipes de vendas que precisam acessar as mais recentes fotos e marcas para enviar aos clientes, a DAM deve ser a biblioteca de ativos de escolha. ��

�� Leia como a equipe de vendas do grupo de história e heráldica usa o Dash para mostrar novas linhas de produtos para seus clientes.

Para cada uma dessas funções, é bom saber que você pode configurar processos de aprovação no Dash. Portanto, se você é gerente de marketing e deseja aprovar qualquer gráfico enviado pelo seu designer, será super fácil fazer isso usando o fluxo de trabalho de aprovação. Basta aceitar os designs que você gosta ou dar feedback sobre aqueles que precisam de mais trabalho.

Barragem vs sharepoint: facilidade de uso

Não importa quais ferramentas você resolve, você’estarei gastando muito tempo neles. Isto’é importante considerar como é a experiência do usuário e como eles são fáceis de usar.

SharePoint se parece com a maioria dos sistemas de gerenciamento de arquivos por aí. Sua interface é bastante padrão e é semelhante ao Google Drive, então não deveria’É uma grande curva de aprendizado.

O software de gerenciamento de ativos digitais, no entanto, pode realmente variar. Você pode fazer com que alguns pareçam desatualizados e outros que são lançados para empresas que parecem ridiculamente complicadas.

E então você recebe barragens como o nosso próprio traço. Isto’s limpo, fácil de entender e faz justiça ao seu conteúdo visual. Suas imagens não são mais pequenas ícones genéricos de miniatura, como se estivessem no SharePoint. Aqui’é uma pintura de casaco’s Dash Homepage. ��

Barragem vs sharepoint: preços

Se você’Re em uma pequena empresa ou em uma marca em crescimento, cada centavo conta – especialmente se você precisar convencer a administração sênior. Aqui’s como os dois se comparam.

Preços de gerenciamento de ativos digitais

Algumas barragens venceram’eu saio da cama por £ 10.000 por mês – eu estou brincando você não. Eles’freqüentemente as barragens que não’t Anuncie seus preços antecipadamente em seu site. Se você’está procurando uma solução de barragem acessível que não’t sacrifício pela qualidade, então Dash é o único para você. Dê uma olhada no nosso post sobre o Enterprise Digital Asset Management para obter mais informações.

Nosso preço começa em £ 49 / US $ 59 por mês para usuários ilimitados e todos os recursos.

Preços do SharePoint

O SharePoint tem opções de preços variadas, dependendo do que você precisa fazer. Você pode optar por um plano somente para o SharePoint ou agrupá-lo com acesso ao Office360. Não importa o que você busque, cada plano é baseado por usuário. Isso significa que você pode estar pagando até £ 17.50 / $ 21 por mês por membro da equipe.

Usando o SharePoint e o Dash juntos

Se você’já estou usando o SharePoint para suas imagens e considerando uma ferramenta de barragem, ele’é muito fácil migrar seus ativos para correr e usar as duas ferramentas juntas. ✨

Nós’Tenho uma integração útil do SharePoint construída pelo CI Hub, que permite puxar facilmente imagens e vídeos do SharePoint para o Dash. Assim você não’preciso de voltar e voltar entre cada ferramenta. Uma vez em Dash, você pode marcar e organizar seu conteúdo para que seja facilmente pesquisável. Como alternativa, nossa equipe pode ajudá -lo a migrar e organizar seus ativos – ideal se você tiver milhares de ativos para percorrer.

�� Leia sobre como a marca de comércio eletrônico líder, Underglade, use os dois sistemas ao lado. Dash é o lugar para todos os seus gráficos aprovados e prontos para campanha – e o SharePoint para seus outros arquivos.

SharePoint vs Dam: o que é melhor para meus ativos digitais?

Agora que nós’Comparou sistemas de gerenciamento de ativos digitais e o SharePoint, onde isso o deixa? Ferramentas de barragem e SharePoint servem a propósitos diferentes, então’é importante decidir o que você’estou preparado para gastar dinheiro em.

Recurso

A planilha de comparação de gerenciamento de ativos digitais

Abaixe suas escolhas e escolha a ferramenta de gerenciamento de ativos digitais certa para sua marca

Nossa recomendação – fator de orçamento para uma barragem para gerenciar seu conteúdo visual e uma ferramenta como o SharePoint para colaborar e trabalhar em documentos e apresentações. Escolher o SharePoint, ou uma ferramenta como esse, fazer tudo vai causar dor a longo prazo.

Tudo o que você escolher para seus documentos, seu conteúdo visual merece melhor. Construa um novo lar para ele em Dash, fazendo uma avaliação gratuita de 14 dias e sem ruptura e veja o que você acha.